دفاتر حسابداری و امضای الکترونیکی: راهنمای انطباق ۲۰۲۶
عدم مادی‌سازی دفاتر حسابداری نیازمندی‌های دقیقی را در زمینه امضای الکترونیکی تحمیل میکند. قوانین قابل اجرا در فرانسه در سال ۲۰۲۶ را بیابید.
8 min
راهنمای کامل · بهروزرسانی شده در 2026
امضای الکترونیکی چیست؟ راهنمای کامل 2026
بهروزرسانی شده در
امضای الکترونیکی (یا e-signature) امکان امضای اسناد دیجیتالی را با همان ارزش حقوقی امضای دستنویس فراهم میکند. این راهنما نحوه عملکرد آن، سه سطح تعریف‌شده توسط مقررات eIDAS، اعتبار حقوقی آن در فرانسه و اروپا و نحوه اجرای امضای الکترونیکی در سازمان خود را توضیح میدهد.
به طور خلاصه
- ارزش حقوقی = امضای دستنویس (ماده 1367 قانون مدنی + مقررات eIDAS اتحادیه اروپا 910/2014)
- 3 سطح شناخته‌شده: ساده (SES)، پیشرفته (AES) و واجد شرایط (QES)
- معتبر در 27 کشور عضو اتحادیه اروپا — اجرای مستقیم بدون انتقال
- عملکرد: شناسایی امضاکننده + اثر انگشت رمزنگاری (hash) سند
- ROI میانگین < 3 ماه — قرارداد نهایی‌شده در چند ساعت در مقابل 5 روز از طریق پست
تعریف: امضای الکترونیکی چیست؟
امضای الکترونیکی مجموعه‌ای از داده‌های الکترونیکی است که به‌طور فیزیکی یا منطقی با سایر داده‌های الکترونیکی پیوند خورده و شخص امضاکننده از آن برای امضا استفاده میکند. این تعریف از مقررات eIDAS (مقررات (EU) شماره 910/2014) برگرفته شده است و طیف گسترده‌ای از مکانیسم‌های فنی را پوشش میدهد، از ساده‌ترین (انتخاب چک‌باکس، تایپ نام) تا پیچیده‌ترین آنها (گواهی رمزنگاری واجد شرایط).
در حقوق فرانسه، ماده 1367 قانون مدنی مقرر می‌دارد که «امضای لازم برای تکمیل یک سند حقوقی، شخصی را که آن را اعمال کرده‌است شناسایی میکند» و زمانی که الکترونیکی است، «از استفاده از یک روش قابل‌اعتماد شناسایی تشکیل میشود که ارتباط آن را با سندی که بر آن دوپیچ میشود تضمین کند». قابل‌اعتماد بودن روش برای امضاهای واجد شرایط بر اساس eIDAS فرض میشود.
عملاً، امضای الکترونیکی سه عملکرد را انجام میدهد: شناسایی امضاکننده، بیان رضایت او نسبت به محتوای سند، و تضمین یکپارچگی سند (هرگونه تغییر بعدی قابل تشخیص است).
امضای الکترونیکی در مقابل امضای دیجیتال
این اصطلاحات اغلب مخلوط می‌شوند. امضای الکترونیکی مفهوم حقوقی است (آنچه امضاکننده را متعهد میکند). امضای دیجیتال تکنیک رمزنگاری زیرین است (هش سند، رمزگذاری نامتقارن با کلید خصوصی) که می‌تواند برای پیاده‌سازی امضای الکترونیکی پیشرفته یا واجد شرایط استفاده شود. هر امضای دیجیتال یک امضای الکترونیکی است، اما عکس آن درست نیست.
مقررۀ eIDAS: آنچه باید درباره امضای الکترونیکی بدانید
مقررۀ eIDAS (مقررۀ (EU) شماره ۹۱۰/۲۰۱۴) متنی اروپایی است که قوانین امضای الکترونیکی و خدمات اعتماد را در ۲۷ کشور عضو تعیین میکند. در ۲۳ ژوئیه ۲۰۱۴ تصویب شد و از ۱ ژوئیه ۲۰۱۶ قابل اجرا است، سه سطح امضا (ساده، پیشرفته، واجد شرایط) را تعریف میکند، رد کردن امضا در دادگاه صرفاً به دلیل الکترونیکی بودن را منع میکند و خدمات‌دهندگانی که گواهینامه‌های واجد شرایط را صادر میکنند را تنظیم میکند.
- اعمال مستقیم: این یک مقررهٔ است، نه دستورالعمل. بدون قانون ملی جایگزینی، دقیقاً همان‌طور در ۲۷ کشور عضو اعمال میشود.
