Kündigung digital unterschreiben: Schriftform, elektronische Form und was §623 BGB wirklich bedeutet

Wer eine Kündigung digital unterschreiben möchte, stößt schnell auf ein zentrales Hindernis des deutschen Arbeitsrechts: Für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen schreibt der Gesetzgeber die gesetzliche Schriftform vor. Das bedeutet konkret, dass eine einfache elektronische Signatur – etwa eine eingescannte Unterschrift oder ein Klick auf „Ich stimme zu" – nicht ausreicht, um eine wirksame Kündigung auszulösen. Gleichzeitig gibt es zahlreiche andere Vertragstypen und Erklärungen, bei denen eine digitale Unterschrift problemlos rechtsgültig ist. Dieser Artikel erklärt, wo die Grenze genau verläuft, welche Signaturform für welche Kündigung zulässig ist und wie Sie im Alltag sicher vorgehen.

Schriftform, Textform und elektronische Form – die drei Formebenen im deutschen Recht

Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt mehrere Formstufen, die für ganz unterschiedliche Rechtswirkungen sorgen. Wer versteht, wie diese Stufen aufgebaut sind, kann sofort einschätzen, ob eine Kündigung digital unterschreiben rechtlich möglich ist.

Gesetzliche Schriftform nach §126 BGB

Die gesetzliche Schriftform verlangt ein eigenhändig unterzeichnetes Dokument auf Papier. Alternativ lässt §126 Abs. 3 BGB die elektronische Form nach §126a BGB zu – aber nur dann, wenn das Gesetz die Schriftform nicht ausdrücklich ausschließt. Genau hier liegt das Problem bei Arbeitskündigungen.

Elektronische Form nach §126a BGB

Die elektronische Form ersetzt die Schriftform, wenn beide Parteien einverstanden sind und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen wird. Die QES ist die höchste Signaturstufe nach der eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 und erfordert eine Identitätsverifizierung durch einen zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter. In Deutschland wird das durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) konkretisiert. Eine QES ist rechtlich einer eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichgestellt – sofern das Gesetz die elektronische Form nicht explizit ausschließt.

Textform nach §126b BGB

Für die Textform reicht eine lesbare Erklärung, die die Person des Erklärenden erkennen lässt – zum Beispiel eine E-Mail oder eine PDF-Nachricht. Die Textform ist die niedrigste Stufe und genügt für viele alltägliche Erklärungen, jedoch nicht für Verträge oder Erklärungen, bei denen das Gesetz Schriftform vorschreibt.

§623 BGB: Warum die Kündigung des Arbeitsverhältnisses ein Sonderfall ist

§623 BGB regelt die Beendigung von Arbeitsverhältnissen und ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, eine Kündigung digital unterschreiben zu wollen. Die Norm ordnet für Kündigungen und Aufhebungsverträge ausdrücklich die Schriftform an – und schließt dabei die elektronische Form explizit aus.

Das hat eine weitreichende Konsequenz: Selbst eine qualifizierte elektronische Signatur, die in allen anderen Bereichen die Schriftform vollständig ersetzt, reicht für eine arbeitsrechtliche Kündigung nach §623 BGB nicht aus. Die Kündigung muss zwingend auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein.

Was bedeutet das für digitale Arbeitskündigungen?

Wer seinem Arbeitgeber oder einem Mitarbeiter eine Kündigung per E-Mail schickt – auch wenn diese mit einer QES versehen ist –, riskiert, dass die Kündigung wegen Formmangels unwirksam ist. Gleiches gilt für Aufhebungsverträge, Befristungsabreden und andere Vereinbarungen, die §623 BGB erfasst. In der Praxis bedeutet das: das Original auf Papier, eigenhändige Unterschrift, physische Übergabe oder Einschreiben.

Ausnahme: Betriebsbedingte Änderungskündigungen und verwandte Erklärungen

Der Ausschluss der elektronischen Form gilt spezifisch für die in §623 BGB genannten Erklärungen. Andere Erklärungen im Arbeitsverhältnis – Urlaubsanträge, Gehaltsbestätigungen, Arbeitsanweisungen – unterliegen diesem Verbot nicht. Für sie kann eine elektronische Signatur je nach vereinbarter oder gesetzlicher Formvorgabe durchaus ausreichend sein.

