Digitale Signatur oder elektronische Signatur: Unterschied, Wirkung und Rechtslage

Die Begriffe „digitale Signatur" und „elektronische Signatur" werden im Alltag häufig synonym verwendet – rechtlich und technisch bezeichnen sie jedoch unterschiedliche Dinge. Kurz gesagt: Jede digitale Signatur ist eine elektronische Signatur, aber nicht jede elektronische Signatur ist eine digitale Signatur. Die elektronische Signatur ist der rechtliche Oberbegriff, der durch die eIDAS-Verordnung in drei Stufen gegliedert wird. Die digitale Signatur hingegen beschreibt ein kryptografisches Verfahren, das als technische Grundlage bestimmter Signaturarten dient. Wer Verträge, Behördenschreiben oder interne Dokumente rechtssicher unterzeichnen möchte, sollte beide Konzepte kennen und gezielt einsetzen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff, der in der eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 verbindlich für alle EU-Mitgliedstaaten definiert wird. Sie umfasst alle Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.

Die drei Stufen der eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen, die sich in ihren Anforderungen und ihrer Beweiskraft erheblich unterscheiden:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Die niedrigste Stufe. Ein eingescanntes Handzeichen oder ein Name am Ende einer E-Mail genügen formal. Die Beweiskraft ist gering.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden können, dessen Identifizierung ermöglichen, mit den signierten Daten so verknüpft sein, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind, und mit Daten erstellt worden sein, die nur der Unterzeichner verwenden kann.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die höchste Stufe. Sie entspricht gemäß eIDAS der handschriftlichen Unterschrift und erfordert ein qualifiziertes Zertifikat sowie ein qualifiziertes elektronisches Signaturerstellungsgerät.

Einen ausführlichen Vergleich dieser drei Stufen finden Sie im Artikel über den Unterschied zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur.

Rechtswirkung im deutschen Recht

Das BGB unterscheidet mehrere Formvorschriften. Die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB erfordert grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift; § 126a BGB lässt die elektronische Form zu, wenn beide Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart haben – und setzt dabei die qualifizierte elektronische Signatur voraus. § 126b BGB regelt die Textform, die wesentlich niedrigschwelliger ist und keine Signatur im technischen Sinne erfordert. § 127 BGB erlaubt, dass Parteien auch die einfache oder fortgeschrittene Signatur vertraglich als ausreichend vereinbaren.

Was ist eine digitale Signatur?

Die digitale Signatur ist kein Rechtsbegriff, sondern ein technisches Verfahren. Sie basiert auf asymmetrischer Kryptografie: Der Unterzeichner besitzt ein Schlüsselpaar aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Der private Schlüssel erzeugt beim Unterzeichnen einen einzigartigen Hashwert des Dokuments. Jeder Empfänger kann mit dem öffentlichen Schlüssel prüfen, ob das Dokument seit der Unterzeichnung verändert wurde und ob der private Schlüssel tatsächlich dem angegebenen Zertifikatsinhaber gehört.

Warum die digitale Signatur die Grundlage der FES und QES ist

Ohne digitale Signatur – also ohne kryptografische Absicherung – lässt sich weder die Integrität eines Dokuments noch die Authentizität des Unterzeichners zuverlässig nachweisen. Aus diesem Grund ist jede fortgeschrittene und jede qualifizierte elektronische Signatur technisch als digitale Signatur aufgebaut. Die einfache elektronische Signatur hingegen kann ganz ohne kryptografische Grundlage auskommen.

Zertifikate und Vertrauensdiensteanbieter

Damit eine digitale Signatur rechtlich verwertbar ist, muss das verwendete Zertifikat von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt sein. In Deutschland werden solche Anbieter von der Bundesnetzagentur als zuständiger Aufsichtsbehörde überwacht und in der europäischen Vertrauensliste (Trusted List) geführt. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) setzt die entsprechenden Anforderungen der eIDAS-Verordnung in deutsches Recht um und legt fest, welche Pflichten Anbieter gegenüber Nutzern und Behörden haben.

Praktischer Vergleich: Wann welche Form sinnvoll ist

Die Wahl der richtigen Signaturform hängt von zwei Faktoren ab: dem rechtlichen Formerfordernis des jeweiligen Vorgangs und dem Risikoappetit der Beteiligten.

