Dematerialisasi dan menandatangani slip gaji secara online
Slip gaji dematerialisasi diberikan kepada karyawan dengan nilai hukum penuh. Sesuai dengan pasal L3243-2 Kode Ketenagakerjaan (Undang-undang Macron tanggal 6 Agustus 2015) dan dekrit No. 2016-1762 — penyimpanan 50 tahun (atau hingga usia 75 tahun karyawan), persetujuan yang dianggap dari karyawan, hak untuk keberatan yang tegas, brankas digital termasuk.
- Kerangka hukum
- Pasal L3243-2 — Undang-undang Macron
- Tingkat tanda tangan
- AES eIDAS direkomendasikan
- Penyimpanan legal
- 50 tahun atau usia 75 tahun karyawan
Apa itu slip gaji yang dematerialisasi?
Slip gaji yang dematerialisasi adalah versi elektronik dari slip gaji, disediakan untuk karyawan dalam brankas digital yang aman. Sejak Undang-undang Macron tanggal 6 Agustus 2015 (pasal 54) dan dekrit tanggal 16 Desember 2016, majikan dapat memberikan slip gaji dalam bentuk elektronik tanpa persetujuan sebelumnya dari karyawan, dengan syarat menginformasikan sedikitnya satu bulan sebelumnya dan menghormati kondisi penyimpanan (50 tahun atau hingga usia 75 tahun karyawan — periode yang mencakup kemungkinan rekonstruksi karir untuk pensiun). Karyawan dapat menolak kapan saja dan meminta kembali ke format kertas.
Mengapa dematerialisasi slip gaji?
Penghematan biaya pengiriman
Tidak ada lagi pencetakan, amplop, perangko, pengiriman tangan. Untuk 50 slip gaji/bulan, penghematan tipikal adalah 1.500-3.000 € per tahun untuk UKM — belum termasuk waktu SDM yang dihabiskan untuk pengarsipan kertas.
Brankas digital 50 tahun
Setiap karyawan mengakses brankas digital pribadi mereka yang menyimpan semua slip gaji mereka selama 50 tahun (atau hingga usia 75 tahun), sesuai dengan persyaratan peraturan. Kompatibel dengan transfer masa depan ke akun aktivitas pribadi (CPA).
Persetujuan yang dianggap — tidak ada persetujuan sebelumnya
Sejak 2017, pemberi kerja tidak lagi perlu mengumpulkan persetujuan eksplisit dari karyawan untuk beralih ke slip gaji elektronik. Informasi tertulis satu bulan sebelumnya sudah cukup. Karyawan dapat menolak kapan saja dan kembali ke format kertas.
Jejak audit yang dapat dibantahkan
Setiap slip gaji disertai dengan PDF bukti: identitas karyawan penerima, stempel waktu pengiriman, hash SHA-256 dokumen, jurnal konsultasi. Dapat dibantahkan jika terjadi sengketa hukum perburuhan tentang keberadaan atau isi slip gaji.
Dematerialisasi slip gaji dalam 4 langkah
Dari pembuatan slip gaji hingga penyimpanan di brankas digital, dalam waktu kurang dari 5 menit.
1. Informasikan karyawan
Kirimkan surat atau email informasi kepada karyawan setidaknya 1 bulan sebelum pengiriman elektronik pertama. Jelaskan kondisi akses ke brankas digital, durasi penyimpanan, dan hak untuk menolak. Template tersedia di Certyneo.
2. Impor slip gaji
Unggah batch slip gaji (PDF) dari perangkat lunak penggajian Anda. Certyneo terintegrasi dengan SaaS penggajian utama (Silae, Sage, PayFit, dll.). Deteksi otomatis karyawan penerima.
3. Tanda tangan elektronik (pemberi kerja)
Tanda tangan lanjutan (AES) slip gaji oleh pemberi kerja atau delegasi penggajian. Stempel waktu berkualitas untuk pengiriman. Sesuai dengan pasal L3243-2 dan dekret 2016-1762.