- سه سطح امضا: ساده (SES)، پیشرفته (AES، ماده ۲۶) و واجد شرایط (QES، ماده ۲۵)، از انعطاف‌پذیرترین تا سخت‌گیرانه‌ترین.
- فراتر از امضا: eIDAS همچنین مهر الکترونیکی شرکت‌ها، زمان‌بندی الکترونیکی، ارسال توصیه‌شدۀ الکترونیکی و گواهینامه‌های احراز هویت وب‌سایت را تنظیم میکند.
- خدمات‌دهندگان کنترل‌شده: تنها خدمات‌دهندگان خدمات اعتماد واجد شرایط (QTSP)، ثبت‌شده در فهرست اعتماد کشور خود، میتوانند امضای واجد شرایط صادر کنند.
- eIDAS ۲٫۰: مقررۀ (EU) ۲۰۲۴/۱۱۸۳، در ۲۰ می ۲۰۲۴ به اجرا درآمد، کیف پول هویت دیجیتالی اروپایی را اضافه میکند که هر کشور عضو باید برای شهروندان خود ارائه دهد.
برای اطلاعات بیشتر: مقررۀ eIDAS با جزئیات و تغییرات eIDAS ۲٫۰.
امضای الکترونیکی چگونه کار میکند؟
این مکانیسم بر دو ستون استوار است: احراز هویت امضاکننده و یکپارچگی سند.
برای احراز هویت امضاکننده، از یک یا چند فاکتور شناسایی استفاده میشود: آدرس ایمیل قابل اعتماد (پیوند یک‌بار مصرف)، کد OTP دریافت‌شده از طریق SMS، گواهی رمزنگاری شخصی، و غیره. برای تضمین یکپارچگی، هش (hash) سند در لحظه امضا محاسبه میشود. اگر سند پس‌تر تغییر کند، هش دیگر مطابقت نخواهد داشت — در این صورت امضا نامعتبر میشود.
در راه‌حل‌هایی مانند Certyneo، این فرآیند بر کتابخانه‌های پردازش PDF تکیه میکند که این فرادادهای رمزنگاری را مستقیماً در فایل ادغام میکنند. یک سیاق ممیزی دارای زمان‌بندی (گزارش اقدامات) دستگاه را کامل میکند و هر مرحله را ثبت میکند: ارسال، باز کردن، OTP تأیید‌شده، امضا و غیره.
از نظر فنی، چندین مکانیسم امنیتی برای تقویت عدم قابل‌تغییر بودن فرآیند می‌آیند: l'مهرزمانی RFC 3161 برای هر امضا اثبات زمان قائم میکند؛ رمزگذاری TLS 1.3 داده‌های در حال انتقال را محافظت میکند؛ موقعیت‌یابی جغرافیایی و l'آدرس IP امضاکننده برای ردیابی ثبت می‌شوند؛ در نهایت، در جریان‌های خاصی (AES/QES)، داده‌های بیومتریک رفتاری (سرعت تایپ، فشار) مهرهای هویت را تکمیل میکنند.
مفهوم عدم‌انکار بسیار اهمیت دارد: به‌دلیل سیاق ممیزی دارای زمان‌بندی و امضای رمزنگاری، امضاکننده نمی‌تواند از نظر فنی انکار کند که یک سند را امضا کرده است بدون اینکه زنجیره اثبات را جعل کند. در مورد بایگانی، مقررات فرانسوی (فرمان 2016-1673) نگهداری برای 10 سال را برای بیشتر اسناد تجاری الزام میکند — Certyneo این بایگانی را با ارزش اثباتی در میزبانی حاکمانه (EU) تضمین میکند.
3 سطح امضای الکترونیکی بر اساس eIDAS کدام‌اند؟
مقررات eIDAS یک سلسله‌مراتب سه‌سطحی را تعریف میکند. هرچه سطح بالاتر باشد، الزامات شناسایی قوی‌تر و پیش‌فرض قانونی محکم‌تر است.