Einfache elektronische Signatur: schnell, aber beweisschwach

Für formfreie Vorgänge – etwa die Bestätigung einer Bestellung oder die Freigabe einer internen Präsentation – reicht die einfache Signatur in der Regel aus. Kommt es zum Streit, liegt die Beweislast beim Verwender, da die Signatur keine technische Authentizitätssicherung bietet. Die ZPO regelt in § 371a, dass private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten Signatur versehen sind, denselben Beweiswert wie Privaturkunden genießen; für einfach signierte Dokumente gilt das nicht ohne Weiteres.

Fortgeschrittene Signatur: ausgewogenes Verhältnis von Aufwand und Sicherheit

Für den Großteil der geschäftlichen Praxis – Dienstleistungsverträge, Angebote, Bestellungen – bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur ein ausgewogenes Verhältnis von Identifikationssicherheit und Handhabungskomfort. Sie lässt sich vollständig digital durchführen und erfordert keine physische Begegnung oder persönliche Identifizierung vor Ort.

Wie Sie ein Dokument Schritt für Schritt rechtssicher unterzeichnen, erklärt die Anleitung zur digitalen Unterschrift.

Qualifizierte Signatur: gesetzlich vorgeschriebene Fälle

Bestimmte Vorgänge verlangen gesetzlich die Schriftform oder die qualifizierte elektronische Signatur. Dazu können je nach Konstellation Bürgschaftserklärungen, bestimmte arbeitsrechtliche Dokumente oder Schriftformabreden gehören. Da sich die konkreten Formerfordernisse je nach Vertragstyp und Sachverhalt unterscheiden, empfiehlt sich im Zweifelsfall rechtliche Beratung. Auch beim Einreichen von Unterlagen bei Gerichten oder Behörden ist die qualifizierte Signatur häufig vorgeschrieben.

Abgrenzung: Digitale Unterschrift, digitale Signatur und elektronische Signatur

Im deutschen Sprachraum werden noch weitere Begriffe verwendet, die Verwirrung stiften können:

• Digitale Unterschrift: Umgangssprachlich für jede Art von Signatur auf digitalen Dokumenten – kein Rechtsbegriff.
• Elektronische Unterschrift: Bedeutungsgleich mit elektronischer Signatur; ebenfalls kein eigenständiger Rechtsbegriff, wird aber in der Praxis so verwendet.
• Digitale Signatur: Technisches Verfahren (kryptografisch); bildet die Grundlage für FES und QES.
• Elektronische Signatur: Rechtlicher Oberbegriff nach eIDAS; umfasst alle drei Stufen.

Was eine digitale Unterschrift im rechtlichen Sinne bedeutet und wann sie in Deutschland gilt, erläutert der Artikel Digitale Unterschrift: Bedeutung, Funktionsweise und rechtliche Gültigkeit.

Wenn Sie Dokumente im PDF-Format unterzeichnen möchten, finden Sie einen praxisorientierten Einstieg im Artikel über das digitale Unterschreiben von PDFs ohne Ausdrucken.

Besonderheiten in Österreich und der Schweiz

Das Thema ist nicht auf Deutschland beschränkt. In Österreich gilt das Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG), das die eIDAS-Verordnung in österreichisches Recht überführt. Die Stufenlogik (EES, FES, QES) ist identisch; die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR). In der Schweiz ist die eIDAS-Verordnung nicht unmittelbar anwendbar; stattdessen gilt das ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur), das eine eigene Stufenlogik kennt und für grenzüberschreitende Sachverhalte mit EU-Partnern besonderer Aufmerksamkeit bedarf. Schweizer Unternehmen, die mit EU-Vertragspartnern zusammenarbeiten, sollten prüfen, ob die gewählte Signaturlösung die eIDAS-Anforderungen der Gegenseite erfüllt.

Wer eine geeignete Lösung für elektronische Signaturen sucht, kann die verfügbaren Funktionen und Einsatzmöglichkeiten elektronischer Signatur erkunden.

