Samägandeförvaltare: juridiska skyldigheter och avgifter 2026

Fastighetsförvaltaren är inte den som fattar besluten i bostadsrättsföreningen. Förvaltaren är ombud: han verkställer de beslut som fattas av föreningsstämman, förvaltar fastigheten och företräder samfälligheten av delägare. Denna ställning som ombud styr allt det övriga — omfattningen av dennes befogenheter, arvodesstrukturen och ansvarsreglerna. De flesta konflikter uppstår ur en missuppfattning på just denna punkt: att klandra förvaltaren för ett beslut han inte fattat, eller låta honom fatta ett beslut som inte var hans att fatta.

Tre olika uppdrag

Den administrativa förvaltningen. Kalla till föreningsstämma minst en gång om året, föra protokoll över den, underrätta om besluten, hålla förteckningen över delägarna och fastighetens underhållsjournal uppdaterade. Förvaltaren måste också registrera bostadsrättsföreningen i det nationella registret och hålla uppgifterna aktuella.

Den ekonomiska förvaltningen. Öppna ett separat bankkonto i samfällighetens namn — en principiell skyldighet, som endast kan frångås genom ett uttryckligt beslut av föreningsstämman och i begränsade fall. Förvaltaren aviserar avgifterna, för räkenskaperna enligt en särskild kontoplan och lägger fram räkenskaperna för föreningsstämmans godkännande. För en delägare som hyr ut sin lägenhet kan endast en del av dessa avgifter vidarefaktureras till hyresgästen, enligt den uttömmande förteckning som beskrivs i vår artikel om hyresavgifter. Förvaltaren måste också bygga upp en underhållsfond, vars påfyllnad är obligatorisk när fastigheten uppnått en viss ålder.

Den tekniska förvaltningen. Se till att fastigheten underhålls, låta utföra de arbeten som beslutats, och vidta säkerhetsåtgärder vid nödsituationer. Denna sistnämnda befogenhet är den enda som gör det möjligt för förvaltaren att åta sig en kostnad som inte beslutats, och den ska tolkas strikt: en nödsituation förutsätter en risk för fastighetens säkerhet eller bevarande, inte bara ett lämpligt tillfälle.

Arvodet: fast avgift och särskilda tjänster

Detta är den vanligaste källan till tvist, och regeln är strukturerad av ett reglerat standardavtal.

Förvaltarens arvode bygger på en årlig fast avgift som täcker samtliga tjänster inom den löpande förvaltningen. Denna avgift är uttömmande: allt som hör till den löpande förvaltningen ingår i den och kan inte faktureras separat.

Vid sidan om detta kan en uttömmande förteckning över särskilda tjänster ge upphov till en tilläggsersättning — anordnande av en extra föreningsstämma, uppföljning av större arbeten, indrivningsförfaranden, utfärdande av vissa dokument i samband med en försäljning.

Den viktiga punkten är följande: en tjänst som inte finns på denna förteckning ingår med nödvändighet i den fasta avgiften. En förvaltare som fakturerar vanliga påminnelseavgifter, kopieringskostnader eller bokföringsavgifter går utanför ramen. Jämförelsen mellan två avtal görs alltså på den fasta avgiften och på förteckningen över särskilda tjänster, aldrig bara på den redovisade fasta avgiften.

Indrivningskostnader mot en delägare som inte betalar belastar endast denna delägare, och fördelas inte på samtliga.

Uppdraget: löptid, tillsättning, entledigande

Förvaltaren utses av föreningsstämman, för en period som fastställs i avtalet, dock högst tre år — ett år om det gäller den förvaltare som utses genom föreningens stadgar eller av den första köparen.

Uppdraget förnyas inte automatiskt: det förutsätter en omröstning. En upphandling ska genomföras inför varje förnyelse, men styrelsen kan befrias från detta genom ett beslut av föreningsstämman.

Ett entledigande kan ske när som helst genom beslut av föreningsstämman, men det förutsätter ett legitimt skäl: att entlediga utan skäl utsätter samfälligheten för skadeståndskrav på grund av oskäligt hävande. Frågan ska stå med på dagordningen och röstas om som ett vanligt beslut.

