Excel konvertálása PDF-be online, ingyen és feltöltés nélkül

Excel konvertálása PDF-be online, lépésről lépésre

Az Excel-fájl PDF-be konvertálása arra szolgál, hogy olyan táblázatot továbbítson, amelyet senki sem módosíthat véletlenül, és amelyet mindenki megnyithat, táblázatkezelővel vagy anélkül. A Certyneo Readerrel a munkafüzetet a böngészője olvassa be és tördeli, az ön eszközén: sosem kerül szerverre. Íme a teljes folyamat a munkafüzettől a küldésre kész PDF-ig.

1. Nyissa meg a munkafüzetet az Excelben, és mentse. Ez a lépés fontosabb, mint amilyennek látszik: az átalakítás azokat az értékeket nyomtatja, amelyeket az Excel az egyes képletekhez elmentett, nem számolja újra őket.
2. Ellenőrizze, minek kell megjelennie: rejtse el a munkához használt munkalapokat, sorokat vagy oszlopokat, és adjon meg nyomtatási területet, ha egy munkalapnak csak egy részét szeretné továbbítani.
3. Húzza az .xlsx vagy .xlsm fájlt az oldal tetején lévő olvasóba, vagy válassza ki a mappái közül, legfeljebb 150 MB-ig.
4. A PDF megnyílik az olvasóban. Lapozza végig: minden munkalap a nevével kezdődik, az élőfej a munkalapot jelzi, a lábléc pedig az oldalszámozást.
5. Mentse a PDF-et, vagy előbb igazítson rajta: távolítson el egy felesleges oldalt, tegyen rá vízjelet, védje a fájlt jelszóval.

Ha az eredmény nem megfelelő, javítsa a munkafüzetet az Excelben, mentse, és konvertálja újra: a művelet csak néhány pillanatig tart, és az átalakítások száma nincs korlátozva.

Miért érdemes Excel-táblázatot PDF-be alakítani

Az Excel-munkafüzet munkaeszköz: a képletei, lapfülei és a részszámítások oszlopai gyakran csak önre tartoznak. A PDF ennek a közzétehető változata.

• A számok rögzítése: egy PDF-ben elküldött költségvetést, árazott ajánlatot vagy költségelszámolást egy elhibázott bevitel már nem módosíthat.
• Csak az eredmény megmutatása: a rejtett munkalapok és oszlopok nem nyomtatódnak, a részszámításai önnél maradnak.
• Mindenhol olvasható: a címzettnek sem Excelre, sem táblázatkezelőre nincs szüksége, a fájl megnyitásához egy telefon is elég.
• Táblázat csatolása egy ügyirathoz: sok portál, közbeszerzési eljárás és támogatási pályázat csak PDF-et fogad el.
• Egy adott napi állapot archiválása: leltár, havi irányítópult vagy jelenléti ív, úgy, ahogy a küldés pillanatában volt.

A fordított irányhoz, vagyis ha egy PDF-ben kapott kivonat vagy számla számait szeretné táblázatkezelőbe visszanyerni, útmutatónk elmagyarázza, hogyan alakíthat PDF-et Excellé feldolgozható összegekkel.

Mit visz át az Excel PDF-be konvertálása

Az eszköz nem képernyőképet készít a munkalapról: minden cellát beolvas a tartalmával és formázásával együtt, majd jól olvasható oldalakat állít össze. Íme, mit talál meg a PDF-ben, és mi nem kerül bele.

A PDF szövege valódi szöveg: kereshető, kijelölhető és másolható. A címzett így a PDF-olvasója keresőjével egy hosszú táblázatban is megtalál egy nevet vagy összeget.

Hogyan tördelődik oldalakra egy nagy Excel-táblázat

Az Excel-táblázat PDF-be konvertálásának legnagyobb nehézsége a szélesség. A képernyőn a munkalapnak nincs széle; egy A4-es oldalon van. Az eszköz olyan szabályokat alkalmaz, amelyek célja, hogy minden szám olvasható maradjon.