Rechtlicher Rahmen

Die Rechtslage rund um digitale und elektronische Signaturen in Deutschland ergibt sich aus dem Zusammenspiel von europäischem und nationalem Recht. Die nachfolgenden Quellen bilden das verbindliche Fundament.

eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014

Die eIDAS-Verordnung ist seit 2016 unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten anwendbar. Sie definiert die drei Stufen der elektronischen Signatur, legt die Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter fest und bestimmt, dass qualifizierte elektronische Signaturen die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften haben. Mitgliedstaaten dürfen keine strengeren nationalen Formanforderungen auferlegen, die den Einsatz von Signaturen auf qualifiziertem Niveau verhindern würden.

Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Das VDG setzt die eIDAS-Vorgaben in deutsches Recht um und regelt insbesondere die Zulassung, Aufsicht und Haftung von Vertrauensdiensteanbietern in Deutschland. Es legt fest, welche Anforderungen an qualifizierte Signaturerstellungsgeräte und Zertifikate gestellt werden, und benennt die Bundesnetzagentur als zuständige Aufsichtsbehörde. Anbieter, die nicht in der europäischen Vertrauensliste geführt sind, können keine qualifizierten Signaturen im Sinne der eIDAS ausstellen.

BGB §§ 126, 126a, 126b, 127

§ 126 BGB begründet die gesetzliche Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. § 126a BGB erlaubt deren Ersetzung durch eine qualifizierte elektronische Signatur, sofern nichts anderes bestimmt ist. § 126b BGB definiert die Textform, für die keine Signatur im technischen Sinne erforderlich ist. § 127 BGB eröffnet den Parteien die Möglichkeit, vertragliche Formabreden zu treffen und dabei auch niedrigere Signaturstufen als ausreichend festzulegen. Wer Formvorschriften missachtet, riskiert die Nichtigkeit des betreffenden Rechtsgeschäfts.

ZPO § 371a

§ 371a ZPO regelt die Beweiskraft elektronischer Dokumente im Zivilprozess. Ein privates elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, begründet den Anschein der Echtheit seiner Erklärung. Für nicht oder nur einfach signierte Dokumente besteht kein vergleichbarer Anscheinsbeweis; der Verwender muss die Echtheit im Streitfall anderweitig nachweisen.

DSGVO

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Signaturprozessen – etwa Identifizierungsdaten, IP-Adressen oder biometrische Daten – gelten die Anforderungen der DSGVO. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt und die betroffenen Personen transparent informiert werden.

Schweiz: ZertES

Das schweizerische ZertES regelt die Anforderungen an Anbieter von Zertifizierungsdiensten und die Wirkung elektronischer Signaturen in der Schweiz. Es kennt eigene Signaturkategorien, die nicht unmittelbar mit den eIDAS-Stufen übereinstimmen. Für grenzüberschreitende Verträge ist zu prüfen, welches Recht gilt und ob die gewählte Signatur die jeweiligen Anforderungen beider Rechtsordnungen erfüllt.

Österreich: SVG

Das österreichische Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) überführt die eIDAS-Verordnung in nationales Recht. Es entspricht in seiner Systematik weitgehend dem deutschen VDG, weist jedoch eigene Zuständigkeitsregeln und Durchführungsbestimmungen auf, die österreichische Nutzer und Anbieter beachten müssen.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1: Dienstleistungsvertrag zwischen zwei Unternehmen

Ein mittelständisches IT-Beratungsunternehmen schließt regelmäßig Dienstleistungsverträge mit Kunden in ganz Deutschland ab. Bisher wurden Entwürfe per E-Mail versandt, ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet und per Post zurückgeschickt – ein Prozess, der mehrere Tage in Anspruch nimmt. Das Unternehmen entscheidet sich für die fortgeschrittene elektronische Signatur. Da die Verträge keine gesetzliche Schriftform erfordern und die Parteien die elektronische Form ausdrücklich vereinbart haben, ist die gewählte Stufe rechtlich ausreichend. Der Unterzeichnungsprozess dauert nun wenige Minuten, und das Dokument ist durch die kryptografische Absicherung gegen nachträgliche Änderungen geschützt.

Anwendungsfall 2: Eingabe bei einer Behörde

Eine selbstständige Rechtsanwältin reicht einen Schriftsatz bei einem deutschen Amtsgericht ein. Das Gericht verlangt für elektronisch übermittelte Schriftsätze eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Anwältin nutzt eine Lösung, die auf einem anerkannten qualifizierten Zertifikat basiert. Das Dokument wird über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingereicht. Da die QES dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift entfaltet und § 371a ZPO den Anscheinsbeweis begründet, wird der Schriftsatz ohne Beanstandung angenommen.