Welche Kündigungen können Sie digital unterschreiben?

Nicht jede Kündigung fällt unter §623 BGB. Es gibt eine Reihe von Vertragsverhältnissen, bei denen die digitale Unterschrift rechtssicher möglich ist.

Kündigung von Verbraucherverträgen

Wer ein Streaming-Abonnement, einen Mobilfunkvertrag oder eine Vereinsmitgliedschaft kündigt, bewegt sich meist im Bereich der Textform oder der vertraglich vereinbarten Form. Hier reicht in aller Regel eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur. Viele Anbieter stellen sogar eigene Online-Kündigungsformulare bereit, bei denen keine Signatur im technischen Sinne erforderlich ist. Für Mietverträge gelten besondere Regeln – mehr dazu erfahren Sie im Artikel über das Mietvertrag digital unterschreiben.

Kündigung von Dienstleistungs- und Werkverträgen

Bei Dienstleistungsverträgen zwischen Unternehmen (B2B) gilt häufig §127 BGB: Die Parteien können die Form vertraglich festlegen. Haben sie Schriftform vereinbart, genügt nach §127 Abs. 3 BGB grundsätzlich auch eine elektronische Form, sofern der Vertrag das nicht ausschließt. Hier lohnt sich ein Blick in die Vertragsbedingungen, bevor man die Kündigung digital unterschreibt.

Kündigung des Arbeitsverhältnisses – Wiederholung der Kernaussage

Wie oben erläutert, ist die digitale Kündigung des Arbeitsverhältnisses nach §623 BGB nicht zulässig. Diese Ausnahme betrifft ausdrücklich das Arbeitsverhältnis und ist im deutschen Recht eindeutig geregelt. Wer dennoch eine digitale Lösung sucht, sollte prüfen, ob der konkrete Vertrag tatsächlich unter §623 BGB fällt oder ob eine andere Norm einschlägig ist.

So wählen Sie die richtige Signaturform für Ihre Kündigung

Wenn eine Kündigung digital unterschreiben grundsätzlich zulässig ist, stellt sich die Frage nach der richtigen Signaturstufe.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die EES ist die niedrigste Stufe: ein eingescanntes Bild der Unterschrift, ein Klick auf „Annehmen" oder eine Namenseingabe in einem Formular. Sie ist für formfreie Erklärungen geeignet, hat aber kaum Beweiskraft im Streitfall. Für Kündigungen mit Formvorgabe ist sie nicht zu empfehlen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die FES ist eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen, wird mit Daten erstellt, die unter seiner alleinigen Kontrolle stehen, und erkennt nachträgliche Veränderungen am Dokument. Sie eignet sich für viele B2B-Verträge und Verbraucherverträge, bei denen keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Mehr über den technischen Unterschied zwischen Signaturtypen lesen Sie im Artikel digitale Signatur oder elektronische Signatur.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES ist die einzige Signaturform, die der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichgestellt ist. Sie erfordert eine Identitätsprüfung (Video-Ident oder persönliches Erscheinen) und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS ausgestellt. Für alle Vertragstypen, bei denen gesetzliche Schriftform gefordert ist und die elektronische Form nicht ausgeschlossen wurde, ist die QES die einzig zulässige digitale Alternative. Zur Beweiskraft solcher Signaturen vor Gericht verweist §371a ZPO auf die entsprechenden Regeln für elektronische Dokumente.

Wenn Sie sich über datenschutzkonforme Anbieter für elektronische Signaturen informieren möchten, lohnt sich ein Blick in den Artikel Elektronische Signatur und DSGVO: So prüfen Sie Anbieter datenschutzkonform. Und wer wissen möchte, wie ein Arbeitsvertrag rechtssicher digital abgeschlossen werden kann, findet detaillierte Informationen im Artikel über das Arbeitsvertrag digital unterschreiben.

Rechtlicher Rahmen

Die nachfolgenden Rechtsgrundlagen sind für die Frage, ob und wie man eine Kündigung digital unterschreiben kann, unmittelbar relevant. Jede Quelle wird hier nur einmal erläutert; die praktischen Schlussfolgerungen finden sich im Hauptteil des Artikels.