4. Penyimpanan di brankas digital
Setiap karyawan menerima notifikasi email + mengakses slip gajinya melalui brankas digital pribadi. Penyimpanan 50 tahun otomatis, ekspor PDF kapan saja.
Pertanyaan yang sering diajukan
- Apakah perlu persetujuan karyawan untuk dematerialisasi slip gajinya?
- Tidak — sejak undang-undang Macron (1 Januari 2017), pemberi kerja dapat memberikan slip gaji dalam bentuk elektronik tanpa persetujuan sebelumnya dari karyawan, asalkan menginformasikan setidaknya satu bulan sebelumnya melalui cara apa pun (surat, email, pengumuman). Karyawan dapat menolak kapan saja dan meminta kembali ke format kertas dalam waktu secepatnya.
- Berapa lama menyimpan slip gaji yang telah dematerialisasi?
- 50 tahun sejak tanggal slip gaji, ATAU hingga usia 75 tahun karyawan (pasal D3243-8 Kode Kerja). Durasi ini mencakup kemungkinan rekonstruksi karir untuk pensiun. Certyneo secara otomatis mengarsipkan setiap slip gaji selama durasi ini di brankas digital yang sesuai.
- Bagaimana karyawan mengakses slip gajinya?
- Setiap karyawan memiliki brankas digital pribadi yang dapat diakses dengan identitas + kata sandi atau OTP SMS. Dia dapat melihat, mengunduh, dan mencetak slip gajinya kapan saja, bahkan setelah meninggalkan perusahaan. Brankas digital kompatibel dengan transfer masa depan ke akun aktivitas pribadi (CPA).
- Dapatkah karyawan menolak dematerialisasi?
- Ya — kapan saja. Karyawan memberi tahu penolakan kepada pemberi kerja (surat, email, surat biasa). Pemberi kerja kemudian harus kembali ke format kertas "dalam waktu secepatnya" (yurisprudensi: maksimal 3 bulan). Tidak ada alasan yang diperlukan dan tidak ada sanksi yang dapat dijatuhkan.
- Apa saja ketentuan wajib di slip gaji?
- Identitas pemberi kerja dan karyawan, periode penggajian, durasi kerja, gaji pokok, bonus, potongan, rincian kontribusi sosial (sejak slip gaji yang disederhanakan 2018), net pajak, net pembayaran, cuti berbayar, tarif pemotongan sumber. Tidak ada perbedaan dengan slip gaji kertas — hanya medianya yang berubah.
- Apa yang terjadi jika perusahaan tutup atau diakuisisi?
- Brankas digital tetap dapat diakses oleh karyawan bahkan setelah berakhirnya kontrak kerja atau likuidasi perusahaan. Certyneo menjamin portabilitas data ke penyedia hosting baru jika ada perubahan penyedia layanan, sesuai dengan dekret 2016-1762.
- Tingkat tanda tangan apa untuk pemberi kerja?
- Tanda tangan lanjutan (AES) direkomendasikan untuk pemberi kerja atau delegasi penggajian: verifikasi identitas melalui OTP SMS, sertifikat unik, stempel waktu berkualitas. Sesuai dengan pasal 26 regulasi eIDAS dan kompatibel dengan persyaratan integritas dekret 2016-1762.
- Apakah slip gaji yang telah dematerialisasi dapat dibantahkan di pengadilan perburuhan?
- Ya — tanda tangan elektronik lanjutan (AES) memberikan slip gaji kekuatan pembuktian yang sama dengan slip gaji kertas (pasal 1366 Kode Sipil). Jika terjadi sengketa tentang keberadaan atau isi slip gaji, pemberi kerja mengajukan jejak audit Certyneo yang menunjukkan tanggal pengiriman, identitas karyawan penerima, dan integritas dokumen.
Baca juga
Dematerialisasi slip gaji Anda berikutnya
Paket gratis permanen (5 amplop / bulan), tanpa kartu kredit. Sesuai dengan undang-undang Macron dan eIDAS. Brankas digital 50 tahun disertakan.