Certyneo och Make: automatisera signering i ingenjörskonsten

Varför automatisera elektronisk signering inom ingenjörskonsten med Make?

Ingenjörssektorn genererar en betydande volym av kontraktsdokument: arbetsbeskrivningar, ändringsorder, mottagningsprotokoll, underentreprenadskontrakt, överensstämmelseintyg och studierrapporter. Enligt en studie av managementkonsultföretaget McKinsey (2024) spenderar ingenjörsteam i genomsnitt 27 % av sin arbetstid på repetitiva administrativa uppgifter, varav insamling och spårning av signaturer är bland de mest tidskrävande.

Att ansluta Certyneo till en automatiseringsplattform som Make (tidigare Integromat) gör det möjligt att omvandla dessa manuella processer till intelligenta arbetsflöden, där varje signering utlöses, spåras och arkiveras utan mänsklig inblandning. Den här guiden förklarar steg för steg hur du implementerar denna integrering i en B2B-ingenjörskontext, med respekt för eIDAS-regulatoriska krav.

Vi kommer att behandla integreringsarkitekturen, steg-för-steg-konfigurationen i Make, tillgängliga utlösare och åtgärder, samt bästa praktiker specifika för ingenjörssektorn.

---

Förstå arkitekturen Make + Certyneo för ingenjörskonsten

Make (Integromat): en no-code orchestreringsplattform

Make är en integrerings- och automatiseringsplattform för visuell automatisering som gör det möjligt att skapa scenarier som förbinder hundratals applikationer via drag-and-drop-moduler. Till skillnad från Zapier erbjuder Make avancerad villkorsstyrd logik, iteratorer, aggregatorer och routrar, vilket gör det till ett verktyg som är särskilt väl lämpat för komplexa arbetsflöden inom ingenjörskonsten (flera parter, flera steg, dokument med flera signerare).

Make positionerar sig mellan dina affärsverktyg (ERP, CRM, projekthanteringsverktyg som Autodesk Construction Cloud, Procore eller Microsoft Project) och Certyneo, och orkestrerar dataflöden och signaturutlösare.

Certyneo API: integreringens ingångspunkt

Certyneo exponerar ett komplett RESTful-API som möjliggör alla operationer som är tillgängliga från det grafiska gränssnittet: skapande av signaturförfrågningar, tillägg av signerare, definition av signaturfält, skicka meddelanden, hämta status och ladda ner signerade dokument. API:t använder OAuth 2.0-autentisering och JSON-format, vilket garanterar inbyggd kompatibilitet med Make via HTTP-modulen eller, helst, via en dedikerad Certyneo-koppling.

Certyneo API följer interoperabilitetsstandarder som definieras av standarden ETSI EN 319 132 för XAdES-signering och ETSI EN 319 122 för CAdES, vilket säkerställer att varje producerad signatur är juridiskt bindande i hela Europeiska unionen.

Typisk topologi för ett ingenjörsarbetsflöde

I ett ingenjörsbyrå eller ingenjörsföretag ser ett typiskt arbetsflöde ut så här:

1. Utlösare: ett nytt underentreprenadskontrakt skapas i ERP:en (t.ex. SAP, Sage eller ett byggindustrihanteringsverktyg).
2. Extrahering: Make hämtar metadatainformation från kontraktet (parter, belopp, projektöversiktreferenser).
3. Dokumentgenerering: Certyneo:s AI-drivna kontraktsgenerator producerar det strukturerade PDF-dokumentet.
4. Skapande av signaturförfrågan: Make anropar Certyneo API för att skapa förfrågan och lägga till signerare i den definierade ordningen.
5. Sekventiell eller parallell signering: Certyneo skickar signaturlänkar till relevanta parter.
6. Meddelande och arkivering: när varje signatur tas emot, utlöser Make ett meddelande på Slack/Teams och arkiverar det signerade dokumentet i din dokumenthanteringssystem (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Denna arkitektur eliminerar manuella e-postutbyten och garanterar fullständig spårbarhet, vilket är oumbärligt vid revisioner av ingenjörsprojekt.