• A4-es méret, keskeny táblázatnál álló, széles táblázatnál automatikusan fekvő tájolással.
• A táblázat szélességéhez igazított betűméret, hogy az oszlopok elférjenek, az olvashatóság feláldozása nélkül.
• 25 oszlop felett a munkalap egymást követő oszlopblokkokra oszlik, amelyek egymás után nyomtatódnak, ahelyett hogy olvashatatlan méretűre zsugorodna.
• Minden oldal tetején ismétlődő fejlécsor: ez az első sor, ha félkövér, vagy a számok fölött elhelyezett feliratsor.
• Egy sor sosem törik ketté két oldal között: a több szövegsorból álló sor egészében átkerül a következő oldalra.
• Minden munkalap a nevével kezdődik; az élőfej a munkalapot jelzi, a lábléc pedig oldal / oldalak formában mutatja az oldalszámozást.

Mi a teendő, ha a táblázat több mint 25 oszlopos

A blokkokra bontás mindent megőriz, de az olvasónak lapoznia kell, hogy egy sort végigkövessen. Ha ezt el szeretné kerülni, csökkentse a továbbított oszlopok számát: rejtse el a részszámítások oszlopait, vagy adjon meg a szükséges oszlopokra korlátozott nyomtatási területet. Továbbszerkesztésre szánt, nagyon nagy táblázatnál fontolja meg, hogy a PDF mellett magát a munkafüzetet is elküldi.

Hogy a fejlécsort az eszköz biztosan felismerje és megismételje, az oszlopfeliratokat az első sorban formázza félkövérre. Ez egy egyszerű szokás, amely a második oldaltól kezdve sokkal olvashatóbbá teszi a PDF-et.

Dátumok, számok és képletek: amit tudni kell, mielőtt xlsx-et PDF-be konvertál

A képletek nem számolódnak újra

Egy Excel-fájl minden képlethez megőrzi a mentés pillanatában utoljára kiszámított értéket. Az átalakítás ezt az értéket nyomtatja, pontosan úgy, ahogy egy nyomtatás is tenné. Ha módosított egy adatot, de utána nem mentett, a PDF az előző, az utolsó mentéskori eredményt mutatja. A megoldás mindig ugyanaz: nyissa meg a munkafüzetet az Excelben, hagyja lefutni a számítást, mentse, majd konvertálja.

A formátumok az olvasó nyelvét követik

A dátumok, százalékok, tizedesjegyek és ezreselválasztók az olvasó kezelőfelületének nyelvén íródnak, ahogy az adott nyelven telepített Excel is tenné: magyarul tizedesvessző és szóköz az ezresek között, év, hónap, nap sorrend, logikai értéknél pedig IGAZ a TRUE helyett. Ha angol nyelvű olvasónak szánt táblázatot konvertál, az átalakítás előtt állítsa az olvasót angolra.

És a CSV fájl?

A .csv fájlnak nincs sem formázása, sem munkalapja: vesszővel vagy pontosvesszővel tagolt szöveg. Fix szélességű szövegként konvertálódik, amelynek oszlopai egymás alatt maradnak. Valódi táblázatszerű megjelenéshez, ismétlődő fejléccel és számformátumokkal, nyissa meg az Excelben, és konvertálás előtt mentse .xlsx formátumban.

Az Excel PDF-be konvertálásának korlátai, és hogyan kerülheti meg őket

Az eszköz cellákat nyomtat. Ami nem cella, vagy az Excel saját megjelenítési számításán múlik, az nem kerül át. Jobb ezt a dokumentum elküldése előtt tudni.

• A munkalapon elhelyezett diagramok és képek: hiányoznak a PDF-ből. Mentse a diagramot képként az Excelben, majd az átalakítás után adja hozzá ezt a képet a PDF-hez, ahogy alább olvasható.
• Feltételes formázás: az érték alapján számított színek, például a pirossal jelölt negatív összeg, nem jelennek meg. Ha az információ fontos, adjon hozzá egy egyértelmű oszlopot vagy rögzített betűszínt.
• Vékony szegélyek: nem kerülnek át. A szem vezetésére jó alternatíva minden második sor egyszínű kitöltése.
• Cellamegjegyzések és jegyzetek: nem kerülnek át. Másolja a fontos megjegyzéseket egy külön oszlopba.
• Régi .xls formátum: elutasítva. Nyissa meg az Excelben vagy egy másik táblázatkezelőben, és mentse .xlsx formátumban.