SES — استاندارد
امضای ساده
امضای الکترونیکی ساده
نمونه‌ها
فرم وب، کادر انتخاب، نام تایپ‌شده با صفحه‌کلید
موارد استفاده معمول
پیشنهادها، سفارشات داخلی، اسناد با ریسک کم
Certyneo
در تمام طرح‌های Certyneo در دسترس است
AES — تقویت‌شده
امضای پیشرفته
امضای الکترونیکی پیشرفته
نمونه‌ها
کد یک‌بار مصرف پیامکی، گواهی مخصوص امضاکننده
موارد استفاده معمول
قراردادهای کار، NDA، قراردادهای تجاری مهم
Certyneo
از طرح شخصی (9 €/ماه) — کد یک‌بار مصرف پیامکی
QES — حداکثر قانونی
امضای واجد شرایط
امضای الکترونیکی واجد شرایط
نمونه‌ها
گواهی QTSP + دستگاه ایجاد امن
موارد استفاده معمول
اسناد رسمی، قراردادهای ارزش بسیار بالا، مناقصات عمومی
Certyneo
در هر مورد موجود است: ۱۴٫۹۰ یورو بدون مالیات برای هر امضا، ۹٫۹۰ یورو بدون مالیات با اشتراک
جدول مقایسه‌ای 3 سطح eIDAS
| معیار | SES — ساده | AES — پیشرفته | QES — واجد شرایط |
|---|---|---|---|
| شناسایی امضاکننده | فقط ایمیل | OTP SMS + ایمیل | گواهی QTSP + QSCD |
| یکپارچگی سند | پایه | رمزنگاری (hash) | رمزنگاری (هش) |
| گواهینامه واجد شرایط مورد نیاز | خیر | خیر | بله (ارائهدهنده eIDAS) |
| فرض‌پذیری معادل‌بودن با امضای دستی | خیر | جزئی | کامل (ماده ۲۵ eIDAS) |
| معکوس‌کردن بار اثبات | خیر | خیر | بله (به نفع امضاکننده) |
| مورد استفاده معمول | پیشنهادات، سفارشات | قراردادهای منابع انسانی، NDA، CDI | اسناد رسمی، مناقصات عمومی |
| دسترسی Certyneo | تمام طرح‌ها | Standard و Business | در هر مورد، بدون اشتراک |
نکته حقوقی کلیدی — نقل بار اثبات : فقط برای QES، ماده 25 مقررات eIDAS یک فرض قانونی معادل‌سازی با امضای دستخط را تعیین میکند. در صورت اختلاف، بر عهده معترض است که اثبات کند امضا نامعتبر است — نه اینکه امضاکننده باید اعتبار آن را اثبات کند. این نقل بار، یک مزیت قابل‌توجه در دعاوی قراردادی است.
اعتبار حقوقی امضای الکترونیکی در فرانسه و اتحادیه اروپا چگونه است؟
در فرانسه، امضای الکترونیکی از زمان قانون شماره 2000-230 مورخ 13 مارس 2000 به رسمیت شناخته شده است، که قانون مدنی را برای تأیید نوشتار الکترونیکی و امضای الکترونیکی به عنوان معادل‌های آنها در قالب کاغذی تعدیل کرد. ماده 1366 روشن میکند که نوشتار الکترونیکی «قوت اثبات‌کننده‌ای یکسان با نوشتار بر روی کاغذ» دارد.
در سطح اروپایی، مقررات eIDAS (EU) شماره 910/2014 یک چارچوب حقوقی یکپارچه برای امضاهای الکترونیکی ایجاد میکند. ماده 25 آن اصل عدم‌تبعیض را بیان میکند: «نمی‌توان به امضای الکترونیکی اثرات حقوقی و پذیرش‌پذیری آن به عنوان دلیل در دادگاه را تنها به این دلیل که این امضا در قالب الکترونیکی است رد کرد». امضاهای واجد‌شرایط (QES) علاوه بر این از یک فرض قانونی معادل امضای دستخط در 27 کشور عضو بهره‌مند می‌شوند.
برای اسناد معمول (قراردادهای تجاری، قراردادهای استخدام، پیشنهادات، NDA، وکالتنامهها)، یک امضای پیشرفته (AES) تعادل بسیار خوبی بین سهولت استفاده و ایمن‌سازی حقوقی فراهم میکند. امضای واجد‌شرایط (QES) برای اسناد با ارزش بسیار بالا یا وضعیت‌هایی که مقررات بخش‌های تخصصی به صراحت آن را الزام کند، محفوظ است.
متون مرجع فرانسوی
- ماده 1366 قانون مدنی (نوشتار الکترونیکی)
- ماده 1367 قانون مدنی (امضای الکترونیکی)
- فرمان شماره 2017-1416 مورخ 28 سپتامبر 2017 (فرض قابلیت اطمینان)
متون مرجع اروپایی
- مقررات (EU) شماره 910/2014 (eIDAS)
- دستورالعمل 1999/93/CE (لغو‌شده، چارچوب قبلی)
- مقررات eIDAS 2.0 (2024 — کیف پول هویت دیجیتال)
امضای الکترونیکی در اتحادیه اروپا: امضایی معتبر در ۲۷ کشور عضو؟
بله. مقررات eIDAS یک مقررات اجرای مستقیم است: بدون نیاز به ترجمة ملی، در ۲۷ کشور عضو اعمال میشود. بنابراین امضای الکترونیکی تولید شده در فرانسه از همان قوانین در آلمان، اسپانیا یا ایتالیا پیروی میکند، و هیچ قاضی در یک کشور عضو نمی‌تواند صرفاً به دلیل الکترونیکی بودن آن از آن صرف‌نظر کند (ماده ۲۵، بند ۱).
