Come inviare un documento da firmare

La procedura in 5 passaggi

L'invio di un documento da firmare elettronicamente richiede meno di 5 minuti. Ecco il processo passo dopo passo.

1. Preparare il documento

• Esportare in PDF (consigliato)
• Controllare la leggibilità su mobile (l'80% dei firmatari firma da mobile)
• Correggere per eliminare refusi ed errori
• Allegare gli allegati obbligatori se necessario

2. Creare una busta

Sulla tua piattaforma di firma:

• nuovo documento → carica il PDF
• nomina la busta (oggetto del documento + firmatario)

3. Aggiungi i firmatari

Per ogni firmatario:

• nome completo
• email
• telefono (per SMS OTP se AES)
• ruolo (firmatario, approvatore, CC)

Definisci l'ordine: parallelo (tutti contemporaneamente) o sequenziale.

4. Posiziona i campi

Trascina sul PDF:

• campo firma (obbligatorio)
• campi facoltativi: data, nome, testo libero, check box, iniziali per pagina

Associa ogni campo al firmatario corretto (diversi colori).

5. Configura e invia

Opzioni da configurare:

• livello di firma: SES o AES
• data di scadenza (15-30 giorni in genere)
• promemoria automatici (D+3, D+7)
• messaggi personalizzati

Clicca “Invia”. I firmatari ricevono la loro email immediatamente.

Tieni traccia del documento

Dalla tua dashboard, segui in tempo reale:

• inviato → aperto → firmato
• notifiche (e-mail, Slack, Teams)
• riavvio manuale possibile

Best practice

• Testare sempre con il collega prima di un invio importante
• Fornire un canale di contatto per i firmatari inesperti
• Archiviare sistematicamente il documento firmato
• Evitare l'invio il venerdì sera o nei fine settimana

Errori frequenti

• Email errata (carattere tipografico o vecchio indirizzo)
• Dimenticare di aggiungere un firmatario
• Fare non inserire un campo per la firma
• File troppo grande (> 10 MB → lento su mobile)
• Invia senza correzione di bozze

Caso concreto: venditore

Un venditore invia 20 preventivi a settimana. Routine:

1. Generazione da HubSpot (quote + CGV)
2. Invio automatico in SES tramite integrazione
3. Promemoria D+2 e D+5
4. Notifiche Slack in tempo reale
5. CRM aggiornato alla firma

Tempo umano: 0 minuti per spedizione.

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FAQ

Quanto tempo impiega la spedizione?

2-5 minuti per un documento semplice.

Possiamo inviare lo stesso documento a più firmatari?

Sì, tutti nella stessa busta, in ordine parallelo o sequenziale.

Dobbiamo informare preventivamente il firmatario?

Non obbligatorio, ma consigliato ai firmatari alle prime armi.

Possiamo annullare una spedizione?

Sì, prima di firmare. Dopo, no.

Il firmatario può trasferire a qualcun altro?

A seconda della configurazione. Per impostazione predefinita, no.

Conclusione

Inviare un documento da firmare è un gesto semplice che è diventato quotidiano. Una volta stabilita la routine, i tuoi cicli contrattuali si trasformano.

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