Egy diagram visszaillesztéséhez konvertálja a munkafüzetet, majd használja az oldal PDF-be szúrására szolgáló eszközt: közvetlenül elfogad PNG vagy JPG képet, amelyet az első oldal elé, a választott oldal után vagy a végére illeszt. Ha inkább külön készítené elő a képet, JPG vagy PNG képet is alakíthat PDF-fé, majd összefűzheti a többivel.

Ha a dokumentumnak pontosan az Excel megjelenítését kell visszaadnia, a diagramokkal és a feltételes formázással együtt, exportálja magából az Excelből a Fájl, Mentés másként menüponttal, majd a PDF fájltípussal.

Melyik módszert válassza az Excel-fájl PDF-be konvertálásához

Több út vezet ugyanahhoz az eredményhez. Abban különböznek, hol dolgozzák fel a munkafüzetet, mi kerül át, és milyen programra van szükség.

A legérezhetőbb különbség az elrendezés. Az Excelből egy széles táblázat gyakran több oldalra törve jelenik meg, ha nem állította be a tájolást és a nyomtatandó címeket. Itt a fekvő tájolás és a fejléc ismétlése automatikus.

A második a bizalmasság: a böngészőjében konvertált bérlista, mérleg vagy ügyféllista egyetlen szerveren sem halad át, így megszűnik a szolgáltatónál történő kiszivárgás kockázata.

Az átalakítás után: méretcsökkentés, megjelölés, védelem, aláírás

A PDF megnyílik az ingyenes online PDF-olvasóban, ahol az eszközök egymás után alkalmazhatók ugyanarra a dokumentumra. Egy pénzügyi táblázatnál tipikus sorrend a következő.

1. Távolítsa el azokat az oldalakat, amelyeknek nem kell elmenniük, például egy feltételezéseket tartalmazó munkalapot: törölje a felesleges oldalakat a PDF-ből a számuk beírásával.
2. Jelölje meg a dokumentumot: belső táblázatnál vagy tervezett költségvetésnél tegyen „BIZALMAS” vízjelet minden oldalra.
3. Csatolja egy nagyobb ügyirathoz: egyesítsen több PDF-et egyetlen fájlba, például az árazott táblázatot, a jelentést és a mellékleteket.
4. Védje: e-mailes küldés előtt zárja le a PDF-et jelszóval.
5. Hagyassa jóvá: árajánlatnál vagy jóváhagyott kimutatásnál küldje el a PDF-et elektronikus aláírásra.

Amíg nem mentett, minden lépés visszavonható a Visszavonás gombbal.

További kérdések az Excel PDF-be konvertálásáról

Hogyan konvertálhatom egy munkafüzet egyetlen munkalapját PDF-be?

Rejtse el a többi munkalapot az Excelben, mentse, majd konvertálja: a rejtett munkalapok kimaradnak. A teljes munkafüzetet is konvertálhatja, majd utána eltávolíthatja a felesleges munkalapok oldalait.

Konvertálható Excel-fájl PDF-be telefonról?

Igen. Az eszköz korszerű böngészőkben működik Androidon, iPhone-on és iPaden. Válassza ki az .xlsx fájlt a fájljai vagy egy mentett e-mail-melléklet közül, majd mentse az elkészült PDF-et. Egy képlet javításához viszont táblázatkezelőre van szükség.

Átmegy egy több ezer soros nagy munkafüzet is?

Igen. A nagy munkalapokat az eszköz hatékonyan dolgozza fel, fájlonként 150 MB-os korlátig. A PDF egyszerűen annyi oldalból áll majd, amennyi szükséges, mindegyiken ismétlődő fejléccel.

Hogyan fűzhetek egy Excel-táblázatot egy Word-jelentéshez ugyanabban a PDF-ben?

Először konvertálja a Word-dokumentumot PDF-be, majd szúrja be a munkafüzetet a kívánt helyre az oldalbeszúró eszközzel, amely .xlsx fájlt is elfogad. Egyetlen PDF-et kap, amely készen áll a számozásra és a küldésre.