- امضای واجد شرایط (QES): در صورتی که گواهی واجد شرایط آن در یکی از آنها صادر شده باشد، در تمام کشورهای عضو به این صورت شناخته میشود (ماده ۲۵، بند ۳)، با اثر حقوقی امضای دستنویس (ماده ۲۵، بند ۲).
- امضای ساده یا پیشرفته (SES، AES): در سراسر اتحادیه اروپا قابل قبول است؛ قوت اثبات آن توسط قاضی کشور صاحب‌صلاحیت ارزیابی میشود، از این رو اهمیت یک پرونده اثبات کامل (مهر زمانی، سیاهه حسابرسی، هویت امضاکننده).
- مراحل اداری: ادارات کشورهای عضو باید امضاهای پیشرفته را در قالب‌های AdES (PAdES، XAdES، CAdES) تعیین‌شده توسط تصمیم اجرایی (EU) ۲۰۱۵/۱۵۰۶ بپذیرند.
- ارائهدهنده خدمات: تأیید کنید که در فهرست اعتماد اروپایی (EU Trust List) درج شده است، که ارائه‌دهندگان واجد شرایط ۲۷ کشور عضو را فهرست‌بندی میکند.
پادشاهی متحده: از زمان برگزیت، چارچوب خود را (UK eIDAS) اجرا میکند و تشخیص خودکار بین کشورهای عضو دیگر در آنجا اعمال نمی‌شود. برای قرارداد امضا شده با طرفی بریتانیایی، سطح امضای مورد انتظار را مورد به مورد بررسی کنید.
برای اطمینان از انطباق یک ارائهدهنده خدمات، ANSSI فهرست اعتماد فرانسوی (TSL — Trust Service List) ارائه‌دهندگان واجد شرایط برای صدور گواهی‌های QES را منتشر میکند. در سطح اروپایی، هر کشور عضو TSL خود را منتشر میکند که همگی از طریق درگاه رسمی کمیسیون اروپایی قابل دسترسی هستند (eidas.ec.europa.eu). Certyneo داده‌های خود را در اتحادیه اروپایی میزبانی میکند.
امضای الکترونیکی واجد شرایط در فرانسه: چه زمانی استفاده کنید و چگونه آن را بدست آورید
امضای الکترونیکی واجد شرایط (QES) تنها سطحی است که اثر حقوقی یک امضای دستی را در کل اتحادیه اروپایی ایجاد میکند (ماده ۲۵ eIDAS). در فرانسه، قابلیت اطمینان آن علاوه بر این تا اثبات خلاف فرض میشود (فرمان شماره ۲۰۱۷-۱۴۱۶): کسی که آن را مورد اعتراض قرار دهد باید ثابت کند که قابل اعتماد نیست.
امضای واجد شرایط چه زمانی مفید است؟
- تشریفات کسب‌وکار در پنجره یکپارچۀ INPI، هنگامی که از FranceConnect+ استفاده نمی‌کنید.
- مناقصات دولتی و درخواست‌های پیشنهاد که مقررۀ مشاوره سطح واجد شرایط را الزامی میکند.
- اسناد با ریسک بالا که در آن شواهد باید تا حد ممکن محکم باشد: انتقال سهام یا صندوق تجارت، عملیات ادغام و جذب.
- قراردادهای فراملی که طرف مقابل بالاترین سطح eIDAS را الزام میکند.
چگونه امضای واجد شرایط بدست آورید؟
- 1
تأیید هویت
ارائهدهنده واجد شرایط هویت امضاء‌کننده را تأیید میکند، به صورت حضوری یا از راه دور (اسکن شناسایی و سلفی ویدیویی). اسناد قابل قبول بستگی به ارائهدهنده و کشوری دارد که سند را صادر کرده است.
- 2
گواهی واجد شرایط
گواهی واجد شرایط به نام امضاء‌کننده صادر میشود و در دستگاه ایجاد امضای واجد شرایط، بیشتر اوقات از راه دور، در ماژول سخت‌افزاری ایمن ارائهدهنده نگهداری میشود.
