Firma electrónica de una orden de compra.

¿Por qué digitalizar las órdenes de compra?

¿Por qué digitalizar las órdenes de compra?

Las órdenes de compra (PO) están en el centro de los flujos de compra B2B. Hacer que firmen electrónicamente acorta el ciclo comercial, evita disputas de entrega/facturación y rastrea el compromiso del comprador.

Nivel recomendadoLafirma simple (SES)

es suficiente para la mayoría de órdenes de compra. Rápido, sin fricciones, materializa el compromiso del comprador.Para BC de alto valor (> 50.000 €) o en sectores regulados (defensa, salud), prefieraAES ⬥⬥⬥.

Procedimiento típico

1. El vendedor genera el BC desde el ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)
2. Exportar a PDF y enviar al comprador a través de la plataforma de firma
3. El comprador firma con unos pocos clics
4. El comprador firma con unos pocos clics

El BC firmado alimenta automáticamente el núcleo del ERP (pedido, facturación)

Integraciones de ERP

• Los principales ERP interactúan con plataformas de firma a través de API:SAP ⬥⬥⬥: conector nativo a través de PI/PO o SAP Ariba
• Sage ⬥⬥⬥: API y conectores de ZapierOracle ⬥⬥⬥: API REST
• Cegid ⬥⬥⬥: complementos dedicadosUna vez integrado, el vendedor no tiene que hacer nada manualmente: la orden de compra se inicia automáticamente al firmar cuando se acepta una cotización.
• Beneficios mediblestiempo de firma dividido entre 5 y 10

0 BC perdidos (todo archivado)

0 BC perdidos (todo archivado)

• facturación activada más rápidamente (efectivo positivo para el emisor)
• menos disputas comerciales
• Errores frecuentes
• Enviar una orden de compra sin CGV adjunto

Mencionar precios incorrectos (cualquier corrección = reedición)

• Olvidar incluir las condiciones de entrega
• Usar AES para órdenes de compra internas (sobredimensionadas)
• Caso de uso: B2B industrial
• Un fabricante de equipos industriales procesa 400 BC/mes. Viaje digital:

Generación de BC desde SAP

envío de SES al cliente comprador

• envío de SES al cliente comprador
• seguimiento automático en D+3
• firma promedio en D+1.5
• suministro automático de pedidos SAP
• Tiempo administrativo ahorrado: 1.5 FTE redistribuido al comercial.

Cómo te ayuda Certyneo

Certyneo se integra con los principales ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid) vía API. Los BC se firman automáticamente cuando se acepta una cotización. Plantillas para T&C, recordatorios automáticos, panel por vendedor.

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Preguntas frecuentes

¿Una orden de compra firmada es vinculante para el comprador?

Sí, como documento contractual de inicio de pedido.

¿Podemos cancelar una orden de compra firmada?

¿Podemos cancelar una orden de compra firmada?

Según los T&C: generalmente es posible antes del envío, más difícil después.

¿El SES es suficiente para un BC de 100.000 €?

Técnicamente sí, pero es preferible AES como prueba.

¿Cuánto tiempo conservar un chaleco?

10 años (parte comercial).

¿Podemos asociar un pedido a una entrega desmaterializada?

Sí, mediante integración EDI o ERP.

Conclusión

Tener las órdenes de compra firmadas electrónicamente agiliza tus flujos de compra y asegura tu facturación. La integración de ERP hace que el proceso sea casi invisible.

Pruebe Certyneo para enviar, firmar y rastrear sus documentos en línea de manera simple, rápida y segura.