Entreprise
Tanda tangan elektronik untuk HR: panduan
Kontrak, amandemen, janji kerja, perjanjian perusahaan: bagaimana HR melakukan industrialisasi tanda tangan elektronik.
7 min
Sumber Daya Manusia
Tanda tangan elektronik untuk SDM dan departemen personalia
Dematerialisasi kontrak kerja, addendum, janji pekerjaan, pemutusan hubungan kerja konvensional, dan perjanjian perusahaan. Certyneo terintegrasi dengan SIRH Anda (Lucca, PayFit, Workday) dan menjamin kepatuhan pada Pasal L1221-1 Kitab Undang-Undang Hukum Kerja Prancis, regulasi eIDAS, dan GDPR. Arsip 10 tahun termasuk, audit trail otomatis.
Kasus penggunaan SDM
Semua tanda tangan dalam siklus hidup karyawan, mulai dari janji pekerjaan hingga perjanjian pemutusan, dapat didematerialisasi dengan Certyneo. Berikut tujuh kasus yang paling sering ditemui oleh klien SDM kami.
Kontrak kerja (CDI, CDD)
CDI, CDD, kontrak magang, atau kontrak profesionalisasi: kirim kontrak yang sudah ditandatangani pemberi kerja kepada kandidat, yang menandatanganinya dalam 2 menit dari ponselnya. Sesuai Pasal L1221-1 Kitab Undang-Undang Hukum Kerja Prancis.
Addendum kontrak
Perubahan jabatan, kenaikan gaji, peralihan ke paruh waktu, kerja jarak jauh: dematerialisasi seluruh siklus addendum dengan tanda tangan karyawan dan pemberi kerja secara berurutan.
Janji pekerjaan
Amankan secara hukum janji pekerjaan (sepihak atau synallagmatic) sebelum penandatanganan kontrak. Tanda tangan elektronik tingkat lanjut (AES) memungkinkan identifikasi formal terhadap kandidat.
Pemutusan hubungan kerja konvensional
Perjanjian pemutusan yang ditandatangani dari jarak jauh oleh kedua pihak, dengan masa pembatalan 15 hari yang dihormati dan audit trail otomatis untuk penyampaian ke Dreets.
Perjanjian perusahaan
Perjanjian kolektif yang ditandatangani oleh organisasi serikat yang mewakili: kirim, kumpulkan tanda tangan secara paralel atau berurutan, dan arsipkan 10 tahun.
NDA & komitmen kerahasiaan
Perjanjian non-pengungkapan untuk perekrutan baru, magang, penyedia jasa. Templat gratis tersedia di pustaka kami.
Perjanjian magang
Perjanjian tripartit (perusahaan, lembaga, peserta magang): urutan tanda tangan dapat dikonfigurasi, pengingat otomatis, DUE terintegrasi di akhir siklus.
Mengapa Certyneo untuk SDM
Enam alasan konkret mengapa departemen SDM memilih Certyneo untuk tanda tangan elektronik mereka.
Onboarding dalam 24 jam
Antara proposal perekrutan dan penandatanganan kontrak, hitung beberapa jam saja bukan beberapa hari perjalanan pos. Kandidat menandatangani dari ponselnya, tanpa printer.
Kepatuhan Kitab Undang-Undang Hukum Kerja
Tanda tangan elektronik kontrak kerja diakui sejak putusan Cour de cassation tanggal 7 Oktober 2015. Tanda tangan tingkat lanjut (AES) kami mematuhi eIDAS dan Pasal 1367 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Prancis.
Arsip 10 tahun termasuk
Semua kontrak SDM diarsipkan 10 tahun dengan audit trail berstempel waktu yang tersemat dalam PDF. Durasi ini sesuai dengan kewajiban retensi dokumen sosial (DSN, AT/MP).
Alur kerja multi-penanda tangan
Pemberi kerja, SDM, manajer, karyawan: konfigurasi urutan tanda tangan secara berurutan atau paralel. Pengingat otomatis di H+1, H+3, H+7 dapat diatur per pengiriman.
Templat dapat digunakan ulang
Buat templat kontrak Anda (CDI, CDD, magang) dengan bidang dinamis (nama, gaji, tanggal) dan hasilkan dokumen secara massal dari ekspor SIRH Anda.
Pengalaman kandidat yang dipoles
Alur penanda tangan dalam bahasa Indonesia, dapat diakses WCAG AA, email ringkas tanpa pelacakan invasif. Citra merek pemberi kerja dihormati.
Integrasi SIRH
Certyneo terhubung ke SIRH Anda melalui API REST, webhook, dan konektor Zapier/Make. Tiga integrasi yang paling diminta oleh klien SDM kami tercantum di bawah — lainnya tersedia atas permintaan.
Lucca
SIRH Prancis pemimpin pasar UKM: ekspor kontrak Anda melalui API Lucca, lalu picu pengiriman dari Certyneo, atau gunakan konektor Zapier kami.
PayFit
Manajemen gaji dan onboarding: sinkronisasi melalui API REST kami untuk mendorong kontrak yang ditandatangani langsung ke berkas karyawan.
Workday
SIRH enterprise: integrasi melalui Make atau Zapier untuk alur kerja onboarding yang kompleks (tanda tangan ganda, persetujuan hierarkis).