§126 BGB – Gesetzliche Schriftform

§126 BGB definiert, was die gesetzliche Schriftform bedeutet: eigenhändige Namensunterschrift auf einer Urkunde. Absatz 3 öffnet grundsätzlich den Weg zur elektronischen Form nach §126a BGB, es sei denn, ein anderes Gesetz schließt diese Öffnung aus.

§126a BGB – Elektronische Form

§126a BGB legt fest, dass die elektronische Form die Schriftform ersetzt, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Diese Gleichstellung gilt jedoch nicht, wenn das Gesetz – wie in §623 BGB – die elektronische Form ausdrücklich ausschließt.

§126b BGB – Textform

§126b BGB beschreibt die Textform als lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, ohne eigenhändige Unterschrift. Sie ist für viele Alltagserklärungen ausreichend, ersetzt aber weder Schriftform noch elektronische Form.

§127 BGB – Vereinbarte Form

§127 BGB regelt, was gilt, wenn die Parteien selbst eine bestimmte Form im Vertrag vereinbart haben. Bei gewillkürter Schriftform reicht im Zweifel auch die elektronische Form, sofern der Vertrag nichts anderes bestimmt.

§623 BGB – Schriftform für Arbeitskündigungen

§623 BGB schreibt für die Kündigung von Arbeitsverhältnissen und Aufhebungsverträge zwingend die Schriftform vor und schließt dabei die elektronische Form ausdrücklich aus. Ein Verstoß gegen diese Formvorschrift führt zur Unwirksamkeit der Kündigung.

eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014

Die eIDAS-Verordnung schafft den europäischen Rahmen für elektronische Signaturen und definiert die drei Signaturstufen (EES, FES, QES). Sie gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und bildet die Grundlage dafür, dass eine QES rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt werden kann.

Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Das deutsche VDG setzt die eIDAS-Verordnung auf nationaler Ebene um und benennt die zuständige Aufsichtsbehörde sowie die Anforderungen an qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter in Deutschland. Nur von solchen Anbietern ausgestellte Signaturen erreichen den QES-Status.

§371a ZPO – Beweiskraft elektronischer Dokumente

§371a ZPO regelt, welchen Beweiswert ein mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehenes Dokument vor deutschen Gerichten hat. Es wird einem eigenhändig unterzeichneten Dokument in Bezug auf die Echtheitsvermutung grundsätzlich gleichgestellt.

Hinweis für Österreich und die Schweiz

In Österreich regelt das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) die elektronische Signatur auf Basis von eIDAS. In der Schweiz gilt das ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur). Beide Rechtsordnungen kennen vergleichbare Schriftformausschlüsse für bestimmte Vertragstypen; im Zweifel sollte stets die jeweils einschlägige nationale Norm geprüft werden.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1: Kündigung eines Mobilfunkvertrags durch eine Privatperson

Eine Privatperson möchte ihren Mobilfunkvertrag zum nächstmöglichen Termin kündigen. Der Anbieter stellt ein Online-Kündigungsformular bereit, das nach dem Ausfüllen per Klick bestätigt wird. Da für Mobilfunkverträge keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist und der Anbieter die Textform akzeptiert, ist die digitale Erklärung ohne eigenhändige Unterschrift wirksam. Die Privatperson erhält eine Bestätigungs-E-Mail als Nachweis und bewahrt diese als dauerhaften Beleg auf. Ein rechtliches Risiko besteht in diesem Szenario nicht.

Anwendungsfall 2: Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis – Fehler vermieden

Ein Unternehmen und ein langjähriger Mitarbeiter einigen sich einvernehmlich auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Personalverantwortliche schickt einen unterschriftsreifen Aufhebungsvertrag als PDF per E-Mail und bittet um eine Rücksendung mit elektronischer Signatur. Der Betriebsrat weist darauf hin, dass §623 BGB für Aufhebungsverträge die Schriftform vorschreibt und die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Der Vertrag wird daraufhin auf Papier ausgedruckt, von beiden Seiten eigenhändig unterzeichnet und jeweils ein Original ausgehändigt. Ein möglicher Formfehler – und damit die Unwirksamkeit des Aufhebungsvertrags – wird so rechtzeitig verhindert.

