Czy notariusz może podpisywać swoje dokumenty prywatnego sporządzenia elektronicznie?

Tak, bez ograniczeń. Dokumenty prywatnego sporządzenia związane z zadaniem notarialnym (umowy o honoraria, listy powiernicze, porozumienia między klientami) nie są dokumentami autentycznymi w rozumieniu art. 1369 kodeksu cywilnego. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe i etyki zawodowej.

Czy Certyneo można używać dla dokumentów autentycznych (sprzedaż, darowizna, testament)?

Nie — notarialne dokumenty autentyczne (art. 1369 kodeksu cywilnego + dekret 2005-973) wymagają dokumentu autentycznego w formie elektronicznej (AAE) podpisanego za pomocą urządzenia kwalifikowanego (karta REAL, platforma Telact). To nie jest obszar Certyneo. Natomiast Certyneo obejmuje całość relacji klienta PRYWATNEGO SPORZĄDZENIA kancelarii.

Czy umowa o honoraria notariusza może być podpisana elektronicznie?

Tak. Przepisy krajowe notariuszy narzucają wcześniejszą umowę pisemną, ale nie przepisują żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany Certyneo + czasopismo RFC 3161 spełniają wymogi dowodowe i deontologiczne, z zaletą dokładnego czasowania zawarcia umowy przed rozpoczęciem misji.

Jak przestrzegać tajemnicy zawodowej notariuszy?

Certyneo stosuje szyfrowanie TLS 1.3 w transzycie + AES-256 w stanie spoczynku, ścisła izolacja na poziomie opracowania, hosting 100% w UE (IONOS) bez outsourcingu poza UE. Umowa DPA zgodna z RODO zawierająca klauzule szczególne dotyczące tajemnicy zawodowej (art. 23 rozporządzenia 45-2590).

Jaki poziom podpisu dla aktu notarialnego własnoręcznego?

Podpis zaawansowany (AES) zalecany. Jest dopuszczalny jako dowód w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), jego dokumentacja dowodowa wykazuje jego wiarygodność i spełnia wymagania deontologiczne zawodu. SES jest niewystarczający, QES jest nadmiarowy i trudniejszy do wdrożenia dla aktów prywatnych.

Jak zarządzać podpisem wielodziedzicznym w spadku?

Certyneo natywnie obsługuje podpisy w szeregu lub równolegle między kilkoma współklientami. Każdy dziedzic otrzymuje swój osobisty link z OTP SMS na swój własny numer. Unikatowy audit trail gromadzi wszystkie podpisy i znaczniki czasowe — przydatny dla umów transakcyjnych spadkowych.

Jak długo należy przechowywać akty notarialne własnoręczne?

Akty własnoręczne związane z misją notarialną muszą być przechowywane przez minimum 10 lat (okres przedawnienia wynikający z prawa powszechnego). W przypadku aktów związanych z działem spadkowym lub majątkowym zalecane jest dłuższe przechowywanie. Certyneo archiwizuje przez 10 lat w cenie, dostępne rozszerzenie.

Czy elektroniczny akt notarialny własnoręczny jest opozycyjny?

Tak — francuskie orzecznictwo uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpis zaawansowany (AES) jest dopuszczalny jako dowód (art. 1366 i 1367 Kodeksu cywilnego), również w przypadku aktów związanych z czynnościami notarialnymi; jego wiarygodność wykazuje ścieżka audytu, ponieważ domniemanie wiarygodności jest zastrzeżone dla podpisu kwalifikowanego.

Status notariuszy · art. 1369 K. cyw. · eIDAS AES

Podpis elektroniczny dla notariuszy i kancelarii notarialnych

Rozwiązanie podpisu elektronicznego dedykowane kancelariom notarialnym do zarządzania dokumentami prywatnego sporządzenia związanymi z zadaniami notarialnymi: umowy o honoraria, pełnomocnictwa do zarządzania spadkami, porozumienia między klientami, listy powiernicze, zobowiązania do zachowania poufności. Zgodne ze statusem notariuszy (rozporządzenie nr 45-2590), dekretem nr 2005-973 w sprawie dokumentu autentycznego w formie elektronicznej i rozporządzeniem eIDAS — podpis zaawansowany rekomendowany, archiwizacja o wartości dowodowej.

Ramy prawne: Status notariuszy · art. 1369 K. cyw.
Poziom podpisu: AES eIDAS rekomendowany
Archiwizacja zgodna z prawem: 10 lat włączone

Co może podpisać notariusz elektronicznie?

Notariusz działa w dwóch odrębnych rejestrach. DOKUMENTY AUTENTYCZNE (sprzedaż nieruchomości, darowizna, testament, umowa małżeńska…) są regulowane przez artykuł 1369 kodeksu cywilnego i dekret nr 2005-973 z 10 sierpnia 2005 — wymagają dokumentu autentycznego w formie elektronicznej (AAE) z kwalifikowanym podpisem notariusza za pośrednictwem bezpiecznego urządzenia (karta REAL, platforma Telact lub równoważna), nieobjęte przez Certyneo. DOKUMENTY PRYWATNEGO SPORZĄDZENIA związane z zadaniem notarialnym (umowy o honoraria, listy powiernicze, pełnomocnictwa do zarządzania spadkami, porozumienia transakcyjne między spadkobiercami, zobowiązania do zachowania poufności) są natomiast w pełni objęte podpisem elektronicznym zaawansowanym (AES). Certyneo digitalizuje całą relację klienta kancelarii, z poziomem dowodu kompatybilnym z wymaganiami etyki zawodowej i tajemnicą zawodową notariuszy.