---

Steg-för-steg-konfiguration av integreringen i Make

Steg 1 — Skapa scenariot och konfigurera Certyneo-anslutningen

I ditt Make-utrymme skapar du ett nytt scenario. Om den ursprungliga Certyneo-kopplingen är tillgänglig i Make-marknadsplatsen väljer du den direkt; annars använder du HTTP > Make a request-modulen eller HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Så här konfigurerar du anslutningen:

• Bas-URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Autentiseringsmetod: OAuth 2.0 (Client Credentials) eller API-nyckel Bearer Token, beroende på konfigurationen av ditt Certyneo-konto
• API-nyckel: tillgänglig i din Certyneo-instrumentpanel, avsnittet Inställningar > Integrationer > API

Behåll din API-nyckel i Make:s anslutningshanterare (inte hårdkodad i scenariot) för att följa bästa säkerhetspraxis.

Steg 2 — Definiera utlösaren som passar ingenjörssektorn

Valet av utlösare är avgörande. Inom ingenjörskonsten är de vanligaste utlösarna:

| Utlösare | Make-modul | Användningsfall | |---|---|---| | Ny fil i en SharePoint-mapp | SharePoint > Watch Files | Kontrakt som lämnats in av säljaren | | Ny rad i ett Google Sheets-kalkylark | Google Sheets > Watch Rows | Spårning av avtal som ska signeras | | Webhook från ERP | Webhooks > Custom Webhook | Godkänd inköpsorder i SAP | | Ny Jira/Asana-ticket | Jira > Watch Issues | Fasresultat som kräver kundvalidering |

För komplexa ingenjörsarbetsflöden (t.ex. signering av ett arbetsbeskrivningskontrakt som kräver co-signering av en teknisk chef och en juridisk chef) erbjuder inkommande webhook-utlösaren från ERP:en största flexibilitet.