Anwendungsfall 3: Kündigung eines Softwarelizenzvertrags zwischen zwei Unternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen möchte einen mehrjährigen Softwarelizenzvertrag mit einem Dienstleister kündigen. Im Vertrag ist „Schriftform" vereinbart, ohne die elektronische Form ausdrücklich auszuschließen. Nach §127 Abs. 3 BGB genügt in diesem Fall die elektronische Form. Das Unternehmen unterzeichnet die Kündigung mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, die den Unterzeichner eindeutig identifizierbar macht. Der Dienstleister bestätigt den Eingang. Da der Vertrag keinen expliziten Ausschluss der elektronischen Form enthält, ist die Kündigung wirksam. Das Unternehmen spart Zeit und Portokosten, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Arbeitskündigung per E-Mail verschicken?

Nein. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses per E-Mail ist nach §623 BGB unwirksam, weil diese Norm die gesetzliche Schriftform vorschreibt und die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Das gilt auch dann, wenn die E-Mail eine eingescannte Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur enthält. Die Kündigung muss zwingend auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein.

Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur für eine Kündigung ausreichend?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die eigenhändige Unterschrift auf Papier immer dann, wenn das anwendbare Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt. Für Verbraucherverträge, Dienstleistungsverträge oder gewillkürte Schriftform nach §127 BGB kann die QES daher ausreichend sein. Bei Arbeitskündigungen und Aufhebungsverträgen nach §623 BGB reicht selbst die QES nicht aus.

Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform bei einer Kündigung?

Die Schriftform (§126 BGB) verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf einem körperlichen Dokument. Die Textform (§126b BGB) erfordert nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, also zum Beispiel eine E-Mail ohne Unterschrift. Viele Verbraucherverträge akzeptieren Textform für Kündigungen, während Arbeitskündigungen zwingend Schriftform benötigen. Die Verwechslung beider Stufen ist eine häufige Fehlerquelle.

Wie kann ich beweisen, dass meine digitale Kündigung eingegangen ist?

Bei Verträgen, für die eine digitale Kündigung zulässig ist, empfiehlt sich der Versand über Plattformen, die einen protokollierten Zeitstempel und eine Empfangsbestätigung erzeugen. Eine qualifizierte elektronische Signatur liefert zusätzlich einen Beweis über Identität und Zeitpunkt der Unterzeichnung. §371a ZPO sieht für QES-versehene Dokumente eine gesetzliche Echtheitsvermutung vor deutschen Gerichten vor. Bewahren Sie alle Bestätigungen und Protokolle sorgfältig auf.

Gilt das Verbot der elektronischen Form nach §623 BGB auch in Österreich und der Schweiz?

§623 BGB ist deutsches Recht und gilt ausschließlich in Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regelungen: Österreich richtet sich nach dem SVG und den einschlägigen arbeitsrechtlichen Normen des ABGB, die Schweiz nach dem OR und dem ZertES. Ob eine digitale Arbeitskündigung dort zulässig ist, hängt von den jeweiligen nationalen Formvorschriften ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.

Fazit

Die Antwort auf die Frage, ob man eine Kündigung digital unterschreiben kann, ist differenziert: Es kommt entscheidend auf den Vertragstyp an. Für Arbeitskündigungen und Aufhebungsverträge setzt §623 BGB eine klare Grenze – die eigenhändige Unterschrift auf Papier ist unersetzlich, und selbst eine qualifizierte elektronische Signatur genügt hier nicht. Bei vielen anderen Vertragsarten – von Mobilfunkverträgen über Softwarelizenzen bis hin zu zahlreichen B2B-Vereinbarungen – ist eine rechtssichere digitale Unterschrift dagegen gut möglich, wenn die richtige Signaturstufe gewählt wird.

Wer regelmäßig Verträge digital abschließt oder Kündigungen rechtssicher ausfertigen möchte, sollte auf eine zuverlässige Lösung für elektronische Signaturen setzen. Erstellen Sie noch heute ein kostenloses Konto bei Certyneo und prüfen Sie auf der Preisseite, welches Angebot zu Ihrem Bedarf passt.