- 3
امضای سند
امضاء‌کننده هر امضا را تأیید میکند (کد پین، بیومتری یا کد یک‌بار مصرف). امضای واجد شرایط در PDF گنجانده میشود و می‌تواند توسط گیرنده تأیید شود.
در Certyneo، امضای واجد شرایط بدون اشتراک در دسترس است: 14.90 یورو بدون مالیات برای هر امضا، یا 9.90 یورو بدون مالیات با اشتراک. تنها کافی است سطح «واجد شرایط (QES)» را هنگام ارسال انتخاب کنید؛ امضاء‌کننده تنها یک بار، در چند دقیقه، ثبت‌نام میکند. نرخ‌ها و موارد استفاده در صفحه اختصاصی امضای واجد شرایط eIDAS ما.
مزایای امضای الکترونیکی برای شرکت‌ها چیست؟
فراتر از قانونی‌بودن، امضای الکترونیکی فرآیندهای قراردادی و اداری را به‌طور عمیقی تغییر میدهد.
صرفه‌جویی در زمان
قراردادی که 5 روز طول می‌کشید (چاپ، ارسال پستی، بازگشت) در کمتر از 2 ساعت به‌طور متوسط نهایی میشود. یادآوری‌های خودکار از تقاضاهای دستی جلوگیری میکنند. طبق مطالعات بخش‌های مختلف، مهلت امضا از 5 روز به کمتر از 4 ساعت کاهش می‌یابد — یعنی 80 درصد صرفه‌جویی.
امنیت تقویت‌شده
گزارش ممیزی دارای مهر زمانی (RFC 3161)، رمزنگاری TLS 1.3، کد یک‌بار مصرف پیامکی و اثر انگشت رمزنگاری SHA-256 سطحی از اثبات فراتر از کاغذ فراهم میکنند. انکارناپذیری رمزنگاری، انکار امضا را به ادعایی دشوار برای دفاع تبدیل میکند — مزیتی تعیین‌کننده در صورت بروز اختلاف.
ارزش حقوقی
انطباق eIDAS و ماده 1367 قانون مدنی. اسناد امضا شده دارای همان نیروی اثباتی امضای دستی هستند و در دادگاه‌های فرانسه قابل قبول‌اند.
کاهش هزینه‌ها
حذف هزینه‌های چاپ، ارسال (توصیه‌شده AR: 5-8 یورو)، بایگانی فیزیکی و مدیریت دستی. هزینه کل قراردادی کاغذی 30-50 یورو (چاپ، پست، دیجیتال‌سازی) در مقابل 1-3 یورو الکترونیکی است. بازگشت سرمایه معمولاً در کمتر از 3 ماه حاصل میشود.
ردیابی کامل
هر مرحله از چرخه‌ی زندگی سند ثبت میشود. شما دقیقاً می‌دانید که چه کسی باز کرد، خواند و امضا کرد، و در چه ساعتی، از کدام آدرس IP.
انطباق RGPD
داده‌ها در اتحادیه اروپا میزبانی شده‌اند، مدت حفاظت مستند شده، حق دسترسی و حذف. انطباق RGPD بطور طبیعی در آن گنجانده شده است.
کدام اسناد و بخش‌ها میتوانند از امضای الکترونیکی استفاده کنند؟
تقریباً تمام قراردادها و اسناد حقوقی میتوانند به صورت الکترونیکی امضا شوند. برخی استثناهای اندک وجود دارند (اسناد دفاتر اسناد رسمی، وصیت‌نامه‌های دستنویس، اسناد عادی با امضای خصوصی در حوزه حقوق خانواده و ارث) اما آنها کمتر از 5% از اسناد تجاری معمول را شامل می‌شوند. از 1 ژانویه 2022، ماده 1175 قانون مدنی دیگر اسناد مربوط به تضمینات را مستثنا نمی‌کند: قرارداد ضمانت می‌تواند به صورت الکترونیکی امضا شود.
