Converter Excel em PDF online, grátis e sem enviar nada

Converter Excel em PDF online, passo a passo

Converter um arquivo Excel em PDF serve para repassar uma tabela que ninguém vai poder alterar por engano e que todo mundo vai conseguir abrir, com ou sem programa de planilhas. Com o Certyneo Reader, a pasta de trabalho é lida e diagramada no seu navegador, no seu dispositivo: ela nunca é enviada a um servidor. Veja o processo completo, da pasta de trabalho ao PDF pronto para enviar.

1. Abra a pasta de trabalho no Excel e salve-a. Essa etapa importa mais do que parece: a conversão imprime os valores que o Excel salvou para cada fórmula, ela não os recalcula.
2. Confira o que deve aparecer: oculte as planilhas, linhas ou colunas de trabalho, e defina uma área de impressão se quiser repassar só uma parte de uma planilha.
3. Solte o arquivo .xlsx ou .xlsm no leitor no topo desta página, arrastando e soltando ou escolhendo nas suas pastas, até 150 MB.
4. O PDF abre no leitor. Percorra-o: cada planilha começa com o nome dela, o cabeçalho da página lembra a planilha e o rodapé mostra a paginação.
5. Salve o PDF, ou ajuste-o antes: remover uma página desnecessária, adicionar uma marca d'água, proteger o arquivo com senha.

Se o resultado não agradar, corrija a pasta de trabalho no Excel, salve-a e converta de novo: a operação leva só alguns instantes, e não há limite para o número de conversões.

Por que transformar uma planilha do Excel em PDF

Uma pasta de trabalho do Excel é uma ferramenta de trabalho: suas fórmulas, abas e colunas de cálculo intermediário muitas vezes só dizem respeito a você. O PDF é a versão publicável dela.

• Congelar os números: um orçamento, uma proposta com valores ou um relatório de despesas enviado em PDF não pode mais ser alterado por uma digitação infeliz.
• Mostrar só o resultado: as planilhas e colunas ocultas não são impressas, e os seus cálculos intermediários ficam com você.
• Ser lido em qualquer lugar: o destinatário não precisa do Excel nem de outro programa de planilhas, um celular basta para abrir o arquivo.
• Anexar uma tabela a um processo: muitos portais, licitações e pedidos de financiamento só aceitam PDF.
• Arquivar uma situação numa data específica: um inventário, um painel mensal ou uma lista de presença, exatamente como estavam no momento do envio.

Para o caminho inverso, ou seja, recuperar numa planilha os números de um extrato ou de uma fatura recebidos em PDF, nosso guia explica como converter um PDF em Excel com valores utilizáveis.

O que a conversão de Excel em PDF mantém

A ferramenta não tira um print da planilha: ela lê cada célula, seu conteúdo e sua formatação, e depois compõe páginas legíveis. Veja o que você encontra no PDF, e o que fica de fora.

O texto do PDF é texto de verdade: pode ser pesquisado, selecionado e copiado. Assim, um destinatário consegue encontrar um nome ou um valor numa tabela longa usando a busca do leitor de PDF dele.

Como uma planilha grande do Excel é dividida em páginas

A principal dificuldade ao converter uma planilha do Excel em PDF é a largura. Na tela, uma planilha não tem borda; numa página A4, tem. A ferramenta aplica regras pensadas para que cada número continue legível.

• Formato A4, em retrato para uma tabela estreita, em paisagem automaticamente assim que a tabela fica larga.
• Tamanho do texto ajustado à largura da tabela, para caber as colunas sem sacrificar a leitura.
• Acima de 25 colunas, a planilha é dividida em blocos de colunas sucessivos, impressos um após o outro, em vez de ser reduzida a um tamanho ilegível.
• Linha de cabeçalho repetida no topo de cada página: é a primeira linha se estiver em negrito, ou a linha de rótulos colocada acima dos números.
• Uma linha da tabela nunca é cortada entre duas páginas: uma linha com várias linhas de texto passa inteira para a página seguinte.
• Cada planilha começa com o nome dela; o cabeçalho da página lembra a planilha e o rodapé traz a paginação no formato página / páginas.

O que fazer se a sua tabela tiver mais de 25 colunas

A divisão em blocos mantém tudo, mas obriga o leitor a passar de uma página para outra para acompanhar uma linha. Se quiser evitar isso, reduza o número de colunas repassadas: oculte as colunas de cálculo intermediário, ou defina uma área de impressão limitada às colunas úteis. Para uma tabela muito grande que ainda vai ser trabalhada, pense também em enviar a própria pasta de trabalho além do PDF.

Para que a linha de cabeçalho seja reconhecida e repetida, coloque os rótulos das colunas em negrito na primeira linha. É um hábito simples que deixa o PDF muito mais fácil de ler a partir da segunda página.

Datas, números e fórmulas: o que saber antes de converter xlsx em PDF

As fórmulas não são recalculadas

Um arquivo Excel guarda, para cada fórmula, o último valor calculado no momento em que foi salvo. A conversão imprime esse valor, exatamente como uma impressão faria. Se você alterou um dado sem salvar depois, o PDF mostra o resultado anterior, o do último salvamento. A solução é sempre a mesma: abrir a pasta de trabalho no Excel, deixar o cálculo acontecer, salvar e só então converter.