Anwendungsfall 3: Onboarding von Mitarbeitenden in einem Konzern

Die Personalabteilung eines deutschen Konzerns mit Standorten in mehreren Bundesländern möchte Arbeitsverträge vollständig digital abschließen. Da für bestimmte Klauseln in Arbeitsverträgen je nach Inhalt unterschiedliche Formanforderungen gelten können, lässt sich die Rechtsabteilung von einem Fachanwalt beraten. Im Ergebnis wird für die Verträge selbst die qualifizierte elektronische Signatur gewählt, um die gesetzlichen Anforderungen sicher zu erfüllen und spätere Streitigkeiten über die Formwirksamkeit zu vermeiden. Für begleitende Dokumente ohne Formerfordernis – etwa interne Richtlinien oder Einwilligungserklärungen – genügt die einfache elektronische Signatur.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hauptunterschied zwischen digitaler Signatur und elektronischer Signatur?

Die elektronische Signatur ist der rechtliche Oberbegriff nach der eIDAS-Verordnung und umfasst alle drei Stufen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert). Die digitale Signatur bezeichnet das kryptografische Verfahren, das technisch hinter fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen steckt. Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt, rechtlich und technisch meinen sie jedoch unterschiedliche Dinge. Für die korrekte Wahl der Signaturform ist stets der Rechtsbegriff maßgeblich.

Ist eine elektronische Signatur in Deutschland vor Gericht beweiskräftig?

Die Beweiskraft hängt von der Signaturstufe ab. Für qualifiziert signierte Dokumente begründet § 371a ZPO den Anscheinsbeweis der Echtheit – vergleichbar mit einer Privaturkunde. Für einfach oder fortgeschritten signierte Dokumente besteht kein automatischer Anscheinsbeweis; die Echtheit muss im Streitfall auf andere Weise nachgewiesen werden, etwa durch Protokolldaten des Signaturdienstleisters.

Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur gesetzlich vorgeschrieben?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist immer dann erforderlich, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Beispiele können sich aus dem BGB, dem Prozessrecht oder branchenspezifischen Vorschriften ergeben. Da die Anforderungen je nach Vertragstyp und Sachverhalt variieren, empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung im Einzelfall, bevor auf eine niedrigere Stufe zurückgegriffen wird.

Gilt eine in Deutschland ausgestellte digitale Signatur auch in Österreich und der Schweiz?

Innerhalb der EU gilt das Prinzip der gegenseitigen Anerkennung nach der eIDAS-Verordnung: Eine qualifizierte Signatur, die von einem in der europäischen Vertrauensliste geführten Anbieter ausgestellt wurde, ist in allen EU-Mitgliedstaaten – also auch in Österreich – rechtlich anerkannt. Die Schweiz ist kein EU-Mitglied; dort gilt das ZertES, und die gegenseitige Anerkennung ist nicht automatisch gewährleistet. Grenzüberschreitende Sachverhalte mit der Schweiz sollten daher individuell geprüft werden.

Kann ich jede Art von Dokument elektronisch signieren?

Grundsätzlich ja, sofern das Gesetz für das betreffende Dokument keine besondere Form vorschreibt oder die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Einige wenige Vorgänge – etwa bestimmte notarpflichtige Erklärungen – sind der elektronischen Signatur entzogen und erfordern weiterhin eine notarielle Beurkundung. Für die große Mehrheit geschäftlicher und privater Dokumente stellt die elektronische Signatur jedoch eine vollwertige Alternative zur handschriftlichen Unterschrift dar.

Fazit

Digitale Signatur und elektronische Signatur sind keine Synonyme: Die eine beschreibt ein kryptografisches Verfahren, die andere einen rechtlichen Rahmen mit drei klar abgestuften Niveaus. Für die Praxis in Deutschland bedeutet das: Die Wahl der richtigen Signaturform hängt vom Formerfordernis des jeweiligen Dokuments, der gewünschten Beweiskraft und dem organisatorischen Aufwand ab. Wer formfreie Alltagsdokumente unterzeichnet, kommt mit einer einfachen oder fortgeschrittenen Signatur meist gut aus. Verlangt das Gesetz die Schriftform, führt kein Weg an der qualifizierten elektronischen Signatur vorbei.

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