Gestión de expedientes notariales en línea: firma y seguimiento electrónico
Centralice la firma y el seguimiento de actas bajo firma privada de cada expediente cliente de su estudio — sucesión, venta, gestión de alquileres, condominio — en un único espacio. Cada expediente agrupa sus firmantes, sus actas firmadas, su registro de auditoría y sus vencimientos, en lugar de estar disperso entre bandejas de correo y archivadores en papel. Conforme al estatuto de notarios (ordenanza n.º 45-2590) y al reglamento eIDAS — firma avanzada recomendada, historial conservado por expediente.
- Marco legal
- Estatuto notarios · seguimiento de expediente
- Nivel de firma
- AES eIDAS recomendada
- Archivo legal
- 10 años incluidos
¿Por qué centralizar el seguimiento de sus expedientes clientes?
Un despacho notarial gestiona permanentemente varias docenas de expedientes en paralelo — sucesiones, ventas, comunidades de bienes, mandatos de gestión — cada uno implicando varios actos bajo firma privada y varios firmantes (herederos, comuneros, mandantes). Sin una herramienta dedicada, el seguimiento se basa en intercambios de correos electrónicos dispersos y carpetas de papel, con un riesgo real de perder la pista de un acto pendiente de firma o de un plazo próximo. Centralizar la firma electrónica por expediente permite encontrar de un clic el conjunto de actos firmados, su registro de auditoría e identidad de cada firmante, y seguir el avance de cada asunto sin reconstruir el historial manualmente.
¿Por qué firmar electrónicamente?
Un espacio por expediente cliente
Cada asunto (sucesión, venta, comunidad de bienes, mandato de gestión) agrupa sus actos bajo firma privada, sus firmantes y su registro de auditoría en el mismo lugar, en lugar de estar disperso entre buzones de correo y carpetas.
Seguimiento del avance de un vistazo
Estado de cada acto visible inmediatamente: pendiente de firma, firmado, reenviado. Se acabaron los correos electrónicos de seguimiento manuales para saber en qué punto está un heredero o un comunero.
Múltiples firmantes por expediente
Sucesión, comunidad de bienes, partición: cada co-cliente recibe su enlace personal con OTP SMS. Firma secuencial o paralela según el expediente, sin reintroducción de datos entre cada acto.
Historial y registro de auditoría conservados por asunto
Cada acto del expediente se archiva con su PDF de prueba (identidad verificada por OTP SMS, marca de tiempo, hash SHA-256). Exportable de un clic para un colega sucesor o en caso de litigio.
Procedimiento en 4 pasos
De la preparación al archivo legal, en menos de 5 minutos.
1. Crear el expediente cliente
Nombre el expediente (nombre del cliente, tipo de asunto) y prepare el primer acto bajo firma privada a firmar (convenio de honorarios, mandato, acuerdo entre clientes).
2. Añadir los firmantes del expediente
Notario + cliente(s) implicado(s) en el asunto. Para una sucesión o una comunidad de bienes, añada todos los co-clientes; cada uno recibe su enlace personal seguro.
3. Seguir el avance de los actos
Cada acto del expediente muestra su estado (pendiente, firmado, reenviado). Encuentre de un clic el historial completo del asunto, sin reconstruir los intercambios por correo electrónico.
4. Archivar y exportar el expediente
Los actos firmados y su registro de auditoría permanecen vinculados al expediente durante todo el período de archivo legal. Export posible para transmisión a un colega sucesor.
Preguntas frecuentes
- ¿Se pueden agrupar varios actos en un mismo expediente cliente?
- Sí. Cada expediente (sucesión, venta, comunidad de bienes, mandato de gestión) centraliza todos sus actos bajo firma privada, sus firmantes y su registro de auditoría en el mismo lugar, en lugar de tratar cada acto de forma aislada.
- ¿Cómo seguir el avance de un expediente con varios herederos?
- El estado de firma de cada heredero o copropietario es visible de un vistazo (pendiente, firmado, reenviado). Cada uno recibe un enlace seguro personal con OTP SMS en su propio número.
- ¿El seguimiento de expedientes sustituye a un software de gestión notarial?
- No — Certyneo centraliza la firma electrónica y el seguimiento de actos bajo firma privada del despacho; no sustituye un software de gestión notarial completo ni la redacción de actos auténticos, que permanecen fuera de su ámbito.
- ¿Se puede reenviar una notificación a un firmante que aún no ha firmado su acto?
- Sí, se puede enviar un reenvío directamente desde el expediente, sin recuperar el historial de intercambios por correo electrónico.
- ¿Se conserva el historial de un expediente después de la firma de todos los actos?
- Sí, cada acto permanece vinculado a su expediente con su pista de auditoría (identidad verificada por OTP SMS, marca de tiempo, hash SHA-256) durante toda la duración del archivo legal, consultable en cualquier momento.
- ¿Cómo transmitir un expediente a un colega sucesor?
- Los actos firmados y su pista de auditoría son exportables desde el expediente, para transmisión a un colega en caso de sucesión del despacho o cesión de cartera.
- ¿Qué nivel de firma para los actos de un expediente notarial?
- Firma avanzada (AES) recomendada para actos bajo firma privada del despacho — admisible en justicia (art. 1367 Código Civil), con un expediente de prueba asociado a cada acto.
- ¿Cuánto cuesta el seguimiento de expedientes para un despacho notarial?
- Un plan gratuito permanente permite probar en varios expedientes con una cuota mensual de sobres. Los planes de pago se adaptan al volumen de expedientes procesados por el despacho.
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Centralizar el seguimiento de sus expedientes de clientes
Plan gratuito permanente (5 sobres durante 14 días, después 2/mes), sin tarjeta bancaria. Conforme al estatus de notarios y eIDAS. Historial y pista de auditoría conservados por expediente.