منابع انسانی
- قراردادهای کار (CDI، CDD، کارآموزی)
- الحاقیات و تغییرات موضع
- آیین‌نامه داخلی، منشورها
- توافق‌نامه‌های محرمانگی (NDA) کارمندان
حقوقی و تجاری
- NDA (توافق‌نامه‌های عدم افشا)
- قراردادهای خدمات و ارائه خدمات
- سفارش‌نامه و پیشنهادات
- قراردادهای انتقال حقوق
ملک و معامله
- کمیسیون‌های فروش و مدیریت
- بخشنامه‌های مسکونی و تجاری
- توافق فروش (به استثنای اسناد رسمی)
- بررسی وضعیت
امور مالی و بانکداری
- باز کردن حساب و شناخت مشتری
- احکام برداشت SEPA
- قراردادهای وام (بدون وام ملکی ثبت‌شده)
- شرایط عمومی و الحاقیات
اسناد استثنی‌شده (نیازمند سند رسمی)
- ×فروش نهایی ملک (سند دولتی الزامی)
- ×وصیت‌نامه‌های خط‌دست
- ×اسناد ازدواج و طلاق (سند احوال)
- ×رهن قراردادی (سند رسمی الزامی)
5 اشتباه رایج در امضای الکترونیکی که باید از آن اجتناب کرد کدام‌اند؟
اگرچه از نظر حقوقی شناخته‌شده است، امضای الکترونیکی می‌تواند مورد اعتراض قرار گیرد اگر به‌طور نادرست پیاده‌سازی شود. در اینجا تله‌های متداول‌تر هستند که در شرکت‌ها مشاهده می‌شوند.
1
استفاده از سطح خیلی پایین برای قرارداد
امضای CDI یا عمل واگذاری با SES (کلیک ساده) کارفرما را در معرض خطر اعتراض قرار میدهد. قانون: هر قراردادی با ارزش > 1500 یورو یا پیامدهای مهم منابع انسانی باید حداقل از AES با OTP پیامک استفاده کند.
2
نادیده گرفتن audit trail (مجله اثبات)
سند امضاشده تنها بخشی از اثبات است. audit trail — که هر مرحله را مستند میکند (ارسال، باز کردن، OTP تایید‌شده، ساعت، IP) — قطعه اصلی در مورد اختلاف است. بدون آن، بازسازی زنجیره رویدادها در برابر داور غیرممکن است.
3
عدم بررسی انطباق RGPD تامین‌کننده
داده‌های بیومتریک و شناسایی امضاکنندگان داده‌های شخصی حساس هستند. تامین‌کننده شما باید داده‌ها را به‌طور ضروری در اتحادیه اروپا میزبانی کند و دارای DPA (توافق پردازش داده) منطبق بر RGPD باشد. از راه‌حل‌های آمریکایی بدون میزبانی EU مراقب باشید.
4
اشتباه گرفتن امضای الکترونیکی و امضای دیجیتالی‌شده
اسکن کردن امضای دستی شما و درج آن در PDF هیچ ارزش حقوقی در معنای مقررات eIDAS ندارد. امضای الکترونیکی واقعی بر اساس مکانیزم‌های رمزنگاری برای یکپارچگی و احراز هویت است — نه یک تصویر.
5
غفلت از بایگانی بلندمدت
فرمان 2016-1673 نیاز به حفظ شواهد امضا برای کل دوره عمر قانونی قرارداد (10 سال برای اسناد تجاری، 5 سال برای قراردادهای کار) را تحمیل میکند. راه‌حل شما باید بایگانی با ارزش اثباتی را تضمین کند، نه تنها ذخیره‌سازی ابری استاندارد.
چگونه امضای الکترونیکی را در سازمان پیاده‌سازی کنیم؟ راهنمای گام به گام
با راه‌حل امضای الکترونیکی ما، اولین سند خود را برای امضا در کمتر از 5 دقیقه ارسال کنید.
01
حساب خود را ایجاد کنید
در Certyneo در چند ثانیه با ایمیل یا از طریق Google/Microsoft ثبت‌نام کنید. برای شروع کاری کارت بانکی لازم نیست.
02
سند خود را آپلود کنید
فایل PDF یا Word خود را وارد کنید. Certyneo به‌طور خودکار فایل‌های Word را به PDF بهینه‌شده برای امضا تبدیل میکند.
03
امضاکنندگان را اضافه کنید
نام و ایمیل هر امضاکننده را وارد کنید. اگر لزوم است ترتیب امضا را تعریف کنید و فیلدهای امضا را در سند قرار دهید.
04
پاکت را ارسال کنید
یک ایمیل امن برای هر امضاکننده با یک لینک منحصر به فرد ارسال میشود. برای امضای پیشرفته، امضاکننده همچنین یک OTP را از طریق SMS دریافت میکند.
05
پیگیری آنلاین در زمان واقعی
از طریق داشبورد خود، وضعیت هر پاکت را پیگیری کنید: ارسال‌شده، باز شده، امضا شده یا رد شده. یادآوری‌های خودکار امضاکنندگان غیرفعال را مجدداً تماس می‌گیرند.
06
سند نهایی را بایگانی کنید
پس از اینکه تمام امضاکنندگان امضا کردند، PDF نهایی (با footer حسابرسی یکپارچه) به طور خودکار برای 10 سال بایگانی میشود و در هر زمان قابل دسترسی است.