Förvaltarens ansvar

Förvaltaren ansvarar för sina förvaltningsfel gentemot samfälligheten. De vanligast förekommande försummelserna är lätta att identifiera:

• Underlåtenhet att kalla till den årliga föreningsstämman, vilket förlamar bostadsrättsföreningen.
• Underlåtenhet att driva in obetalda avgifter, vilket kan leda till att fordran preskriberas i brist på åtgärder.
• Underlåtenhet att utföra beslutade arbeten, , eller att utföra dem utan tillstånd.
• Försumlighet vid tecknande av obligatoriska försäkringar.
• Underlåtenhet att respektera kravet på separat bankkonto.

Han är däremot inte ansvarig för de beslut som fattats av föreningsstämman, även om han avrått från att anta dem, inte heller för antagandet av en otillräcklig budget.

Ansvaret förutsätter ett fel, en skada och ett orsakssamband. Talan preskriberas enligt de allmänna reglerna, med de nyanser rörande utgångspunkten som beskrivs i vår artikel om preskription av fordringar.

Styrelsens roll

Styrelsen bistår förvaltaren och kontrollerar dennes förvaltning. Den yttrar sig i de frågor den tillfrågas om, och dess yttrande är obligatoriskt över ett visst belopp för upphandlingar eller avtal.

Den har rätt till tillgång till handlingar: den kan ta del av alla dokument som rör fastighetens förvaltning och administration. Denna rättighet är det viktigaste kontrollverktyget under uppdragets löptid, betydligt effektivare än en efterhandsgranskning av räkenskaperna.

Användningsscenarier

Byte av förvaltare. Kontrollera uppdragets slutdatum, genomför en upphandling, och sätt upp tillsättningen på dagordningen. Överlämnandet av arkiv och medel till efterträdaren följer bestämda tidsfrister, vars åsidosättande medför ansvar för den tidigare förvaltaren.

Bestridande av arvode. Jämför fakturan med standardavtalet: finns den bestridda tjänsten med på den uttömmande förteckningen över särskilda tjänster? Om inte, ingår den i den fasta avgiften och ska inte betalas.

Brådskande arbeten. Förvaltaren kan vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder, men måste informera delägarna och kalla till föreningsstämma. En kostnad som i efterhand framställs som brådskande, utan att någon faktisk risk förelegat, faller inte inom denna ram.

Delägare som är uthyrare. Förvaltarens avgiftsaviseringar och regleringen av avgifter gentemot hyresgästen följer två olika tidsscheman, och det andra beror på det första — fastighetens årsbokslut styr hyresregleringen. Detta samband beskrivs i vår guide om hyresförvaltning.

Vanliga frågor

Kan förvaltaren själv besluta om arbeten? Nej, förutom brådskande säkerhetsåtgärder som är nödvändiga för att skydda fastigheten. Alla andra kostnader förutsätter ett beslut av föreningsstämman.

Är det separata bankkontot obligatoriskt? Ja, i princip, i samfällighetens namn. Undantagen är begränsade och förutsätter ett uttryckligt beslut av föreningsstämman.

Kan en förvaltare fakturera påminnelseavgifter? Nej, om de hör till den löpande förvaltningen som täcks av den fasta avgiften. Endast de tjänster som finns på standardavtalets uttömmande förteckning kan ge upphov till tilläggsersättning, och indrivningskostnader belastar endast den delägare som inte betalat.

Hur entledigar man en förvaltare? Genom en omröstning på föreningsstämman, där frågan ska stå med på dagordningen. Entledigandet förutsätter ett legitimt skäl, annars riskerar samfälligheten skadeståndskrav.

Förnyas uppdraget automatiskt? Nej. Varje förnyelse förutsätter en omröstning, föregången av en upphandling om inte föreningsstämman beslutar om undantag.

Vad ansvarar förvaltaren för? För sina förvaltningsfel: underlåtenhet att kalla till stämma, underlåtenhet att driva in fordringar, underlåtenhet att utföra beslutade arbeten, underlåtenhet att teckna försäkring. Han ansvarar inte för de beslut som fattats av föreningsstämman.

Att komma ihåg

Förvaltaren verkställer, föreningsstämman beslutar. Denna ansvarsfördelning löser de flesta tvister: det som inte har beslutats hör inte till hans behörighet, och det som har beslutats hör till hans ansvar att verkställa.

När det gäller arvodet är tolkningsmodellen lika enkel. Den fasta avgiften täcker den löpande förvaltningen på ett uttömmande sätt; endast de tjänster som finns med på standardavtalets uttömmande förteckning kan läggas till. Att jämföra två förvaltare enbart utifrån deras årliga fasta avgift leder regelbundet till att man väljer den dyrare.