Steg 3 — Skapa signaturförfrågan via Certyneo API

När du har konfigurerat utlösaren lägger du till en HTTP-modul som pekar på Certyneo:s slutpunkt för skapande av signaturförfrågan:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Begärandets JSON-brödtext inkluderar:

```json { "name": "Underentreprenadskontrakt - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Notera användningen av signeringsnivån `advanced` (avancerad elektronisk signatur, SEA), i enlighet med eIDAS-kraven för ingenjörskontrakt av betydande värde. För interna dokument med låg risk räcker nivån `simple`.

Steg 4 — Hantera meddelanden och arkivering efter signering

Efter skapandet av förfrågan lägger du till en andra gren i ditt Make-scenario, utlöst av en Certyneo Webhook som signalerar slutförandet av signeringen. Certyneo skickar automatiskt ett POST till webhook-URL:en som du definierade i signaturförfrågans inställningar.

Vid mottagandet av denna webhook kan ditt scenario:

• Ladda ner den signerade och tidsstämplade PDF-filen via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arkivera den i ditt dokumenthanteringssystem (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Uppdatera kontraktets status i din ERP eller CRM
• Skicka ett automatiskt meddelande till projektteamet via Slack, Teams eller e-post
• Utlösa fakturering eller öppnandet av ett nytt projekt i ditt hanteringsverktyg

Denna åtgärdskedja garanterar end-to-end-spårbarhet av dokumentets livscykel, ett grundläggande krav i projekt som är föremål för revision (ISO 9001-certifiering, offentliga upphandlingar, Seveso-projekt).

---

Bästa praktiker specifika för ingenjörssektorn

Hantera signeringar med flera parter och sekventiella arbetsflöden

Ingenjörskonsten inbegriper ofta dokument som kräver flera signerare i exakt ordning: först projektledaren, sedan den tekniska direktören, slutligen representanten för det juridiska företaget för klientföretaget. Certyneo hanterar inbyggt sekventiell signering via parametern `order` i listan över signerare.

I Make kan du dynamiskt bygga signerartabellen med hjälp av en Array Aggregator som samlar in signeringsdata från din ERP eller en referenstabell, innan du injicerar dem i Certyneo API-begäran. Den här metoden gör det möjligt att hantera avtal med 5 till 10 signerare utan att ändra scenariot.

Associera signeringar med projektmappar

Inom ingenjörskonsten måste varje signerat dokument associeras med en specifik projektmapp. Använd Certyneo:s anpassade metadata för att lagra affärsnummer, projektfas och avtalskod. Dessa metadata kommer att returneras i avslutnings-webhoken och kan användas av Make för att arkivera dokumentet i rätt mapp i ditt dokumenthanteringssystem.

Denna praxis anpassas till kraven i standarden NF EN ISO 19650 (informationshantering i BIM) och underlättar dokumentrevisioner vid slutet av projekt.

Övervaka arbetsflödeskvalitet och fel

Make erbjuder en detaljerad körningslogg för varje scenario. I ett professionellt sammanhang konfigurerar du e-post- eller Slack-aviseringar för scenarier med fel och använder Make:s Error Handler-modul för att hantera fall av Certyneo API-fel (rate limiting, för stor dokument, signerare hittad inte).

Om du vill jämföra Certyneo:s kapaciteter med andra marknadsföringar före integrering kan du se vår jämförelse av elektroniska signeringslösningar för att identifiera den lösning som bäst passar din ingenjörskontext.

Slutligen, för att maximera avkastningen på din automatiserade arbetsflöde, kan du använda vår ROI-kalkylator för elektronisk signering för att exakt uppskatta tidsbesparing och ekonomiska vinster beroende på dokumentvolymen som behandlas av ditt ingenjörsbyrå.

Tillämplig juridisk ram för elektronisk signering inom ingenjörskonsten

Juridiska grunder för elektronisk signering

Enligt fransk rätt vilar värdet av elektronisk signering på artikel 1366 i den franska civilkodexen, som säger att "skrifter i elektronisk form är tillåtna som bevis på samma sätt som skrifter på pappersbärare", och på artikel 1367, som fastslår att "signaturen som krävs för att slutföra en juridisk handling identifierar dess författare och manifesterar hans samtycke".

På europeisk nivå definierar eIDAS-förordningen nr 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), kompletterad av eIDAS 2.0 (EU-förordning 2024/1183), tre nivåer av elektronisk signering:

• SES (Simple Electronic Signature): lämplig för interna dokument med låg risk.
• SEA (Advanced Electronic Signature): rekommenderas för vanliga ingenjörskontrakt, underentreprenadskontrakt och inköpsorder. Det garanterar tillförlitlig identifiering av signerare och dokumentets integritet.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): krävs för autentiska handlingar och vissa offentliga upphandlingar i stor skala.

Sektorsspecifika skyldigheter inom ingenjörskonsten

I samband med offentliga upphandlingar föreskriver dekret nr 2016-360 om offentlig upphandling fullständig digitalisering bortom vissa trösklar. Åtaganden och underentreprenadskontrakt måste signeras med en SEA eller SEQ i enlighet med eIDAS, utfärdad av en kvalificerad förlitandeserviceprovider (QTSP) som är listad på den europeiska betrodda listan.

Standarden ETSI EN 319 132 definierar XAdES-profilerna som används för avancerad XML-signering, medan ETSI EN 319 122 täcker CAdES-profiler för signering av binära dokument. Certyneo respekterar dessa standarder och garanterar interoperabilitet och erkännande av signaturer över gränser.