سؤالات متداول درخصوص امضای الکترونیکی
امضای الکترونیکی چیست؟
امضای الکترونیکی یک روش فنی است که اجازه میدهد نویسنده یک سند دیجیتالی را شناسایی کنید و یکپارچگی آن سند را تضمین کنید. این معادل قانونی امضای دستی بر اساس مقررات eIDAS (اتحادیه اروپا) شماره 910/2014 و ماده 1367 قانون مدنی فرانسه است.
آیا امضای الکترونیکی در فرانسه قانونی است؟
بله. امضای الکترونیکی از زمان قانون 13 مارس 2000 (ماده 1367 قانون مدنی) در فرانسه و در کل اتحادیه اروپا به لطف مقررات eIDAS به رسمیت شناخته شده است. اگر شرایط شناسایی امضاکننده و یکپارچگی سند فراهم باشد، از همان ارزش قانونی امضای دستی برخوردار است.
تفاوت بین امضای ساده، پیشرفته و واجد اعتبار چیست؟
مقررات eIDAS سه سطح را تعریف میکنند. امضای ساده (SES) با سطح پایه مطابقت دارد: کلیک، تیک زدن یک کادر یا وارد کردن نام خود. امضای پیشرفته (AES) نیاز به شناسایی امضاکننده (OTP SMS/ایمیل، برای مثال) و یک پیوند منحصر به فرد با سند دارد. امضای واجد اعتبار (QES) علاوه بر این به گواهی صادر شده توسط یک ارائهدهنده خدمات قابل اعتماد واجد اعتبار (QTSP) و یک دستگاه ایمن برای ایجاد امضا نیاز دارد — قویترین فرض قانونی را فراهم میکند.
چه اسنادی میتوان به طور الکترونیکی امضا کرد؟
تقریباً تمام اسناد قراردادی و تجاری میتوانند به طور الکترونیکی امضا شوند: قراردادهای کار، پیشنهادات و فرمهای سفارش، NDA، قراردادهای خدمات، الحاقات، وکالتنامهها، توافقنامهها، اسناد انتقال. برخی اسناد رسمی (اسناد دفتری، اسناد ثبتی) شرایط خاصی را میطلبند.
امضای الکترونیکی Certyneo چگونه کار میکند؟
با Certyneo، فرستنده سند PDF خود را واریز میکند، امضاکنندگان را اضافه میکند و فیلدها را تعریف میکند. هر امضاکننده پیوندی ایمن را از طریق ایمیل دریافت میکند. برای امضای پیشرفته (AES)، OTP پیامک امضاکننده را احراز میکند: پیوند از طریق ایمیل و کد از طریق پیامک میرسد، یعنی دو کانال جداگانه. PDF نهایی رد پای حسابرسی مهرزمانیشده را یکپارچه میکند و برای 10 سال بایگانی میشود.
آیا امضای الکترونیکی در کل اتحادیه اروپا معتبر است؟
بله. مقررات eIDAS در 27 کشور عضو اتحادیه اروپا به طور مستقیم قابل اجرا است. امضای واجد اعتبار صادر شده در یک کشور عضو در تمام کشورهای دیگر به رسمیت شناخته میشود. امضاهای ساده و پیشرفته نیز دارای ارزش اثبات هستند اما میتوانند توسط قاضی مورد قضاوت قرار گیرند.
امضای الکترونیکی با Certyneo چقدر هزینه دارد؟
Certyneo یک بستهی رایگان (۵ پاکت برای ۱۴ روز، سپس ۲/ماه)، یک بستهی شخصی به قیمت ۹ €/ماه، یک بستهی استاندارد به قیمت ۱۹ €/ماه و یک بستهی Business به قیمت ۳۹ €/ماه (Business) یا ۹۹ €/ماه (Business Pro) ارائه میدهد. امضای پیشرفتهی eIDAS (AES) از بستهی شخصی (۹ €/ماه) در دسترس است.
audit trail چیست و برای چه کاری استفاده میشود؟
پیگرد حسابرسی (یا audit trail) یک دفتر زمانبندیشده از تمام اقدامات انجامشده روی یک پاکت است: ارسال، باز کردن، مشاهده، امضا، رد، انقضا. این یک اثبات برای ترتیب زمانی رویدادها را تشکیل میدهد و در صورت اختلاف، ارزش اثباتی سند امضاشده را تقویت میکند.
