Conservazione dei documenti firmati elettronicamente

Perché la conservazione è essenziale

Perché la conservazione è essenzialeUna firma elettronica ha valore solo se la prova rimane ricercabile e verificabile. Le controversie possono sorgere 5, 8 o 10 anni dopo la firma. Da qui l'importanza di una correttaarchiviazione ⬥⬥⬥.

Durata legale in Francia

• Contratti commerciali ⬥⬥⬥: 10 anni (articolo L.123-22)Contratti di lavoro ⬥⬥⬥: 5 anni dalla scadenza
• Contratti di lavoro ⬥⬥⬥: 5 anni dalla scadenzaFatture ⬥⬥⬥: 10 anni (contabilità), 6 anni (imposta)
• Locazioni ⬥⬥⬥: durata + 5 anniContratti assicurativi ⬥⬥⬥: da 2 a 10 anni a seconda della tipologia
• Atti notarili ⬥⬥⬥: 30 anniConserva il PDF
• Conserva il PDFe
• la pista di controllo per il periodo applicabile più lungo.Formati di archivio

Coesistono diversi formati PAdES:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma semplicePAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma semplice

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + timestamp qualificato

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + catena di certificati (verifica offline)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + timestamp periodici (validità pluridecennale)Per documenti a lungo termine, scegliere
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Sistema di Archiviazione Elettronica (SAE)
• Un SAE con valore probatorio garantisce:Integrità (impronte digitali verificate)

Autenticità (firma rimasta valida)Autenticità (firma rimasta valida)Tracciabilità (registro delle consultazioni)

Reversibilità (esportazione possibile)

La norma francese

• NF Z42-013
• specifica i requisiti.
• specifica i requisiti.
• Best practice

Conserva PDF + traccia di controllo, mai l'uno senza l'altroSalva in più copie (ridondanza geografica)Verifica periodicamente l'integrità (6-12 mesi)

Durata dei documenti per tipo di documento

• Durata dei documenti per tipo di documento
• Testa il ripristino annualmente
• Errori frequenti
• Conserva solo il PDF
• Archivia su un unico supporto

Utilizza un cloud senza clausole di conservazione

• Utilizza un cloud senza clausole di conservazione
• Dimentica durate specifiche (bancario, sanitario)
• Perdi le chiavi se l'archivio è crittografato
• Archiviazione interna vs esternalizzata
• Interna ⬥⬥⬥: controllo totale, investimento iniziale.

Outsourcing ⬥⬥⬥: tramite la piattaforma o un fornitore di servizi. Minori costi, scarico operativo, verifica clausole di reversibilità.

Outsourcing ⬥⬥⬥: tramite la piattaforma o un fornitore di servizi. Minori costi, scarico operativo, verifica clausole di reversibilità.La maggior parte delle PMI preferisce l'archiviazione esternalizzata inclusa nel piano.Come Certyneo ti aiutaCertyneo include un'archiviazione di

10 anni

in tutti i piani. Ogni documento è conservato con PDF PAdES-B-T, traccia di controllo completa, metadati. Infrastruttura replicata nell'UE (Germania, IONOS) con versioning. Esporta archivi in ​​un clic.

in tutti i piani. Ogni documento è conservato con PDF PAdES-B-T, traccia di controllo completa, metadati. Infrastruttura replicata nell'UE (Germania, IONOS) con versioning. Esporta archivi in ​​un clic.Scopri la soluzione di firma elettronica CertyneoFAQ

Ho bisogno di un SAE certificato?

Non richiesto, ma consigliato per documenti ad alto rischio. NF Z42-013 fornisce una presunzione di affidabilità.

Posso tenere solo il PDF?

Posso tenere solo il PDF?

Tecnicamente sì, ma la traccia di controllo separata è comunque utile.

Se la mia piattaforma scompare?

I PDF PAdES rimangono verificabili offline. Esporta regolarmente la traccia di controllo.

Archiviare è costoso?

No, molto economico rispetto alla carta. La maggior parte delle piattaforme lo includono.

No, molto economico rispetto alla carta. La maggior parte delle piattaforme lo includono.

Quando decorrono i 10 anni?

Contratto commerciale: fine dell'esecuzione. Contratto di lavoro: fine del contratto.

Conclusione

La conservazione è l'assicurazione sulla vita delle vostre firme. Scegli un archivio lungo e solido, controllalo periodicamente.

Prova Certyneo per inviare, firmare e tenere traccia dei tuoi documenti online in modo semplice, rapido e sicuro.