Convertire Excel în PDF online, gratuit și fără încărcare

Convertire Excel în PDF online, pas cu pas

Conversia unui fișier Excel în PDF vă permite să transmiteți un tabel pe care nimeni nu îl va putea modifica din greșeală și pe care oricine îl va putea deschide, cu sau fără program de calcul tabelar. Cu Certyneo Reader, registrul este citit și paginat în browser, pe dispozitivul dumneavoastră: nu este trimis niciodată pe un server. Iată procedura completă, de la registru la PDF-ul gata de trimis.

1. Deschideți registrul în Excel și salvați-l. Acest pas contează mai mult decât pare: conversia tipărește valorile pe care Excel le-a salvat pentru fiecare formulă, nu le recalculează.
2. Verificați ce trebuie să apară: ascundeți foile, rândurile sau coloanele de lucru și definiți o zonă de imprimare dacă vreți să transmiteți doar o parte a unei foi.
3. Plasați fișierul .xlsx sau .xlsm în cititorul din partea de sus a acestei pagini, prin glisare și fixare sau din dosarele dumneavoastră, până la 150 MB.
4. PDF-ul se deschide în cititor. Parcurgeți-l: fiecare foaie începe cu numele său, antetul paginii amintește foaia, iar subsolul indică numerotarea paginilor.
5. Salvați PDF-ul sau retușați-l mai întâi: eliminați o pagină inutilă, adăugați un filigran, protejați fișierul cu parolă.

Dacă rezultatul nu vă convine, corectați registrul în Excel, salvați-l și reconvertiți-l: operația durează doar câteva clipe și nu există limită pentru numărul de conversii.

De ce să transformați un tabel Excel în PDF

Un registru Excel este un instrument de lucru: formulele, filele și coloanele de calcul intermediar vă privesc adesea doar pe dumneavoastră. PDF-ul este versiunea sa publicabilă.

• Fixați cifrele: un buget, o ofertă de preț sau un decont de cheltuieli trimis în PDF nu mai poate fi modificat printr-o tastare nefericită.
• Arătați doar rezultatul: foile și coloanele ascunse nu sunt tipărite, calculele intermediare rămân la dumneavoastră.
• Fiți citit oriunde: destinatarul nu are nevoie nici de Excel, nici de un program de calcul tabelar, un telefon ajunge pentru a deschide fișierul.
• Atașați un tabel la un dosar: multe portaluri, licitații și dosare de finanțare acceptă doar PDF-uri.
• Arhivați o situație la o anumită dată: un inventar, un tablou de bord lunar sau o listă de prezență, așa cum erau în momentul trimiterii.

Pentru drumul invers, adică pentru a recupera într-un program de calcul tabelar cifrele dintr-un extras sau dintr-o factură primite în PDF, ghidul nostru explică cum să convertiți un PDF în Excel cu sume utilizabile.

Ce preia conversia Excel în PDF

Instrumentul nu face o captură de ecran a foii: citește fiecare celulă, conținutul și formatarea ei, apoi compune pagini lizibile. Iată ce regăsiți în PDF și ce nu apare acolo.

Textul din PDF este text real: poate fi căutat, selectat și copiat. Un destinatar poate deci găsi un nume sau o sumă într-un tabel lung cu funcția de căutare a cititorului său PDF.

Cum este împărțit în pagini un tabel Excel mare

Principala dificultate atunci când convertiți un tabel Excel în PDF este lățimea. Pe ecran, o foaie nu are margine; pe o pagină A4, are. Instrumentul aplică reguli gândite astfel încât fiecare cifră să rămână lizibilă.

• Format A4, portret pentru un tabel îngust, peisaj automat de îndată ce tabelul este lat.
• Dimensiunea textului adaptată lățimii tabelului, pentru a încăpea coloanele fără a sacrifica lizibilitatea.
• Peste 25 de coloane, foaia este împărțită în blocuri succesive de coloane, tipărite unele după altele, în loc să fie micșorată până la ilizibil.
• Rândul de antet repetat în partea de sus a fiecărei pagini: este primul rând dacă este scris cu aldin sau rândul de etichete plasat deasupra cifrelor.
• Un rând nu este niciodată tăiat între două pagini: un rând cu mai multe linii de text trece întreg pe pagina următoare.
• Fiecare foaie începe cu numele său; antetul paginii amintește foaia, iar subsolul dă numerotarea sub forma pagină / pagini.

Ce faceți dacă tabelul are peste 25 de coloane

Împărțirea în blocuri păstrează totul, dar îl obligă pe cititor să treacă de la o pagină la alta pentru a urmări un rând. Dacă vreți să evitați acest lucru, reduceți numărul de coloane transmise: ascundeți coloanele de calcul intermediar sau definiți o zonă de imprimare limitată la coloanele utile. Pentru un tabel foarte mare destinat prelucrării ulterioare, luați în calcul și trimiterea registrului însuși pe lângă PDF.

Pentru ca rândul de antet să fie recunoscut și repetat corect, scrieți etichetele coloanelor cu aldin pe primul rând. Este un obicei simplu care face PDF-ul mult mai ușor de citit încă de la a doua pagină.

Date, numere și formule: ce trebuie să știți înainte de a converti un xlsx în PDF

Formulele nu sunt recalculate

Un fișier Excel păstrează, pentru fiecare formulă, ultima valoare calculată în momentul salvării. Conversia tipărește această valoare, exact cum ar face-o o imprimare. Dacă ați modificat o dată fără să salvați ulterior, PDF-ul arată rezultatul anterior, cel de la ultima salvare. Soluția este mereu aceeași: deschideți registrul în Excel, lăsați calculul să se facă, salvați, apoi convertiți.