آیا امضای الکترونیکی واقعاً امن است؟
بله، امضای الکترونیکی منطبق بر eIDAS از نظر فنی ایمنتر از امضای دستخط است. این ترکیبی از موارد زیر است: (1) شناسایی امضاکننده از طریق OTP پیامک یا گواهی، (2) اثرانگشت رمزنگاری (hash SHA-256) سند — هرگونه تغییر پس از امضا فوری امضا را باطل میکند، (3) مهرزمانی RFC 3161 تأییدکننده زمان دقیق، (4) ردی تدقیقی امضاشده و رمزگذاریشده که تاریخچۀ کامل را حفظ میکند. هیچ یک از این حفاظتها برای امضای کاغذی وجود ندارد.
باید سند‌های امضاشده الکترونیکی را چه مدت حفظ کرد؟
مدت زمان بستگی به ماهیت سند دارد: 10 سال برای قراردادهای تجاری (مادۀ L.110-4 کد تجارت)، 5 سال برای قراردادهای کار، 30 سال برای اسناد مسائل نقل‌وانتقالات. فرمان 2016-1673 الزام میکند که بایگانی در شرایطی انجام شود که صحت و قابل‌خوانی اسناد را تضمین کند. Certyneo این بایگانی با ارزش اثباتی را میزبانی‌شده در اتحادیه اروپا ارائه میدهد.
عدم‌انکار چیست و چرا مهم است؟
عدم‌انکار ویژگی حقوقی و فنی است که امضاکننده را از انکار اعمال امضای خود جلوگیری میکند. این توسط ترکیب تضمین میشود: پیگرد حسابرسی زمانبندیشده و امضا‌شدۀ رمزنگاری‌شده، OTP ارسال‌شده به شماره تلفن امضاکننده (اثبات مالکیت)، و اثر انگشت منحصربه‌فرد سند. در صورت اختلاف قضایی، عدم‌انکار یک فرض قوی در حمایت از ذینفع امضا را تشکیل میدهد.
چه گواهی‌نامه‌ها و استانداردهای تطابق را باید در یک ارائهدهنده خدمات بررسی کرد؟
برای یک راه‌حل قابل اعتماد و منطبق، بررسی کنید: واجد شرایط eIDAS (فهرست اعتماد ANSSI برای QES)، گواهی ISO 27001 (امنیت اطلاعات)، رعایت RGPD با میزبانی در اتحادیه اروپا، انطباق HDS اگر داده‌های سلامتی پردازش می‌کنید، و ترجیحی واجد شرایط SecNumCloud از ANSSI برای راه‌حل‌های میزبانی شده در ابر. Certyneo تمام داده‌های خود را در اتحادیه اروپا میزبانی میکند.
مقررات eIDAS چیست؟
مقررات eIDAS (EU) شماره 910/2014 چارچوب حقوقی اروپایی برای امضای الکترونیکی و خدمات اعتماد است. از 1 ژوئیه 2016 در 27 کشور عضو اتحادیه اروپا قابل اجرا است بدون نیاز به تطبیق قانونی، و سه سطح امضا (ساده، پیشرفته، واجد شرایط) را تعریف میکند و ارائه‌دهندگان واجد شرایط را تنظیم میکند. بازبینی آن، eIDAS 2.0 (مقررات (EU) 2024/1183)، کیف پول هویت دیجیتالی اروپایی را اضافه میکند.
چگونه امضای الکترونیکی واجد شرایط در فرانسه به دست آورد؟
باید از طریق ارائهدهنده خدمات اعتماد واجد شرایط ثبت‌شده در فهرست اعتماد اروپایی اقدام کنید. امضاء‌کننده هویت خود را یک بار تأیید میکند (به صورت حضوری یا از راه دور، با شناسایی و سلفی ویدیویی)، سپس گواهی واجد شرایط به نام او صادر میشود. در Certyneo، تنها کافی است سطح «واجد شرایط (QES)» را هنگام ارسال انتخاب کنید: 14.90 یورو بدون مالیات برای هر امضا بدون اشتراک، 9.90 یورو بدون مالیات با اشتراک.
تیم حقوقی Certyneo
متخصصان در امضای الکترونیکی و حقوق قراردادها
این راهنما توسط تیم حقوقی و فنی Certyneo تدوین و نگهداری میشود که در زمینه حقوق قراردادهای الکترونیکی، انطباق با مقررات eIDAS و حفاظت از داده‌ها (RGPD) تخصص دارد. هر مقاله به صورت سه‌ماهی بررسی میشود تا آخرین تحولات نظارتی را منعکس کند.
- تخصص در مقررات eIDAS (اتحادیه اروپا) شماره 910/2014
- انطباق با RGPD و میزبانی در اتحادیه اروپا
- پردازش بیش از 50,000 سند امضاشده الکترونیکی
آخرین بازنگری :
