数字化行政流程

为什么要数字化管理流程

管理流程（发票、费用报告、休假、内部订单）通常是最后进行数字化的，尽管它们会消耗大量时间。他们的数字化使团队能够腾出时间来执行增值任务。

优先处理的流程

通过降低投资回报率：

1. 签订合同：立即增益，消除摩擦
2. 费用报告：OCR+分层验证
3. 休假管理：验证工作流程+自动平衡
4. 客户计费：生成、发送、跟踪
5. 采购和订单: 报价 → BC → 发票
6. 入职/离职：HR文件+IT访问
7. 报告：实时仪表板与电子表格

5步法

1. 映射流程

列出每个流程、其参与者、阶段、数量、当前持续时间。

2. 识别摩擦点

浪费时间、错误、不满。这是数字化带来最大影响的地方。

3.选择合适的工具

• 电子签名
• 人力资源工具/费用报告（Spendesk、Jenji）
• 验证工具（Zapier、Make、自定义工作流程）
• 根据需要 CRM、ERP、EDM

4. 工具之间的集成

真正的生产力来自集成：避免重新进入，自动传播。

5. 训练和测量

培训用户、衡量收益、进行调整。

工作流程示例

典型的管理流程：请假

• 前：纸质表格→经理办公室→HR→重新输入HRIS
• 后：通过 Lucca/PayFit 输入 → 一键点击验证管理器 → 余额自动更新 → 人力资源通知

增益：从 3 天到 10 分钟。

数量效益

• 管理时间：-40 至 -60%
• 输入错误：-90%
• 员工满意度：通常+30%
• 周期（入职、订购、开票）：除以 3 到 5

常见错误

• 按原样将纸质流程数字化（错过优化的机会）
• 堆叠工具而不集成它们
• 不接受培训 → 抵制变革
• 忽视 GDPR 合规性和法律归档
• 低估整合成本

Certyneo 如何帮助您

Certyneo 涵盖任何管理数字化项目的“电子签名”组件。与 HR 工具（PayFit、Lucca）、费用报告（Spendesk）、CRM（HubSpot、Pipedrive）、EDM（SharePoint、Drive）集成。

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常见问题解答

数字化需要多少钱？

变化很大。 “签名 + 费用报告 + 请假”的范围约为 3-10 欧元/用户/月。

预期投资回报率是多少？

通常为 6 至 18 个月，对于大流量而言更短。

您需要 CIO 来管理吗？

建议中型企业使用，但对于可以依赖外部顾问的中小企业则不需要。

所有工具都符合 GDPR 规定吗？

支持欧盟简化合规性的解决方案。

如何说服团队？

从最痛苦的过程开始。可见的投资回报率解锁了其余部分。

结论

管理数字化是一个轨迹，而不是一个“大爆炸”项目。从投资回报率最高的流程开始，进行衡量、扩展。 18个月内，公司完成转型。

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