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Certyneo
Archivo 10 años · valor probatorio · eIDAS AES

Archivo y seguimiento de vencimientos notariales electrónicos

Conserve las actas bajo firma privada de su despacho con valor probatorio durante toda la duración legal, y siga los vencimientos que se le adjuntan — plazo de retractación, renovación de mandato, vencimiento de contrato. Cada acta archivada sigue siendo consultable con su pista de auditoría completa (identidad de los firmantes, marca de tiempo, hash del documento), sin reconstruir el historial manualmente en el momento de una inspección o un litigio.

Marco legal
Archivo legal · valor probatorio
Nivel de firma
AES eIDAS recomendada
Archivo legal
10 años incluidos

¿Por qué el archivo con valor probatorio es importante para un despacho notarial?

Las actas bajo firma privada de un despacho notarial — convenios de honorarios, mandatos de gestión sucesoria, acuerdos entre clientes — deben conservarse durante el plazo de prescripción aplicable (10 años por regla general para actas civiles y comerciales), y seguir siendo oponibles en caso de inspección del Consejo Superior del Notariado o litigio con un cliente. Un archivo con valor probatorio no se limita a almacenar el PDF firmado: también conserva la pista de auditoría completa — identidad verificada del firmante, marca de tiempo, huella del documento — que demuestra la fiabilidad del acta el día en que sea cuestionada. Algunos actas llevan además un vencimiento propio (plazo de retractación de un mandato, duración de un compromiso de confidencialidad, renovación de un convenio) que hay que poder seguir sin revisar manualmente cada expediente.

¿Por qué firmar electrónicamente?

Archivo 10 años incluido

Cada acta bajo firma privada se conserva con su pista de auditoría durante 10 años (plazo de prescripción de derecho común), sin gestión adicional, con posibilidad de extensión para expedientes patrimoniales a conservar más tiempo.

Pista de auditoría completa y exportable

Identidad del firmante verificada por OTP SMS, marca de tiempo RFC 3161, huella SHA-256 del documento. El PDF de prueba se exporta con un clic para inspección del Consejo Superior del Notariado o litigio.

Seguimiento de vencimientos por acta

Plazo de retractación, renovación de mandato, vencimiento de contrato: cada acta conserva la información necesaria para encontrar sus vencimientos sin reanudar el expediente desde el principio.

Secreto profesional preservado en el archivo

Cifrado TLS 1.3 en tránsito, AES-256 en reposo, aislamiento estricto de datos por despacho, alojamiento 100 % UE (IONOS), sin subcontratación fuera UE — incluso para actas archivadas a largo plazo.

Procedimiento en 4 pasos

De la preparación al archivo legal, en menos de 5 minutos.

  1. 1. Firmar el acta bajo firma privada

    El acta se firma en firma avanzada (AES) con verificación de identidad por OTP SMS de cada cliente.

  2. 2. Archivo automático con valor probatorio

    El acta finalizada y su auditoría completa se archivan automáticamente, sin manipulación adicional del despacho.

  3. 3. Seguir los plazos asociados

    Encuentre en todo momento los plazos propios del acta (plazo de desistimiento, renovación, duración del compromiso) directamente desde su expediente.

  4. 4. Exportar en caso de control o litigio

    El PDF de prueba y la auditoría completa se exportan en un clic, para un colega sucesor, el Consejo Superior del Notariado o cualquier jurisdicción.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe conservar un notario sus actas bajo firma privada?
10 años mínimo, plazo de prescripción de derecho común aplicable a los actos civiles y comerciales. Para los actos relacionados con un expediente sucesorio o patrimonial, se recomienda una conservación más larga. Certyneo archiva 10 años incluidos, con extensión disponible.
¿Qué es un archivo con valor probatorio?
Es la conservación del documento firmado acompañado de su auditoría completa — identidad verificada del firmante, fecha y hora, huella del documento — que permite demostrar la fiabilidad del acta en caso de impugnación, y no solo almacenarlo.
¿Cómo seguir el plazo de desistimiento de un mandato notarial?
El plazo de desistimiento aplicable a ciertos mandatos se mantiene asociado al acta archivada, consultable desde su expediente sin necesidad de repasar el histórico de intercambios con el cliente.
¿Qué ocurre si un acta archivada es impugnada por un cliente?
El PDF de prueba y la auditoría completa (identidad verificada por OTP SMS, fecha y hora RFC 3161, hash SHA-256) se exportan en un clic, oponibles ante todas las jurisdicciones civiles y comerciales y ante el Consejo Superior del Notariado en caso de litigio disciplinario.
¿Respeta el archivo electrónico el secreto profesional notarial?
Sí — cifrado TLS 1.3 en tránsito, AES-256 en reposo, aislamiento estricto de datos por despacho, alojamiento 100 % UE (IONOS) sin subcontratación fuera de la UE, DPA conforme RGPD integrando las cláusulas específicas del secreto profesional notarial.
¿Se puede exportar un acta archivada para un colega sucesor?
Sí, cada acta y su auditoría permanecen exportables en todo momento desde su expediente, para transmisión a un colega en caso de traspaso de despacho o cesión de cartera de clientes.
¿El seguimiento de plazos también funciona para actos multi-firmantes?
Sí — para un acto que implique varios herederos o copropietarios indivisos, el plazo permanece adjunto al acto en sí, independientemente del número de firmantes.
¿El archivo con valor probatorio también concierne al acto auténtico electrónico?
No — el acto auténtico electrónico (art. 1369 Código Civil, decreto 2005-973) se conserva según un dispositivo propio de la profesión notarial, fuera del perímetro de Certyneo. Este archivo concierne los actos bajo firma privada del despacho.

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