Formatele urmează limba cititorului

Datele, procentele, zecimalele și separatoarele de mii sunt scrise în limba interfeței cititorului, așa cum ar face-o un Excel instalat în acea limbă: în română, virgulă zecimală și punct între mii, ordinea zi, lună, an și ADEVĂRAT în loc de TRUE pentru o valoare logică. Dacă convertiți un tabel destinat unui cititor vorbitor de engleză, afișați cititorul în engleză înainte de conversie.

Și un fișier CSV?

Un fișier .csv nu are nici formatare, nici foi: este text separat prin virgule sau punct și virgulă. Este convertit ca un text cu lățime fixă, ale cărui coloane rămân aliniate. Pentru redarea unui tabel adevărat, cu antet repetat și formate de numere, deschideți-l în Excel și salvați-l ca .xlsx înainte de conversie.

Limitele conversiei Excel în PDF și cum le ocoliți

Instrumentul tipărește celule. Tot ce nu este o celulă sau depinde de un calcul de afișare specific Excel nu este preluat. Este bine să știți asta înainte de a trimite documentul.

• Diagramele și imaginile plasate pe foaie: lipsesc din PDF. În Excel, salvați diagrama ca imagine, apoi adăugați această imagine în PDF după conversie, așa cum se explică mai jos.
• Formatarea condiționată: culorile calculate în funcție de valoare, precum o sumă negativă în roșu, nu apar. Dacă informația contează, adăugați o coloană explicită sau o culoare fixă a fontului.
• Bordurile subțiri: nepreluate. Umplerea uniformă a unui rând din două este o alternativă bună pentru a ghida privirea.
• Comentariile și notele de celulă: nepreluate. Copiați observațiile utile într-o coloană dedicată.
• Formatul vechi .xls: refuzat. Deschideți-l în Excel sau în alt program de calcul tabelar și salvați-l ca .xlsx.

Pentru a reintegra o diagramă, convertiți registrul, apoi folosiți instrumentul pentru a insera o pagină într-un PDF: acceptă direct o imagine PNG sau JPG, plasată înainte de prima pagină, după pagina aleasă sau la final. Dacă preferați să pregătiți imaginea separat, puteți și să transformați o imagine JPG sau PNG în PDF, apoi să o asamblați cu restul.

Dacă documentul trebuie să reproducă exact afișarea din Excel, inclusiv diagramele și formatarea condiționată, exportați-l chiar din Excel, prin Fișier, Salvare ca, apoi tipul PDF.

Ce metodă să alegeți pentru a converti un fișier Excel în PDF

Mai multe drumuri duc la același rezultat. Ele diferă prin locul în care este prelucrat registrul, prin ce este preluat și prin programul necesar.

Cea mai vizibilă diferență ține de aspectul paginii. Din Excel, un tabel lat ajunge adesea tăiat pe mai multe pagini dacă nu ați reglat orientarea și titlurile de imprimat. Aici, formatul peisaj și repetarea antetului sunt automate.

A doua ține de confidențialitate: o listă de salarii, un bilanț sau un fișier de clienți convertit în browser nu trece prin niciun server, ceea ce elimină riscul unei scurgeri la un furnizor.

După conversie: reduceți, marcați, protejați, semnați

PDF-ul se deschide în cititorul PDF online gratuit, unde instrumentele se înlănțuie pe același document. O succesiune tipică pentru un tabel financiar arată astfel.

1. Eliminați paginile care nu trebuie trimise, de exemplu o foaie de ipoteze: ștergeți paginile inutile din PDF tastând numerele lor.
2. Marcați documentul: adăugați un filigran „CONFIDENȚIAL” pe fiecare pagină pentru un tabel intern sau un buget previzional.
3. Atașați-l la un dosar mai amplu: reuniți mai multe PDF-uri într-un singur fișier, de exemplu tabelul cu cifre, raportul și anexele.
4. Protejați-l: blocați PDF-ul cu o parolă înainte de a-l trimite prin e-mail.
5. Obțineți aprobarea: pentru o ofertă de preț sau o situație aprobată, trimiteți PDF-ul spre semnare electronică.

Cât timp nu ați salvat, fiecare pas se anulează cu butonul Anulați.

Întrebări suplimentare despre conversia Excel în PDF

Cum convertesc o singură foaie dintr-un registru în PDF?

Ascundeți celelalte foi în Excel, salvați, apoi convertiți: foile ascunse sunt excluse. Puteți și să convertiți întregul registru și să eliminați apoi paginile foilor inutile.

Se poate converti un fișier Excel în PDF de pe telefon?

Da. Instrumentul funcționează în browserele recente pe Android, iPhone și iPad. Alegeți fișierul .xlsx din fișierele dumneavoastră sau dintr-un atașament salvat, apoi salvați PDF-ul produs. Pentru a corecta o formulă, în schimb, trebuie să treceți din nou printr-un program de calcul tabelar.

Un registru mare, cu câteva mii de rânduri, funcționează?

Da. Foile mari sunt prelucrate eficient, în limita a 150 MB per fișier. PDF-ul va avea pur și simplu atâtea pagini câte sunt necesare, cu antetul repetat pe fiecare.

Cum atașez un tabel Excel la un raport Word în același PDF?

Începeți prin a converti documentul Word în PDF, apoi inserați registrul în locul dorit cu instrumentul de inserare a paginilor, care acceptă și un fișier .xlsx. Obțineți un singur PDF, gata de numerotat și de trimis.