Os formatos seguem o idioma do leitor

Datas, porcentagens, casas decimais e separadores de milhar são escritos no idioma da interface do leitor, como faria o Excel instalado nesse idioma: vírgula decimal e ponto entre os milhares em português, ordem dia, mês, ano, e VERDADEIRO em vez de TRUE para um valor lógico. Se você for converter uma tabela para um leitor de língua inglesa, mude o leitor para inglês antes da conversão.

E um arquivo CSV?

Um arquivo .csv não tem formatação nem planilhas: é texto separado por vírgulas ou pontos e vírgulas. Ele é convertido como um texto de largura fixa, com as colunas alinhadas. Para ter uma tabela de verdade, com cabeçalho repetido e formatos de número, abra-o no Excel e salve-o como .xlsx antes da conversão.

Limites da conversão de Excel em PDF, e como contorná-los

A ferramenta imprime células. Tudo o que não é célula, ou que depende de um cálculo de exibição próprio do Excel, não é mantido. Melhor saber disso antes de enviar o documento.

• Gráficos e imagens colocados na planilha: ausentes do PDF. No Excel, salve o gráfico como imagem e depois adicione essa imagem ao PDF após a conversão, como explicado abaixo.
• Formatação condicional: as cores calculadas conforme o valor, como um valor negativo em vermelho, não aparecem. Se a informação importa, adicione uma coluna explícita ou uma cor de fonte fixa.
• Bordas finas: não mantidas. O preenchimento sólido em linhas alternadas é uma boa alternativa para guiar o olhar.
• Comentários e anotações de célula: não mantidos. Copie as observações úteis para uma coluna própria.
• Formato .xls antigo: recusado. Abra-o no Excel ou em outro programa de planilhas e salve-o como .xlsx.

Para incluir de volta um gráfico, converta a pasta de trabalho e depois use a ferramenta para inserir uma página em um PDF: ela aceita diretamente uma imagem PNG ou JPG, colocada antes da primeira página, depois da página que você quiser ou no final. Se preferir preparar a imagem à parte, você também pode transformar uma imagem JPG ou PNG em PDF e depois juntá-la ao resto.

Se o documento precisa reproduzir exatamente a exibição do Excel, com gráficos e formatação condicional, exporte-o pelo próprio Excel, em Arquivo, Salvar como, e escolha o tipo PDF.

Qual método escolher para converter um arquivo Excel em PDF

Vários caminhos levam ao mesmo resultado. Eles diferem no lugar onde a pasta de trabalho é processada, no que é mantido e no programa necessário.

A diferença mais sensível está no layout. Pelo Excel, uma tabela larga muitas vezes acaba cortada em várias páginas se você não ajustou a orientação e os títulos a imprimir. Aqui, a paisagem e a repetição do cabeçalho são automáticas.

A segunda está na confidencialidade: uma folha de salários, um balanço ou um cadastro de clientes convertido no seu navegador não passa por nenhum servidor, o que elimina o risco de vazamento num prestador de serviço.

Depois da conversão: deixar mais leve, marcar, proteger, assinar

O PDF abre no leitor de PDF online grátis, onde as ferramentas se encadeiam no mesmo documento. Uma sequência típica para uma planilha financeira é esta.

1. Remova as páginas que não devem ir junto, por exemplo uma planilha de premissas: exclua as páginas desnecessárias do PDF digitando os números delas.
2. Marque o documento: adicione uma marca d'água “CONFIDENCIAL” em cada página para uma tabela interna ou um orçamento previsto.
3. Junte-o a um dossiê maior: junte vários PDFs em um único arquivo, por exemplo a tabela com os números, o relatório e os anexos.
4. Proteja-o: bloqueie o PDF com uma senha antes de enviá-lo por e-mail.
5. Obtenha a aprovação: para um orçamento ou um relatório aprovado, envie o PDF para assinatura eletrônica.

Enquanto você não salvar, cada etapa pode ser desfeita com o botão Desfazer.

Outras perguntas sobre converter Excel em PDF

Como converter uma única planilha de uma pasta de trabalho em PDF?

Oculte as outras planilhas no Excel, salve e converta: as planilhas ocultas ficam de fora. Você também pode converter a pasta de trabalho inteira e depois remover as páginas das planilhas desnecessárias.

Dá para converter um arquivo Excel em PDF pelo celular?

Sim. A ferramenta funciona nos navegadores recentes do Android, iPhone e iPad. Escolha o arquivo .xlsx nos seus arquivos ou num anexo salvo, e salve o PDF gerado. Para corrigir uma fórmula, porém, é preciso voltar a um programa de planilhas.

Uma pasta de trabalho grande, com milhares de linhas, funciona?

Sim. As planilhas grandes são processadas com eficiência, no limite de 150 MB por arquivo. O PDF simplesmente terá quantas páginas forem necessárias, com o cabeçalho repetido em cada uma.

Como juntar uma planilha do Excel a um relatório do Word num mesmo PDF?

Comece por converter o documento Word em PDF e depois insira a pasta de trabalho no ponto desejado com a ferramenta de inserção de páginas, que também aceita um arquivo .xlsx. Você obtém um único PDF, pronto para ser numerado e enviado.