Butuh integrasi yang disesuaikan? Hubungi tim kami — API Certyneo didokumentasikan secara publik di dokumentasi API kami.
Kepatuhan Kitab Undang-Undang Hukum Kerja, eIDAS, dan GDPR
Dematerialisasi dokumen SDM diatur oleh beberapa teks. Certyneo mencakup seluruh kerangka hukum, Prancis maupun Eropa.
Kitab Undang-Undang Hukum Kerja — Pasal L1221-1
Kontrak kerja dibuat menurut bentuk yang disepakati oleh para pihak. Dengan demikian, tanda tangan elektronik sepenuhnya dapat diterima, asalkan menjamin identifikasi penanda tangan dan integritas dokumen — yang dijamin oleh tanda tangan tingkat lanjut (AES).
Kitab Undang-Undang Hukum Perdata — Pasal 1367
Pengakuan umum tanda tangan elektronik sebagai setara dengan tanda tangan manual selama menggunakan prosedur identifikasi yang andal yang menjamin kaitannya dengan akta.
Regulasi eIDAS (UE) No. 910/2014
Tanda tangan SDM Certyneo mengandalkan tingkat lanjut (AES): kaitan unik dengan penanda tangan, identifikasi melalui OTP saluran ganda (email + SMS), deteksi setiap modifikasi dokumen berikutnya.
GDPR & retensi sosial
Durasi retensi sesuai dengan kewajiban sosial: 5 tahun (kontrak) atau 10 tahun (DUE, AT/MP, register personalia). DPA standar tersedia saat pendaftaran, register pemrosesan selalu diperbarui.
Pertanyaan yang sering diajukan tim SDM
Apakah tanda tangan elektronik kontrak kerja sah di Prancis?
Ya, tanpa batasan. Pasal L1221-1 Kitab Undang-Undang Hukum Kerja memberikan kebebasan kepada pihak terkait bentuk kontrak. Cour de cassation telah mengkonfirmasi keabsahan tanda tangan elektronik untuk kontrak kerja (Cass. soc., 7 Oktober 2015). Tanda tangan tingkat lanjut (AES) direkomendasikan untuk menjamin identifikasi kuat karyawan.
Tingkat tanda tangan apa yang harus dipilih untuk kontrak kerja?
Tanda tangan tingkat lanjut (AES) adalah standar yang direkomendasikan. Termasuk identifikasi penanda tangan (OTP SMS + email), kaitan unik dengan dokumen yang ditandatangani, dan deteksi setiap modifikasi berikutnya. Tanda tangan sederhana cukup untuk dokumen internal tanpa konsekuensi kontraktual (memo layanan, tanda terima).
Bagaimana mengelola masa pembatalan pemutusan hubungan kerja konvensional?
Certyneo memberikan stempel waktu yang tepat pada tanggal tanda tangan perjanjian oleh kedua pihak. Masa pembatalan 15 hari kalender dihitung mulai dari tanggal tersebut dan Anda dapat mengekspor bukti berstempel waktu untuk penyampaian ke Dreets. Tidak diperlukan manipulasi manual.
Bisakah kami mengintegrasikan Certyneo ke SIRH kami (Lucca, PayFit, Workday)?
Ya. Certyneo menyediakan API REST lengkap, webhook untuk setiap kejadian (amplop ditandatangani, ditolak, kedaluwarsa), dan konektor Zapier dan Make yang mencakup lebih dari 4000 aplikasi pihak ketiga, termasuk SIRH utama. Tim integrasi dapat mendampingi Anda untuk penerapan yang disesuaikan.
Berapa lama kontrak yang ditandatangani disimpan?
Paket kami mencakup arsip 10 tahun secara default, yang sesuai dengan durasi retensi sosial terketat (register personalia, dokumen AT/MP). Kontrak tetap dapat diunduh kapan saja dari dasbor Anda, dengan audit trail tersemat dalam PDF.
Apakah kandidat perlu membuat akun Certyneo untuk menandatangani?
Tidak. Penanda tangan menerima tautan aman melalui email dan menandatangani langsung dari peramban mereka, tanpa pemasangan atau pembuatan akun. Untuk tanda tangan tingkat lanjut, mereka memasukkan kode OTP yang diterima melalui SMS untuk mengkonfirmasi identitas mereka.
Apakah tanda tangan elektronik dapat digunakan dalam sengketa ketenagakerjaan?
Ya. Nilai pembuktian tanda tangan tingkat lanjut diakui oleh yurisprudensi Prancis dan Eropa. Jika terjadi sengketa, Anda menyajikan PDF yang ditandatangani disertai audit trail (stempel waktu, IP, geolokasi kasar, validasi OTP), yang merupakan kumpulan bukti yang kuat untuk pengadilan ketenagakerjaan.
Bisakah beberapa kontrak ditandatangani secara massal dari ekspor SIRH?
Ya. Fitur "templat" memungkinkan Anda membuat templat kontrak dengan bidang dinamis (nama, gaji, jabatan, tanggal perekrutan). Anda kemudian mengimpor CSV dari SIRH dan Certyneo menghasilkan serta mengirim semua amplop secara batch dalam hitungan detik.