Tanda tangan elektronik untuk janji penawaran: panduan 2026
Tanda tangan elektronik mengubah janji penawaran menjadi akta yang dapat diandalkan secara hukum sejak 2026. Temukan cara mengamankan dokumen penting ini dalam proses rekrutmen Anda.
8 min
Firma perekrutan & pemburu kepala
Tanda tangan elektronik untuk firma perekrutan
Janji penawaran kerja, mandat pencarian, kontrak penempatan, perjanjian kerahasiaan kandidat, kontrak penyediaan tenaga kerja: koordinasikan penandatanganan tripartit firma ↔ klien perusahaan ↔ kandidat tanpa surat atau pertemuan fisik. Sesuai dengan Kode Ketenagakerjaan, keputusan CNIL perekrutan, regulasi eIDAS, dan pasal 1366 Kode Perdata.
Kasus penggunaan dalam firma perekrutan
Dari mandat pencarian hingga penempatan final, setiap tahap melibatkan setidaknya dua pihak untuk dikoordinasikan: firma hampir tidak pernah menandatangani sendiri.
Mandat pencarian (eksklusif atau non-eksklusif)
Mandat ditandatangani dengan klien perusahaan sebelum pembukaan penugasan: ruang lingkup, honorarium, eksklusivitas, jaminan penggantian. Penandatanganan dalam waktu kurang dari 24 jam untuk memulai pencarian tanpa menunggu balasan surat.
Janji penawaran kerja tripartit
Janji penawaran sinalagmatik ditandatangani oleh klien perusahaan, contraseni oleh firma (sebagai agen), kemudian diterima oleh kandidat. OTP saluran ganda mengidentifikasi setiap pihak secara formal dan mencatat tanggal penerimaan — dapat ditentang sesuai pasal L1221-1 Kode Ketenagakerjaan.
Perjanjian kerahasiaan kandidat (NDA shortlist)
Sebelum berbagi brief klien rahasia dengan kandidat shortlist, NDA melindungi identitas pengumum dan kondisi posisi. Penandatanganan mobile dalam waktu kurang dari 2 menit dari sisi kandidat.
Kontrak penempatan & honorarium
Kontrak penempatan ditandatangani antara firma dan klien perusahaan: syarat pembayaran, kondisi jaminan penggantian (biasanya 3-6 bulan), ketentuan pemutusan. Pengarsipan 10 tahun dengan nilai pembuktian untuk pemeriksaan Urssaf dan sengketa honorarium.
Kontrak penyediaan tenaga kerja (pekerja sementara, portage, CDD-trampolin)
Penyediaan tenaga kerja: kontrak tripartit firma ↔ perusahaan pengguna ↔ karyawan, penandatanganan dikoordinasikan dalam satu amplop dengan stempel waktu bersama. Sesuai dengan persyaratan L1251-42 dan berikutnya dari Kode Ketenagakerjaan.
Surat penugasan RPO & sourcing
Untuk misi Recruitment Process Outsourcing atau sourcing dengan harga tetap: surat penugasan yang menentukan deliverable, KPI, dan pelaporan. Tanda tangan elektronik lanjutan untuk komitmen formal pemberi perintah.
Mengapa Certyneo untuk firma perekrutan
Enam jaminan yang dirancang untuk keunikan perekrutan: penandatanganan tripartit, mobilitas kandidat, GDPR ketat, dan tenggat waktu ultra-singkat.
Penandatanganan tripartit asli
Satu amplop mengkoordinasikan klien, firma, dan kandidat. Urutan penandatanganan dapat dikonfigurasi (sekuensial atau paralel), notifikasi pengingat otomatis, jejak audit tunggal untuk ketiga belah pihak.
Penandatanganan mobile kandidat tanpa pembuatan akun
Kandidat — sering dalam mobilitas internasional atau dalam pekerjaan — menandatangani dari telepon mereka dalam waktu kurang dari 2 menit, tanpa mengunduh aplikasi atau membuat akun. Penting untuk menghormati jangka waktu 10 hari penerimaan janji penawaran.
Jejak audit dapat diterima di Dewan Prud'hommes
Setiap janji penawaran yang ditandatangani menghasilkan sertifikat bertanda waktu: identitas kandidat (OTP email + SMS), tanggal penerimaan, jejak SHA-256 dokumen. Dapat diterima di pengadilan prud'homal jika ada keberatan terhadap janji atau penerimaannya.
Sesuai keputusan CNIL perekrutan
Data kandidat terenkripsi (TLS 1.3 + AES-256), hosting 100% UE, penghapusan atas permintaan, penelusuran akses. Sesuai dengan keputusan CNIL n°2002-017 dan GDPR untuk pemrosesan data pribadi dalam perekrutan.
