Firmar una orden de compra en línea, en menos de 2 minutos
Orden de compra (OC) emitida por un comprador, firmada electrónicamente con marca de tiempo RFC 3161. La fecha de firma certifica el compromiso de compra; el número de la OC se traslada después a la factura (artículo L441-9 del Código de comercio) y la OC se conserva 10 años como documento justificativo (artículo L123-22). Conforme al artículo 1366 del Código civil y al reglamento eIDAS — firma avanzada recomendada, envío en masa para volúmenes de proveedores, archivo 10 años inclusive.
- Marco legal
- Artículo L441-9 Código de Comercio
- Nivel de firma
- AES eIDAS recomendada
- Archivo legal
- 10 años incluidos
¿Qué es una orden de compra firmada electrónicamente?
La orden de compra (OC) es el documento mediante el cual un comprador confirma una compra a un proveedor: referencia de producto o servicio, cantidades, precio unitario, condiciones de entrega y pago. El artículo L441-9 del Código de Comercio obliga a indicar en la factura el número de la orden de compra emitida por el comprador, y el artículo L123-22 obliga a los comerciantes a conservar durante 10 años sus documentos justificativos, entre ellos las OC. La firma electrónica avanzada (AES) marca con fecha la emisión de la OC con un nivel de prueba oponible ante el tribunal mercantil. El artículo 1366 del Código Civil otorga al escrito electrónico la misma fuerza probatoria que el escrito en papel — Certyneo garantiza la identificación del firmante (OTP de doble canal) y la integridad del documento (huella SHA-256 integrada en el PDF).
¿Por qué firmar la orden de compra electrónicamente?
Marca de tiempo RFC 3161
La marca de tiempo RFC 3161 certifica la fecha de emisión del BDC — punto de partida de los plazos de entrega y facturación (artículo L441-9 del Código de comercio). Bloquea toda impugnación sobre la fecha de compromiso o sobre la versión pedida. Admisible ante el tribunal de comercio en caso de litigio con proveedores.
Multi-firmantes comprador + validador
Para las OC que suponen un monto elevado, agregue un validador (dirección de compras, dirección financiera) como co-firmante. Cada aprobación recibe su enlace seguro con OTP SMS — el registro de auditoría rastrea la cadena de aprobación requerida por su procedimiento interno.
Conservación de 10 años automática
El artículo L123-22 del Código de Comercio obliga a la conservación de OC durante 10 años. Certyneo archiva automáticamente la OC firmada y su registro de auditoría eIDAS durante toda esta duración, accesibles de un clic desde su panel de control para inspecciones fiscales o controles de Urssaf.
Registro de auditoría eIDAS oponible
Cada BDC firmado se entrega con un PDF de prueba : identidad del firmante (correo electrónico + teléfono OTP), marca de tiempo RFC 3161, huella SHA-256, IP y geolocalización aproximada. Oponible al tribunal de comercio en caso de impugnación del pedido, el precio o la fecha de compromiso.
Firmar una orden de compra en 4 pasos
De la emisión de la OC al archivo con valor probatorio, en menos de 5 minutos.
1. Cargar la OC
Cargue su PDF (OC de Sage, EBP, Cegid, Pennylane, o plantilla Certyneo) o comience con un modelo. Menciones obligatorias: referencia del comprador, designación de producto/servicio, cantidad, precio sin IVA, condiciones de pago, condiciones de entrega, lugar de ejecución.
2. Agregar el firmante y los validadores
Ingrese el nombre y correo electrónico del firmante comprador. Para las OC que suponen un monto elevado, agregue un validador (dirección de compras, dirección financiera) como co-firmante. Cada parte recibe un enlace seguro personalizado.
3. Elegir el nivel eIDAS
Firma avanzada (AES) recomendada para BDC B2B : verificación de identidad por OTP SMS, certificado único por firmante, marca de tiempo RFC 3161. Conforme al artículo 26 del Reglamento eIDAS. La firma simple (SES) sigue siendo posible para BDC de cantidad muy pequeña.