GDPR och skydd av signerers personuppgifter

Behandling av signerers personuppgifter (namn, e-post, biometrisk signeringsdata) omfattas av GDPR-förordningen nr 2016/679. Som behandlingsansvarig måste ditt ingenjörsföretag säkerställa att Certyneo fungerar som personuppgiftsbiträde enligt artikel 28 GDPR, med ett korrekt DPA (Data Processing Agreement). Signeringdata måste bevaras under den tillämpliga förskrivningstiden (5 år för kommersiella kontrakt enligt artikel L. 110-4 i den franska handelskoden, 10 år för byggnadskontrakt på grund av tioårig garantiansvar).

NIS2-direktivet och säkerhet för automatiserade arbetsflöden

Ingenjörsföretag som verkar i kritiska sektorer (energi, transport, vatten) kan omfattas av NIS2-direktivet (2022/2555/EU), som genomfördes i fransk rätt genom lagen från den 14 april 2025. Detta direktiv ställer säkerhetskrav på informationssystem, inklusive automatiserade arbetsflöden som är anslutna till tredjepartstjänsteleverantörer som Make och Certyneo. Det är lämpligt att dokumentera dataflöden, kryptera kommunikation (minst TLS 1.3) och upprätthålla ett register över digitala underleverantörer.

Användningsfall: Make + Certyneo inom ingenjörskonsten

Scenario 1 — Geotekniskt ingenjörsbyrå som hanterar 300 uppdragsrapporter per år

Ett ingenjörsbyrå som specialiserar sig på geoteknik, med ungefär femton ingenjörer, producerar i genomsnitt 300 uppdrags- och tjänsterapporter årligen. Innan integrationen Make + Certyneo krävdes varje rapport ett manuellt e-postutskick, en telefonuppföljning efter 5 dagar utan svar och manuell arkivering på filservern. Den genomsnittliga tiden för signaturinsamling var 8 arbetsdagar.

Efter implementering av det automatiserade arbetsflödet — utlöst av slutförandet av rapporten i SharePoint — skapar Make-scenariot automatiskt Certyneo-signaturförfrågan, skickar ett meddelande till klienten och upprepar automatiskt på dag 3 om signaturen inte är mottagen. Det signerade dokumentet arkiveras omedelbar i motsvarande affärsmapp.

Resultat: minskning av signeringsfördröjningen från 8 dagar till i genomsnitt 1,8 dagar (−78 %), besparing av ungefär 2,5 timmar assistentarbete per vecka, motsvarar cirka 3 500 € per år i administrativa behandlingskostnader. Dessa siffror överensstämmer med sektorbenchmark publicerade av Forrester Research om dokumentautomation (2024).

Scenario 2 — Industri-ingenjörsföretag som hanterar fleruppartiga underentreprenadskontrakt

Ett mellanstort industri-ingenjörsföretag (80 till 150 anställda) styr projekt som kräver signering av underentreprenadskontrakt som involverar 3 till 6 parter: beställare, delegerad huvudarbetsgivare, entreprenaörer på nivå 1 och 2. Varje kontrakt kräver strikt sekventiell signering av avtalsrättsliga och försäkringsmässiga skäl.

Make + Certyneo-arbetsflödet utlöses vid godkännandet av inköpsordern i ERP:en. Make konstruerar dynamiskt den ordnade listan över signerare från leverantördatabasen, skapar Certyneo-signaturförfrågan med sekventiella parametrar och meddelar varje part i tur och ordning. Vid slutförandet arkiveras det signerade kontraktet i Procore och kontraktets status uppdateras i ERP:en.

Resultat: eliminering av sekvenseringfel (en underleverantör som signerar före huvudarbetsgivaren) på 100 % tack vare automatisk hantering av signaturordning. Genomsnittlig tid för kontraktsfinaliserande minskad från 12 dagar till 4 dagar (−67 %), vilket accelererar faktisk projektstart.

Scenario 3 — Ingenjörs- och rådgivningsbyrå som hanterar ändringsorder för omfattningsändring

En ingenjörs- och rådgivningsbyrå som stödjer industriella klienter i sina produktomvandlingsprojekt framställer ofta ändringsorder (ändringar) under uppdraget, vilket kräver snabb validering för att inte blockera projektet. Dessa ändringsorder skrevs tidigare ut, signerades i möte eller skickades per post, vilket orsakade förseningar som var inkompatibla med agila projektets tempo.

Med Make + Certyneo utlöser skapandet av en ändringsorder i projekthanteringsverktyget automatiskt en signaturförfrågan. Klienten får en mobilanpassad signaturlänk som gör att de kan signera från sin smartphone på mindre än 2 minuter, även under arbete på plats. Den avancerade signeringsnivån (SEA) tillämpas, vilket säkerställer ändringsorderns juridiska värde.

Resultat: valideringstiden för ändringsorder minskad från 5 till 7 dagar till mindre än 24 timmar i 85 % av fallen. Ökad kundnöjdhet och minskad risk för omfångsdrift utan dokumentation, en frekvent källa till tvister i ingenjörs- och rådgivningsarbeten.

Avslutning

Integrationen av Certyneo med Make (Integromat) representerar en viktig effektivitetsökning för aktörer inom ingenjörssektorn. Genom att automatisera hela dokumentcykelns livscykel — från kontraktsskapande till arkivering av signerat dokument — eliminerar du repetitiva manuella uppgifter, minskar signeringsfördröjningen med 67 till 78 % i genomsnitt och garanterar fullständig eIDAS-efterlevnad för varje producerat dokument.

Den tekniska konfigurationen, även om den kräver noggrann initialisering, är tillgänglig för team med no-code-profil eller en Make-integrator. Fördelarna märks redan under de första veckorna av användning, med mätbar avkastning på administrativa kostnader och projektstartstider.

Är du redo att omvandla dina dokumentarbetsflöden? Skapa ditt Certyneo-konto gratis och anslut ditt första Make-scenario på mindre än en timme, eller kontakta vårt team för personlig support anpassad till din ingenjörskontext.