Pengarsipan 10 tahun untuk pemeriksaan Urssaf
Kontrak penempatan dan mandat disimpan selama 10 tahun dengan nilai pembuktian, durasi yang direkomendasikan untuk pemeriksaan Urssaf dan sengketa honorarium. Unduh dossier lengkap kapan saja.
API & integrasi ATS
Webhook, Zapier, dan Make untuk menghubungkan Certyneo dengan ATS Anda (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Pembuatan amplop otomatis saat validasi penawaran di ATS, pembaruan status kandidat saat penandatanganan.
Nilai pembuktian janji penawaran kerja yang ditandatangani
Sejak putusan Mahkamah Kasasi tanggal 21 September 2017 (Cass. soc., n°16-20.103), janji penawaran unilateral tidak lagi bernilai sebagai kontrak kerja selama kandidat belum menerimanya — tetapi penerimaan segera mengikat pemberi kerja. Tanggal penerimaan dengan demikian menjadi peristiwa pemicu semua hak: periode percobaan, senioritas, pencabutan.
Certyneo memberikan untuk setiap janji yang ditandatangani sebuah sertifikat audit terintegrasi dalam PDF, yang mengelompokkan semua bukti teknis:
- Identitas kandidat (email terverifikasi, telepon dikonfirmasi oleh OTP)
- Tanggal dan waktu penerimaan yang tepat — stempel waktu berkualifikasi yang dapat ditentang
- Jejak SHA-256 janji penawaran seperti yang diterima, yang menunjukkan tidak ada perubahan selanjutnya
- Jurnal konsultasi (berapa kali kandidat membuka janji penawaran sebelum menerima)
- Identifikasi penulis janji penawaran dari sisi klien perusahaan (tanda tangan contraseni)
Kumpulan bukti ini melindungi firma dan klien perusahaan terhadap keberatan umum ("saya tidak pernah menerima", "janji telah dimodifikasi", "tanggal penerimaan kemudian") dan mengamankan pertahanan di depan Dewan Prud'hommes.
Kode Kerja, CNIL perekrutan dan GDPR
Perekrutan memproses data yang sangat sensitif (CV, status keluarga, mobilitas, harapan gaji) yang memerlukan kerangka kepatuhan yang ketat.
Kode Kerja — penempatan & penyediaan tenaga kerja
Pasal L5321-1 mengatur kegiatan penempatan berbayar, pasal L1251-42 dan berikutnya mengatur kerja sementara dan penyediaan personel. Certyneo memungkinkan koordinasi tanda tangan tripartit yang dipersyaratkan oleh rezim ini dan mempertahankan dokumen dengan nilai pembuktian.
Delibérasi CNIL perekrutan (n°2002-017)
CNIL memerlukan informasi transparan kepada kandidat, tujuan terbatas pada evaluasi profesional, durasi penyimpanan yang proporsional. Certyneo menyimpan data kandidat 100% UE (Jerman), dienkripsi dalam transit dan saat istirahat, dengan penghapusan atas permintaan.
GDPR — dasar hukum & hak kandidat
Dasar hukum = pelaksanaan langkah-langkah prakontraktual atas permintaan kandidat (pasal 6.1.b GDPR). Hak kandidat (akses, perbaikan, penghapusan, portabilitas) diimplementasikan secara native. DPA standar tersedia saat pendaftaran untuk memformalkan peran subprosesor.
Jaminan penggantian & honorarium
Tanda tangan elektronik canggih melacak secara formal tanggal perekrutan kandidat yang ditempatkan — titik awal periode jaminan (umumnya 3-6 bulan). Jika terjadi keberangkatan selama jaminan, kontrak yang ditandatangani membuktikan cakupan dan mendukung layanan penggantian.
Pertanyaan yang sering diajukan oleh kantor
Apakah janji penawaran kerja yang ditandatangani secara elektronik dapat diberlakukan?
Ya. Janji penawaran kerja dapat ditandatangani di media apa pun (pasal 1366 Kode Perdata: tulisan elektronik memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan tulisan kertas). Sejak putusan Cass. soc. tanggal 21 September 2017 (n°16-20.103), penerimaan kandidat yang membentuk kontrak — Certyneo melacak penerimaan ini dengan stempel waktu berkualifikasi yang dapat diberlakukan di Dewan Arbitrase Tenaga Kerja.
Bagaimana cara mengelola tanda tangan tripartit kantor ↔ klien ↔ kandidat?
