Flux de lucru pentru semnătură electronică: ghid complet

Ce este un flux de lucru de semnătură

Ce este un flux de lucru de semnăturăUnflux de lucru de semnătură

este succesiunea de pași organizați care duce la semnarea unui document: ordinea semnatarilor, condiții, mementouri, notificări. Cu cât fluxul de lucru este mai adaptat procesului, cu atât semnăturile sunt mai rapide.

Cele două tipuri principale de comandă

Cele două tipuri principale de comandă

Ordine paralelăToți semnatarii primesc plicul în același timp și pot semna independent.Avantaje ⬥⬥⬥: viteză, fără blocaj.Caz de utilizare ⬥⬥⬥: NDA reciprocă, contract bilateral în care comanda nu contează.

Caz de utilizare ⬥⬥⬥: NDA reciprocă, contract bilateral în care comanda nu contează.

Ordine secvenţială

Fiecare semnatar semnează după cel precedent. Plicul progresează de la semnatar la semnatar.Avantaje ⬥⬥⬥: respect pentru ierarhiile de validare, fiecare actor vede validari anterioare.Cazuri de utilizare ⬥⬥⬥: contracte care implică validarea managerului apoi management, leasing-uri cu depozit.Roluri tipice

Roluri tipice

• Semnatar ⬥⬥⬥: semnează documentulAprobator ⬥⬥⬥: validează fără semnătură (lanț de validare)
• Copiere (CC) documentul final fără semnare:⬥⬥⬥⬥Emitent ⬥⬥⬥: expeditorul, adesea și semnatar
• Emitent ⬥⬥⬥: expeditorul, adesea și semnatarMemento-uri și notificări
• O platformă modernă vă permite să configurați:frecvența și numărul de memento-uri către semnatari

notificare în timp real Echipe)

webhook-uri pentru a alimenta un CRM/ERP

• webhook-uri pentru a alimenta un CRM/ERP
• memento-uri interne dacă sunt blocate
• Expirare și anulare
• Setați întotdeauna o dată de expirare (de obicei 15-30 de zile). Un plic expirat este arhivat automat ca „nesemnat”, eliberând tabloul de bord.

În timpul procesului, emitentul poate anula și manual un plic (revocare), util în cazul în care se descoperă o eroare.

În timpul procesului, emitentul poate anula și manual un plic (revocare), util în cazul în care se descoperă o eroare.

Integrari

Un flux de lucru puternic se integrează cu instrumentele dvs.:

CRM ⬥⬥⬥: declanșează trimiterea atunci când o afacere este „închisă câștigată”

• HRIS ⬥⬥⬥: trimite contractul când este încheiat⬥⬥⬥⬥⬥⬥ ERP ⬥⬥⬥: generați PO atunci când o ofertă este acceptatăWebhook-uri personalizate ⬥⬥⬥: notificați-vă sistemele interne
• Webhook-uri personalizate ⬥⬥⬥: notificați-vă sistemele interneBune practici de proiectare
• Minimizați numărul de semnatari (fiecare persoană suplimentară prelungește ciclul⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥) aprobator)Automatizați memento-urile
• Aveți un plan B în caz de refuzAveți un plan B în caz de refuz

Testați fluxul de lucru înainte de implementarea volumului

• Erori frecvente
• Ordine secvențială în mod implicit, în timp ce paralele ar fi mai multe semne⬥⬥ „copie”)
• Fără termen de expirare
• Lipsa integrării → reintrare manuală
• Lipsa integrării → reintrare manuală

Notificări insuficiente către semnatari

• Caz concret: contract cu mai multe părți
• Un contract de parteneriat între 3 companii. Flux de lucru optimizat:
• Întocmirea PDF-ului de către compania A
• Întocmirea PDF-ului de către compania A
• Trimiterea în ordine paralelă către cei 3 semnatari (unul pe companie)

Repornire automată D+3 dacă nesemnat

Toți semnatarii au fost notificați în timp real

• declanșează ultima semnătură a parteneriatului
• ⬥⬥⬥ Ciclu total: 24-48 ore vs 2-3 săptămâni pe hârtie.
• ⬥⬥⬥ Ciclu total: 24-48 ore vs 2-3 săptămâni pe hârtie.
• Cum vă ajută Certyneo
• Certyneo vă permite să proiectați fluxuri de lucru flexibile: paralele, secvențiale, mixte, aprobatori, CC, mementouri personalizabile, webhook-uri personalizate, integrări native CRM/HRIS/ERP. Editor vizual de configurat fără cod.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Întrebări frecvente

Întrebări frecvente

Când să folosiți ordinea secvențială?

Când o validare trebuie să precedă următoarea (manager → director → contract final).

Câți semnatari max?

Nelimitat din punct de vedere tehnic. Dincolo de 5-6, ciclul se prelungește semnificativ.

Putem amesteca ordinea paralelă și secvențială?

Putem amesteca ordinea paralelă și secvențială?

Da, cu fluxuri de lucru „mixte”: grupuri paralele înlănțuite.

Cum să te descurci cu un semnatar absent?

Reatribuiți unui alt semnatar autorizat sau amânați plicul.

Webhook-urile sunt în timp real?

Webhook-urile sunt în timp real?

Da, declanșat la fiecare schimbare de stare a plicului.

Concluzie

Proiectarea unui flux de lucru bun este diferența dintre un instrument care funcționează și unul care se transformă. Luați 30 de minute pentru a vă proiecta fluxul de lucru ideal, veți economisi luni de frecare.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele online simplu, rapid și sigur.