如何归档电子签名的文档

为什么正确归档⬥⬥⬥ 电子签名的文档只有在整个法定期限（有时是 10 年、20 年，甚至 30 年）内保持可查阅和可验证的情况下才有价值。草率的归档=在发生争议时削弱证据。

为什么正确归档⬥⬥⬥ 电子签名的文档只有在整个法定期限（有时是 10 年、20 年，甚至 30 年）内保持可查阅和可验证的情况下才有价值。草率的归档=在发生争议时削弱证据。

应遵守的期限

• 商业合同 ⬥⬥⬥：10 年（商法典）商业合同 ⬥⬥⬥：10 年（商法典）
• 雇佣合同 ⬥⬥⬥：结束后 5 年发票 ⬥⬥⬥：10 年（会计）、6 年（税）
• 发票 ⬥⬥⬥：10 年（会计）、6 年（税）租赁 ⬥⬥⬥：期限 + 5 年
• 公证书 ⬥⬥⬥：30 年公证书 ⬥⬥⬥：30 年
• 保险 ⬥⬥⬥：2 至 10 年，具体取决于类型保留 ⬥⬥⬥已签名的 PDF
• 保留 ⬥⬥⬥已签名的 PDF和

审核跟踪审核跟踪最长适用期限。存档格式存档格式

PAdES-B-B ⬥⬥⬥：基本、简单签名

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥：+ 合格时间戳PAdES-B-T ⬥⬥⬥：+ 合格时间戳
• PAdES-B-LT ⬥⬥⬥：+ 证书链PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥：+ 周期性时间戳（多十年）
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥：+ 周期性时间戳（多十年）对于长时间归档，请使用
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA

。3 个归档选项⬥⬥⬥ 1. 外包归档（平台）⬥⬥⬥ 签名平台将您的文档保存 X 年。包含在大多数计划中。3 个归档选项⬥⬥⬥ 1. 外包归档（平台）⬥⬥⬥ 签名平台将您的文档保存 X 年。包含在大多数计划中。

优势⬥⬥⬥：不费力，符合 eIDAS

缺点 ⬥⬥⬥：依赖服务提供商，可逆性有待验证

缺点 ⬥⬥⬥：依赖服务提供商，可逆性有待验证

2. 内部归档您的文档保存在您的服务器或专用的 SAE 上。 ⬥⬥⬥优点⬥⬥⬥：完全控制 ⬥⬥⬥缺点⬥⬥⬥：成本，需要内部技能⬥⬥⬥3.具有证明价值的SAE⬥⬥⬥认证电子归档系统⬥⬥⬥NF Z42-013⬥⬥⬥.最高级别的合规性。 ⬥⬥⬥优点⬥⬥⬥：法律可靠性推定您的文档保存在您的服务器或专用的 SAE 上。 ⬥⬥⬥优点⬥⬥⬥：完全控制 ⬥⬥⬥缺点⬥⬥⬥：成本，需要内部技能⬥⬥⬥3.具有证明价值的SAE⬥⬥⬥认证电子归档系统⬥⬥⬥NF Z42-013⬥⬥⬥.最高级别的合规性。 ⬥⬥⬥优点⬥⬥⬥：法律可靠性推定缺点 ⬥⬥⬥：成本高，对中小企业来说规模过大

最佳实践

最佳实践

保留PDF + 审计跟踪 ⬥⬥⬥，缺一不可PDF + 审计跟踪 ⬥⬥⬥，缺一不可冗余 ⬥⬥⬥：多站点，多重支持

定期验证 ⬥⬥⬥：每 6-12 个月，确认文档可读

定期验证 ⬥⬥⬥：每 6-12 个月，确认文档可读文档 ⬥⬥⬥：书面程序年度修复测试

年度修复测试⬥⬥⬥ 频繁错误仅保留 PDF，不保留审核跟踪仅保留 PDF，不保留审核跟踪

存储在单个介质（内部硬盘驱动器）上

• 使用不带保留条款的云使用不带保留条款的云忘记特定于某些扇区的持续时间
• 不要测试恢复不要测试恢复
• 存档迁移如果更改签名提供程序：
• 如果更改签名提供程序：导出所有签名文档 + 审计跟踪⬥⬥⬥ 导入新系统或专用SAE
• 检查完整性（SHA-256 指纹）检查完整性（SHA-256 指纹）

暂时保留对旧系统的访问权限

• 具体案例：中小企业更换服务提供商
• 具体案例：中小企业更换服务提供商
• 拥有 50 名员工的中小企业，5 年来积累了 3000 个签署文件。迁移：
• 通过 API 自动导出
• 通过 API 自动导出

导入到新服务提供商 + 外部 SAE 作为备份

样本验证（检查 50 个文档）

1. 样本验证（检查 50 个文档）
2. 旧服务提供商在 3 个月后终止
3. 总持续时间：4 周。零损失。
4. 总持续时间：4 周。零损失。

Certyneo 如何帮助您

Certyneo 在所有计划中包括

• Certyneo 在所有计划中包括
• 10 年归档 ⬥⬥⬥，在欧盟具有地理冗余、版本控制和随时完整导出（完全可逆性）。默认情况下为 PAdES-B-T 格式，重要文档可选用 PAdES-B-LTA 格式。
• 探索 Certyneo 电子签名解决方案
• 探索 Certyneo 电子签名解决方案

常见问题解答

我应该打印已签名的文档吗？

我应该打印已签名的文档吗？不，无用且适得其反（失去证明价值）。标准云（Google Drive、Dropbox）就足够了吗？

标准云（Google Drive、Dropbox）就足够了吗？

对于 PDF 是的，但对于证明值则不然。支持专用归档。

如果我的签名平台关闭了怎么办？

如果我的签名平台关闭了怎么办？

PAdES PDF 仍可离线验证。定期导出审计跟踪。

档案应该加密吗？

档案应该加密吗？

推荐用于敏感文档。长期保管钥匙要小心。

10年期从什么时候开始？

10年期从什么时候开始？

对于商业合同：执行结束。对于雇佣合同：合同结束。

结论

结论

良好的归档是电子签名的生命保险。选择适合您面临的挑战的公式（大多数中小企业外包，SAE NF Z42-013 适用于关键情况），定期测试。

尝试使用 Certyneo 简单、快速、安全地在线发送、签署和跟踪您的文档。