امضای الکترونیکی برای منابع انسانی: راهنما

چرا منابع انسانی به امضای الکترونیکی روی می‌آورد

چرا منابع انسانی به امضای الکترونیکی روی می‌آورد

دپارتمان‌های منابع انسانی ده‌ها سند قراردادی را در ماه مدیریت می‌کنند: قراردادهای دائمی، قراردادهای مدت معین، اصلاحیه‌ها، وعده‌های استخدامی، قراردادهای دورکاری، فسخ متعارف. هر چرخه کاغذ 3-10 روز کاری طول می کشد. در امضای الکترونیکی، همین چرخه به چند ساعت کاهش می یابد.

• فراتر از صرفه جویی در زمان، HR این موارد را پیدا خواهد کرد:
• قابلیت ردیابی برتر برای ممیزی های URSSAF/بازرسی کار
• تجربه مدرن شده کاندید (بدون اسکن/چاپ در منزل)
• تجربه مدرن شده کاندید (بدون اسکن/چاپ در منزل)

کاهش خطاها (امضای نسخه مرکزی اشتباه IS)

• اسناد منابع انسانی مشترک امضا شدهقراردادهای کاری
• CDI، CDD، برنامه تحصیلی کاری
• CDI، CDD، برنامه تحصیلی کاری
• فسخ مرسوم
• طرح های تشویقی، مشارکت
• مقررات داخلی (خلاصه)
• گزارش هزینه ها
• گزارش هزینه ها

سطح امضای توصیه شده

استاندارد است. این شناسه دو عاملی (ایمیل + پیامک OTP) را فراهم می کند که در صورت دعوای دادگاه صنعتی، اثبات را تضمین می کند - بهاعتبار قانونیمراجعه کنید.مراجعه کنید.یک امضای ساده ممکن است برای برخی اسناد داخلی کم ریسک (گواهینامه ها، مجموعه ها) کافی باشد.

مزایای قابل اندازه گیری

کاهش زمان ورود ⬥⬥⬥: داوطلبی که صبح پذیرفته می شود می تواند بعدازظهر قرارداد خود را امضا کند ⬥⬥⬥: 2 تا 3 ساعت کمتر به ازای هر فایل (یادآوری، اسکن، طبقه بندی)

• انطباق ⬥⬥⬥: پیگیری حسابرسی قابل اجرا در صورت اختلافانطباق ⬥⬥⬥: پیگیری حسابرسی قابل اجرا در صورت اختلاف
• ادغام با HRISشما با HRIS
• ⬥⬥⬥ شما با HRISپلت فرم جدید WorkCait، رابط کاری کنونی AHRIS SuccessFactors) از طریق API یا Zapier. اصلاحات را می توان به طور خودکار از یک الگو ایجاد کرد، برای کارمند ارسال کرد و سند امضا شده به طور خودکار در پرونده شخصی ثبت می شود.
• پلت فرم جدید WorkCait، رابط کاری کنونی AHRIS SuccessFactors) از طریق API یا Zapier. اصلاحات را می توان به طور خودکار از یک الگو ایجاد کرد، برای کارمند ارسال کرد و سند امضا شده به طور خودکار در پرونده شخصی ثبت می شود.خطاهایی که باید از آنها اجتناب شود

انتخاب امضای ساده برای قرارداد کار: اثبات ضعیف

عدم حفظ رد پای حسابرسی 5 سال پس از پایان قرارداد

فراموشی ذکر حق اطلاعات قبلی (از بین رفتن اسناد اجباری قرارداد به پیوست) ارزش اثباتی)

• فراموشی ذکر حق اطلاعات قبلی (از بین رفتن اسناد اجباری قرارداد به پیوست) ارزش اثباتی)
• مورد مشخص: ورود سریع
• یک SME متشکل از 80 کارمند، نصب خود را با امضای الکترونیکی صنعتی کرده است. مسیر جدید:
• پذیرفته شدن کاندید از طریق ایمیل ← تولید خودکار CDI از الگو

ارسال AES با OTP SMS ⬥ امضا در عرض یک ساعت

ارسال AES با OTP SMS ⬥ امضا در عرض یک ساعت

1. نتیجه: زمان آماده سازی سوار شدن بر 4 تقسیم می شود، 0 قرارداد از دست رفته، فایل های URSSAF به روز نگه داشته می شوند.
2. چگونه Certyneo به شما کمک می کند
3. Certyneo بسته منابع انسانی را با الگوهای از پیش پیکربندی شده برای قراردادهای فعلی (CDI، CDD، مطالعه کاری، اصلاحات)، امضای پیشرفته به طور پیش فرض، ادغام های بومی با HRIS اصلی و بایگانی 10 ساله ارائه می دهد.
4. مدیران منابع انسانی می‌توانند وضعیت هر قرارداد را در زمان واقعی از یک داشبورد اختصاصی نظارت کنند و دنباله حسابرسی را برای کنترل‌ها صادر کنند.

مدیران منابع انسانی می‌توانند وضعیت هر قرارداد را در زمان واقعی از یک داشبورد اختصاصی نظارت کنند و دنباله حسابرسی را برای کنترل‌ها صادر کنند.

راه حل امضای الکترونیکی Certyneo را کشف کنید

سوالات متداول

آیا می توان قرارداد کار را در SES امضا کرد؟

از نظر فنی بله، اما شواهد ضعیف هستند. AES برای همه قراردادهای کاری توصیه می شود.

از نظر فنی بله، اما شواهد ضعیف هستند. AES برای همه قراردادهای کاری توصیه می شود.

آیا می توان اصلاحیه را خارج از محل امضا کرد؟

بله، این حتی یکی از مزایای اصلی است.

آیا باید نسخه کاغذی را نگه داریم؟

خیر. PDF امضا شده با PAdES همان مقدار را دارد. مراقب باشید که مسیر حسابرسی را حفظ کنید.

خیر. PDF امضا شده با PAdES همان مقدار را دارد. مراقب باشید که مسیر حسابرسی را حفظ کنید.

آیا باید با IRP ها مشورت کرد؟

خیر، امضای الکترونیکی یک اقدام جمعی به معنای قانون کار نیست.

بین المللی کار می کند؟

بله در اتحادیه اروپا (به رسمیت شناختن متقابل). در خارج از اتحادیه اروپا، قوانین محلی را بررسی کنید.

بله در اتحادیه اروپا (به رسمیت شناختن متقابل). در خارج از اتحادیه اروپا، قوانین محلی را بررسی کنید.

نتیجه‌گیری

منابع انسانی که امضاهای الکترونیکی را اتخاذ می‌کنند، سرعت، انطباق و تجربه نامزد کسب می‌کنند. این یکی از واضح ترین ROI های تحول دیجیتال در تجارت است.

Certyneo را برای ارسال، امضا و ردیابی اسناد خود به صورت آنلاین به سادگی، سریع و ایمن امتحان کنید.