Elektronisk signatur för fastighetsförvaltare och hyresförvaltare
E-signaturlösning för fastighetsförvaltare och hyresförvaltare med G-kort. Dematerialiserar hela förvaltningscykeln förvaltningsmandat, bostadsleje, godkännande, ledighet, hyresrevision, reglering av kostnader, redovisning med en eIDAS-bevisnivå. I enlighet med Hoguet-lagen (nr 70-9), dekretet av den 20 juli 1972 och lagen av den 6 juli 1989 om hyresrapporter. rekommenderad avancerad signatur, dematerialiserad register över mandat, arkivering i 10 år.
- Rättslig ram
- Hoguets lag · karta G
- Underteckningsnivå
- AES eIDAS rekommenderas
- Lagligt arkiv
- 10 år inkluderat
Varför ska en fastighetsförvaltare digitalisera hyresförvaltningen?
Företagets förvaltare (eller hyresförvaltare) som har ett G-försäkringskort förvaltar sina kunders egendomar inom ramen för de regler som föreskrivs i lagen av den 2 januari 1970 (Hoguetlagen), dess tillämpningsdekret av den 20 juli 1972 och lagen av den 6 juli 1989 om hyresförbindelser. Till skillnad från transaktionsagenten består hans verksamhet av återkommande och omfattande handlingar: förvaltningsordningar, hyresgäster som kommer in och ut, intyg, årliga hyresrevisioner (IRL), avgifter, ledighet, kvitton och arkivering av räkenskaper.
Varför signerar man elektroniskt i hyresförvaltning?
Hela ledningscykeln är dematerialiserad
Förvaltningsmandat, bostadsleje, hyresförklaring, ledighet för försäljning eller återtagande, IRL-revision, reglering av kostnader, säkerhetsavtal, redovisning.
Kontroll av återkommande volymtryck
Genom att använda sig av flerdokumenterade kuvert och återanvändbara mönster kan man skicka ut en hyreslov + dess bilagor (DPA, riskredovisning, meddelande) eller en serie av revisionsavtal på några minuter utan att behöva återanmäla.
Multi-signatorer ägare / hyresgäst / borgenär
De flesta förvaltningshandlingar involverar flera parter (medägare i boende, rumskompisar, solidarisk säkerhet).
Registrera upplysningar och vägledning
Varje förvaltningsuppdrag numreras automatiskt i uppdragsregistret (artikel 72 i dekretet från 1972). Varje handling kommer med en PDF-bevis OTP-SMS-identitet, kvalificerad tidsstämpel, hash SHA-256 som kan bestridas vid kontroll av DGCCRF/CCI eller vid tvister med en uppdragsgivare eller hyresgäst.
Fyra steg
Från ledningsmandat till ansvarsförklaring, på mindre än fem minuter per handling.
1.Välj modell för förvaltningsdokumentet
Förvaltningsbevis, bostadsleje, intyg om IRL-revision, betalning av kostnader, ledighet, säkerhetsavtal.
2. Lägg till delarna
Ägare, hyresgäst, borgen. Om du bor tillsammans eller bor tillsammans, lägg till varje medägare, annars blir du delvis ogiltig.
3. Fördjupad OTP-SMS-signatur
Identitetskontroll med OTP-SMS, enda intyg, kvalificerad tidsstämpel i enlighet med artikel 26 i eIDAS-förordningen.
4. Registrering, arkivering och överlämnande
Varje handling och dess revisionsspår arkiveras i tio år som bevismaterial, som kan exporteras för att redovisa för ägaren eller för kontroll av CCI.
Frågor som ofta ställs
- Kan en hyresförvaltningsavtal undertecknas elektroniskt?
- Det finns ingen bestämmelse i Hoguetlagen som kräver att handskrivet underskrift av ett förvaltningsmandat. § 1367 i civillagen ger elektronisk skrift samma värde som papper.
- Kan vi få en hyreslov och dess intyg skrivna på nätet?
- Ja. ELAN (2018) har bekräftat att hyreskontrakt är giltiga i elektronisk form, och godkännanden (ränteövergång, hyresgästsbyte) följer samma ordning.
- Hur hanterar man den årliga hyresrevisionen (IRL)?
- Om hyresrenten revideras enligt hyresindex (IRL) görs det ett intyg eller ett undertecknat meddelande. Du skriver ett standardintyg, skickar det till hyresgästen för att undertecknas i förväg och den kvalificerade tidsstämpeln anger exakt när det träder i kraft. Allt arkiveras för redovisning.
- Kan ett ledigt arbete (för försäljning eller återköp) ges ut med elektronisk signatur?
- Uppsägningen som utfärdas av hyresvärden måste uppfylla kraven i artikel 15 i lagen från 1989 (delgivning genom stämningsman, rekommenderat brev med mottagningsbevis eller personlig överlämning mot kvitto). Den elektroniska signaturen säkerställer att fullmaktsgivaren kan upprätta och underteckna handlingen; den lagstadgade delgivningsvägen (rekommenderat brev med mottagningsbevis/fogde) måste fortfarande följas för beräkningen av tidsfristerna.
- Hur håller man register över digitala order som uppfyller kraven?
- Artikel 72 i dekretet av den 20 juli 1972 föreskriver ett register över fullmaktsbevis med kontinuerlig nummerering.
- Vilken typ av underskrift är det som krävs för att skriva ut hyresförvaltningshandlingar?
- Förhandssignatur (AES) rekommenderas med tanke på insatserna (hanteringskostnader, uppdragsgivarens åtaganden, kvitton).
- Hur länge ska mandat och ledningsdokument bevaras?
- 10 år för fullmakter (art. 72 i dekretet från 1972) och redovisningshandlingar. Certyneo arkiverar automatiskt varje handling + dess revisionsspår under denna tidsperiod, tillgängliga med ett klick för redovisning eller eventuell granskning.
- Är elektroniskt undertecknade förvaltningshandlingar rättsligt tvingande?
- Ja Franska rättspraxis erkänner enhälligt eIDAS-kompatibel elektronisk signatur. Förmodan om tillförlitlighet enligt artikel 1367 i civillagen gör att den avancerade signaturen (AES) kan bestridas utan ytterligare bevis, förutsatt att Certyneo producerar den eIDAS-trail-audit som levereras automatiskt.
Läs även
Hur man digitaliserar hyresförvaltningen
Gratis plan (5 kuvert/månad) utan kreditkort. Följer Hoguet-lagen (G-kort), 1989 års lag och eIDAS. Digitalt registrerar order och arkiverar 10 år.