Semnează un contract online: instrucțiuni de utilizare

De ce să vă semnați contractele online

De ce să vă semnați contractele online

Semnarea unui contract online reduce ciclul de semnare de la 3-5 zile la câteva ore. Nu este nevoie să imprimați, să scanați, să trimiteți sau să reporniți. Totul se întâmplă într-un browser, cu trasabilitate superioară la hârtie.

Pasul 1: pregătiți documentul

Începeți cu un PDF curat (ideal este < 10 MB pentru performanță). Dacă contractul dvs. este în Word, platforma îl convertește automat în PDF.

• Verificați înainte de trimitere:
• fără greșeli sau greșeli de scriere (nu este posibilă corectarea odată semnată)
• sume și datele exacte

anexe obligatorii atașate (DPE pentru închiriere, RIB pentru un mandat SEPA)

⬥⬥⬥ Pentru fiecare destinatar:

• nume complet
• adresa de e-mail
• adresa de e-mail
• telefon mobil (pentru SMS OTP dacă AES)

rol (semnatar, CC, copie)Definiți semnul ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ în acelaşi timp) sau secvenţial (fiecare semnatar după cel precedent).Pasul 3: plasați câmpurile de semnătură

Trageți și plasați câmpurile pe PDF:

câmp „semnătură” pe pagina relevantă

• opțional: câmp „data”, „text”, „inițiale” pe fiecare pagină
• câmp asociat cu pasul⬥⬥⬥ 4: trimiteți și urmăriți
• Configurați opțiunile:

nivelul semnăturii (SES sau AES)

memento-uri automate (D+3, D+7)

• memento-uri automate (D+3, D+7)
• data de expirare (în general 15-30 de zile)
• se trimite un e-mail unic la fiecare link. Din tabloul de bord, vedeți în timp real: trimis → deschis → semnat.

Pasul 5: arhivați și reutilizați

Odată ce toți semnatarii au semnat, PDF-ul final este generat automat cu:

subsol de audit marcat de timp

• amprenta criptografică
• Semnătura pentru formatul PAdES⬥⬥⬥⬥⬥10 ani prin defect. Îl puteți exporta oricând sau îl puteți partaja unei terțe părți.
• Cele mai bune practici

Folosiți

șabloane

• pentru contracte recurente (câștig de 80% la pregătire)pentru contracte recurente (câștig de 80% la pregătire)Prefer
• AES ⬥⬥⬥, contract pentru mize mari (0)-500€Trimiteți contractulfără ambiguitate
• (fără „schiță” marcată)Relansați automat, mai degrabă decât manualEi bine
• comunicați
• comunicaținu au semnat niciodată electronicErori frecvente

Erori frecvente

• Trimiteți fără corecturi: orice corectare necesită o nouă trimitere
• Adăugați semnatar greșit sau e-mail greșit
• Uitați să adăugați anexe
• Folosiți SES pentru un contract critic sau expirare ⬥ pe termen nelimitat)
• Cum vă ajută Certyneo

Certyneo face trimiterea unui contract pentru semnare simplă și rapidă: drag-drop a PDF-ului, plasarea intuitivă a câmpurilor, trimiterea în 2 clicuri, tablou de bord în timp real. Șabloane reutilizabile, integrări CRM, mementouri automate, arhivare pe 10 ani.

Descoperiți soluția de semnătură electronică Certyneo

Întrebări frecvente

Cât durează trimiterea unui contract?

2-5 minute pentru un contract simplu, mai mult pentru șabloane complexe.

Semnatarul trebuie să-și creeze un cont?

Semnatarul trebuie să-și creeze un cont?

Nu, dă clic pe linkul de e-mail, semnează, s-a terminat.

Ce se întâmplă dacă semnatarul refuză?

Contractul este marcat „refuz”. Îl puteți edita și retrimite sau îl puteți abandona.

Ne putem conecta pe mobil?

Da, toate platformele moderne o permit.

Contractul semnat este același cu PDF-ul trimis?

Același conținut, plus un subsol de audit și amprentă criptografică.

Concluzie

Semnarea unui contract online se face în 5 pași simpli. Odată instalat fluxul de lucru, ciclurile dvs. de vânzări și administrative nu vor mai fi niciodată aceleași.

Încercați Certyneo pentru a trimite, semna și urmări documentele online simplu, rapid și sigur.