Satu amplop Certyneo mengkoordinasikan ketiga belah pihak. Anda mengonfigurasi urutan penandatanganan (misalnya: klien terlebih dahulu, kemudian kantor sebagai penandatangan silang, kemudian kandidat), setiap pihak menerima tautan mereka pada tahap yang tepat, dan jejak audit tunggal melacak ketiga tanda tangan dengan stempel waktu masing-masing.
Berapa lama waktu yang kami miliki untuk menandatangani janji penawaran kerja?
Tidak ada batas waktu hukum untuk penandatanganan di sisi perusahaan klien, tetapi setelah janji dikirim ke kandidat, kandidat harus menerimanya dalam jangka waktu yang wajar (dalam praktik 7 hingga 10 hari menurut yurisprudensi). Certyneo mempercepat penandatanganan di sisi klien (sering 2-4 jam) dan di sisi kandidat (mobile, tanpa pembuatan akun) untuk menghormati batas waktu tanpa tekanan.
Apakah data kandidat sesuai dengan GDPR?
Ya. Penyimpanan 100% UE (IONOS Jerman), enkripsi TLS 1.3 dalam transit dan AES-256 saat istirahat, isolasi data ketat per kantor. Dasar hukum pemrosesan adalah pelaksanaan langkah-langkah prakontraktual atas permintaan kandidat (pasal 6.1.b GDPR). DPA standar tersedia dan sesuai dengan delibérasi CNIL n°2002-017 tentang perekrutan.
Bisakah menandatangani kontrak penyediaan tenaga kerja (sementara, portage)?
Ya. Kontrak penyediaan tenaga kerja (pasal L1251-42 dan berikutnya Kode Kerja) memerlukan tanda tangan tripartit: kantor/agensi ↔ perusahaan pengguna ↔ karyawan. Certyneo mengkoordinasikan penandatanganan ini dalam satu amplop dengan jejak audit bersama, sesuai dengan persyaratan wajib pasal L1251-43.
Integrasi ATS apa yang ditawarkan Certyneo?
Konektor native via Zapier dan Make untuk LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. API REST kami memungkinkan pembuatan amplop otomatis saat validasi penawaran di ATS Anda, dan pembaruan status kandidat saat penandatanganan janji. Dokumentasi lengkap di certyneo.com/developers.
Berapa lama janji dan kontrak diarsipkan?
Paket kami mencakup pengarsipan 10 tahun dengan nilai pembuktian, durasi yang direkomendasikan untuk kontrol Urssaf, perselisihan honorarium, dan tindakan arbitrase tenaga kerja. Dokumen dan jejak audit mereka tetap dapat diunduh kapan saja dari akun kantor, bahkan setelah penghentian atas permintaan.
Apakah kandidat harus membuat akun Certyneo untuk menerima janji?
Tidak. Kandidat menerima tautan langsung melalui email, membuka janji di ponsel mereka, memverifikasi nomor mereka melalui kode SMS (OTP), menandatangani dengan nama dan jari mereka — tanpa unduhan aplikasi, tanpa pembuatan akun, tanpa kartu kredit. Dari segi UX, pengalaman dirancang agar tidak menciptakan hambatan dalam 7-10 hari penerimaan.
Artikel yang direkomendasikan
Signature électronique pour les RH : contrats et avenants
Kontrak kerja, alinea, pemutusan kontrak: tanda tangan elektronik mengubah manajemen SDM pada 2026. Temukan praktik terbaik dan kerangka hukum.
9 min
Prosedur Perekrutan Terbaik: Dari Pencarian hingga Perekrutan
Menyusun prosedur perekrutan adalah hal penting untuk menarik profil terbaik dan mengamankan setiap tahap hingga penandatanganan kontrak. Temukan praktik terbaik tahun 2026.
8 min
Proses rekrutmen optimal: dari aplikasi hingga gaji
Dari penyebaran penawaran hingga penandatanganan kontrak kerja, setiap tahap rekrutmen dapat digitalisasi dan diamankan. Temukan praktik terbaik untuk merekrut dengan cepat, baik, dan sesuai kepatuhan.
8 min
Proses rekrutmen optimal: dari pencarian hingga perekrutan
Rekrutmen terstruktur mengurangi time-to-hire dan meningkatkan kualitas perekrutan. Temukan tahap-tahap penting dan alat digital yang mengubah proses HR Anda.
8 min
Proses rekrutmen optimal: dari pencarian hingga pekerjaan
Dari sourcing hingga penandatanganan kontrak, proses rekrutmen yang terstruktur dengan baik menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Temukan praktik terbaik 2026.
8 min