4. Firmar y archivar
El comprador (y posibles validadores) firma desde su teléfono u ordenador. La OC validada + el PDF de prueba se archivan 10 años automáticamente, accesibles en cualquier momento desde su panel de control para inspecciones fiscales o conflictos con proveedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Compromete el comprador una orden de compra firmada electrónicamente?
- Sí. La OC es una oferta de compra firme desde el momento en que se firma. El artículo 1101 del Código Civil la califica como un acuerdo de voluntades que genera obligaciones. La firma electrónica avanzada Certyneo identifica formalmente al firmante (código OTP por SMS) y garantiza la integridad de la OC tal como fue emitida (huella SHA-256 integrada en el PDF). Admisible ante el tribunal mercantil en caso de disputa por parte del proveedor.
- ¿Qué nivel de firma elegir: SES, AES o QES?
- Para un BDC B2B que compromete la responsabilidad comercial de la empresa, la firma avanzada (AES) es el estándar profesional — verificación de identidad por OTP SMS, certificado único por firmante, marca de tiempo RFC 3161. El SES (firma simple) sigue siendo posible para BDC de cantidad muy pequeña. La QES rara vez es necesaria para pedidos comerciales corrientes.
- ¿Cómo gestionar una OC con multi-validación (dirección de compras + dirección financiera)?
- Certyneo gestiona de forma nativa las firmas secuenciales o paralelas. Configuras el orden (por ejemplo: comprador primero, luego director de compras, luego director financiero por encima de 50 k€), cada validador recibe su enlace en el momento correcto, y un audit trail único rastrea todas las firmas con sus respectivos sellos de tiempo.
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar un BDC?
- 10 años a partir del cierre del ejercicio contable, conforme al artículo L123-22 del Código de comercio. Certyneo conserva el BDC firmado y su audit trail eIDAS durante todo ese período, gratuitamente, con acceso inmediato desde tu panel de control para responder a una inspección fiscal, una inspección Urssaf o una auditoría de gran cuenta anunciante.
- ¿Satisface el BDC electrónico la obligación de documento escrito para la facturación?
- Sí. El artículo 1366 del Código civil otorga al documento electrónico la misma fuerza probatoria que al documento en papel. La firma avanzada (AES) de Certyneo satisface el requisito de identificación del firmante establecido por el artículo 1367. Para facturación, el BDC firmado electrónicamente constituye un documento justificativo admisible, cuyo número debe figurar en la factura (artículo L441-9 del Código de comercio).
- ¿Se puede vincular el BDC a la factura emitida posteriormente?
- Sí — la huella SHA-256 del BDC firmado puede referenciarse en la factura emitida posteriormente (número de BDC + fecha de emisión con sello de tiempo). Esta trazabilidad facilita las conciliaciones de proveedores y los controles fiscales, especialmente en caso de controversia sobre el precio o la cantidad entregada.
- ¿Se integra Certyneo con mi ERP o herramienta de gestión?
- Sí, mediante conectores nativos de Zapier, Make y nuestros webhooks. Puedes desencadenar automáticamente la creación de una envoltura Certyneo al validar un BDC en Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP, o cualquier otro ERP. Nuestra API REST está documentada en certyneo.com/developers para integraciones personalizadas.
- ¿Es el BDC firmado electrónicamente oponible ante el tribunal mercantil?
- Sí — la jurisprudencia francesa reconoce la firma electrónica conforme eIDAS. La firma avanzada (AES) es admisible como prueba (art. 1366 y 1367 del Código Civil); al estar la presunción de fiabilidad reservada a la firma cualificada, su fiabilidad se demuestra presentando la pista de auditoría eIDAS en justicia (PDF de prueba entregado automáticamente por Certyneo). Reconocido por los tribunales mercantiles franceses para litigios con proveedores.
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