Firma electrónica: acto auténtico o privado, ¿qué diferencia para un notario?
Un notario firma dos categorías de actos muy diferentes electrónicamente: el acto auténtico electrónico (AAE), reservado a actos que caen dentro de su monopolio (venta inmobiliaria, donación, testamento, contrato de matrimonio), y la firma electrónica avanzada (AES) para actos bajo firma privada del despacho (convenciones de honorarios, poderes, acuerdos entre clientes). Esta página explica la distinción y precisa qué cubre Certyneo — los actos bajo firma privada — y qué no cubre — el acto auténtico, que sigue regulado por un dispositivo dedicado a la profesión.
- Marco legal
- Art. 1369 C. civ. · Decreto 2005-973
- Nivel de firma
- AES eIDAS recomendada
- Archivo legal
- 10 años incluidos
Acto auténtico electrónico y firma avanzada: dos regímenes distintos
El ACTO AUTÉNTICO ELECTRÓNICO (AAE) está definido por el artículo 1369 del Código Civil y el Decreto n.º 2005-973 de 10 de agosto de 2005: concierne actos dentro del monopolio notarial (venta inmobiliaria, donación, testamento auténtico, contrato de matrimonio) y requiere una firma electrónica cualificada del notario a través de un dispositivo seguro específico de la profesión (tarjeta REAL, plataforma Telact o equivalente), fuera del alcance de Certyneo. La FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA (AES), definida por el Reglamento eIDAS, se aplica a actos BAJO FIRMA PRIVADA que el despacho notarial firma en el marco de su misión — convención de honorarios, carta de encargo, poder de gestión sucesoria, acuerdo transaccional entre herederos, compromiso de confidencialidad. Estos actos no caen bajo el artículo 1369 y son válidamente firmados en AES, con un nivel de prueba reconocido por el artículo 1367 del Código Civil. Confundir los dos regímenes es un error frecuente: la naturaleza del acto (auténtico o bajo firma privada), y no la calidad del firmante, determina el nivel de firma requerido.
¿Por qué firmar electrónicamente?
Seguridad jurídica sobre el régimen correcto
Cada acto bajo firma privada del despacho se firma con un nivel eIDAS claramente identificado (AES), distinto del dispositivo cualificado reservado al acto auténtico — sin ambigüedad sobre el valor probatorio aplicable.
Sin riesgo de confusión con el AAE
Certyneo no cubre y no pretende cubrir el acto auténtico electrónico; el despacho conserva su dispositivo dedicado (tarjeta REAL, Telact) para estos actos, y utiliza Certyneo para el resto de su relación cliente.
Una única herramienta para todos los actos bajo firma privada
Convenciones de honorarios, poderes de gestión sucesoria, acuerdos entre herederos, cartas de encargo: todos firmados en AES en la misma plataforma, independientemente del número de clientes implicados.
Auditoría conforme al art. 1367 Código Civil
Cada acto bajo firma privada se entrega con un PDF de prueba (identidad verificada por OTP SMS, fecha y hora, hash SHA-256) que demuestra su fiabilidad en caso de impugnación.
Procedimiento en 4 pasos
De la preparación al archivo legal, en menos de 5 minutos.
1. Identificar la naturaleza del acto
Verifique si el acto cae dentro del monopolio notarial (auténtico) o de la misión de asesoría del despacho (bajo firma privada). Solo el segundo está cubierto por Certyneo.
2. Preparar el acto bajo firma privada
Cargue el borrador (convención de honorarios, poder, carta de encargo, acuerdo transaccional) y verifique las menciones obligatorias del estatuto de los notarios.
3. Firmar en AES
Añada el notario y el/los cliente(s); cada uno firma con verificación de identidad por OTP SMS, conforme al artículo 26 del Reglamento eIDAS.
4. Archivar con la calificación correcta
El acta se archiva como acta bajo firma privada, con su auditoría — distinta del registro de actas auténticas mantenido por el notariado.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es la diferencia entre acta auténtica electrónica y firma avanzada?
- El acta auténtica electrónica (AAE, art. 1369 Código civil) se refiere a los actas del monopolio notarial y requiere una firma calificada a través de un dispositivo dedicado a la profesión. La firma avanzada (AES) se aplica a los actas bajo firma privada del notariado y es suficiente para su validez y su fuerza probatoria (art. 1367 Código civil).
- ¿Permite Certyneo firmar un acta auténtica (venta, donación, testamento)?
- No. Estos actas están sujetos al artículo 1369 del Código civil y al decreto n° 2005-973, que imponen un dispositivo calificado propio de la profesión notarial (tarjeta REAL, plataforma Telact). Certyneo cubre únicamente los actas bajo firma privada del notariado.
- ¿Puede un notario utilizar Certyneo para una parte de su actividad?
- Sí — para todos los actas bajo firma privada relacionados con su misión: convenios de honorarios, cartas de encargo, mandatos de gestión sucesoria, acuerdos entre clientes. El acta auténtica sigue siendo procesado a través del dispositivo dedicado del notariado.
- ¿Cómo saber si un acta debe ser auténtica o puede permanecer bajo firma privada?
- La ley y la práctica notarial determinan la naturaleza de cada acta: la venta inmobiliaria, la donación y el testamento son auténticos por naturaleza; un convenio de honorarios o un acuerdo entre clientes sigue siendo, salvo excepción, un acta bajo firma privada.
- ¿Tiene la firma avanzada (AES) el mismo valor que una firma calificada?
- No — la firma calificada se beneficia de una presunción de confiabilidad (art. 1367 Código civil), reservada a los dispositivos certificados como los utilizados para el acta auténtica. La firma avanzada es admisible en justicia pero su confiabilidad se demuestra por la auditoría, sin presunción automática.
- ¿Qué cubre el decreto n° 2005-973 sobre el acta auténtica electrónica?
- Establece las condiciones en las cuales un acta notarial puede ser redactada en soporte electrónico: firma electrónica calificada del notario, conservación por un oficial público o ministerial, y transmisión al fichero central de disposiciones de últimas voluntades para los testamentos.
- ¿Se pueden mezclar actas auténticas y actas bajo firma privada en el mismo expediente de cliente?
- Sí, en la práctica un mismo expediente (una sucesión, por ejemplo) puede incluir un acta auténtica procesada a través del dispositivo dedicado del notariado y varios actas bajo firma privada (convenio de honorarios, acuerdo transaccional entre herederos) firmados a través de Certyneo.
- ¿Dónde encontrar el marco legal aplicable a los actas bajo firma privada notariales?
- La ordenanza n° 45-2590 del 2 de noviembre de 1945 fija el estatuto de los notarios, el artículo 1367 del Código civil reconoce la fuerza probatoria de la firma electrónica, y el reglamento eIDAS (UE) n° 910/2014 define los niveles de firma electrónica aplicables en la Unión Europea.
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