Dlaczego podpisywać elektronicznie?

Silna identyfikacja klientów

Weryfikacja OTP SMS + poczta elektroniczna podpisującego, czasopismo RFC 3161, odcisk palca SHA-256 dokumentu. Zgodne z wymogami dowodowymi biura notarialnego i obowiązkiem konsultacji notarialnej (art. 4 przepisów krajowych notariuszy).

Tajemnica zawodowa notariuszy przestrzegana

Szyfrowanie TLS 1.3 w tranzycie, AES-256 w stanie spoczynku, ścisła izolacja danych według kancelarii. Hosting 100 % UE (IONOS), bez podwykonawców poza UE. DPA zgodny z RODO zawierający klauzule specyficzne dla tajemnicy zawodowej notariuszy (art. 23 rozporządzenia 1945).

Wielu klientów w sukcesji lub współwłasności

Dla zadań notarialnych obejmujących wielu klientów (spadek, współwłasność, podział), Certyneo zarządza podpisem sekwencyjnym lub równoległym wszystkich spadkobierców lub współwłaścicieli. Każdy otrzymuje bezpieczny link spersonalizowany za pomocą OTP SMS na swoim własnym numerze telefonu.

Ścieżka audytu przeciwna Radzie Wyższej

Każdy dokument jest dostarczany z plikiem PDF dowodu: tożsamość podpisującego zweryfikowana przez OTP SMS, czasopismo RFC 3161, skrót SHA-256, IP. Możliwy do przedstawienia przed Wyższą Radą Notariatu w przypadku sporu dyscyplinarnego i przed wszystkimi sądami cywilnymi i handlowymi.

Procedura w 4 etapach

Od przygotowania do archiwizacji zgodnej z prawem, poniżej 5 minut.

1. Przygotuj dokument prywatnego sporządzenia
Prześlij swój projekt (umowę o honoraria, list powierniczy, pełnomocnictwo do zarządzania, porozumienie transakcyjne). Zgodność ze statusem notariuszy (obowiązkowe informacje: tożsamość notariusza podpisującego, zakres izby wojewódzkiej, dokładny przedmiot).
2. Dodaj podpisujących
Notariusz + klient(ci). Dla spadków lub współwłasności dodaj wszystkich współklientów (spadkobierców, współwłaścicieli). Każdy otrzyma bezpieczny link z indywidualnym OTP SMS.
3. Wybierz poziom eIDAS
Podpis zaawansowany (AES) zalecany dla aktów pod własnym podpisem notarialnych: weryfikacja tożsamości przez OTP SMS, certyfikat indywidualny, czasopismo RFC 3161. Zgodne z art. 26 rozporządzenia eIDAS i zgodne z wymogami deontologicznymi notariuszy.
4. Archiwizacja o wartości dowodowej
Sfinalizowany dokument + ścieżka audytu są archiwizowane o wartości dowodowej. Możliwy do wyeksportowania w dowolnym momencie w celu przekazania następcy lub przedstawienia przed Radą Wyższą Notariatu.

Często zadawane pytania

Czy notariusz może podpisywać swoje dokumenty prywatnego sporządzenia elektronicznie?: Tak, bez ograniczeń. Dokumenty prywatnego sporządzenia związane z zadaniem notarialnym (umowy o honoraria, listy powiernicze, porozumienia między klientami) nie są dokumentami autentycznymi w rozumieniu art. 1369 kodeksu cywilnego. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe i etyki zawodowej.
Czy Certyneo można używać dla dokumentów autentycznych (sprzedaż, darowizna, testament)?: Nie — notarialne dokumenty autentyczne (art. 1369 kodeksu cywilnego + dekret 2005-973) wymagają dokumentu autentycznego w formie elektronicznej (AAE) podpisanego za pomocą urządzenia kwalifikowanego (karta REAL, platforma Telact). To nie jest obszar Certyneo. Natomiast Certyneo obejmuje całość relacji klienta PRYWATNEGO SPORZĄDZENIA kancelarii.
Czy umowa o honoraria notariusza może być podpisana elektronicznie?: Tak. Przepisy krajowe notariuszy narzucają wcześniejszą umowę pisemną, ale nie przepisują żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany Certyneo + czasopismo RFC 3161 spełniają wymogi dowodowe i deontologiczne, z zaletą dokładnego czasowania zawarcia umowy przed rozpoczęciem misji.
Jak przestrzegać tajemnicy zawodowej notariuszy?: Certyneo stosuje szyfrowanie TLS 1.3 w transzycie + AES-256 w stanie spoczynku, ścisła izolacja na poziomie opracowania, hosting 100% w UE (IONOS) bez outsourcingu poza UE. Umowa DPA zgodna z RODO zawierająca klauzule szczególne dotyczące tajemnicy zawodowej (art. 23 rozporządzenia 45-2590).
Jaki poziom podpisu dla aktu notarialnego własnoręcznego?: Podpis zaawansowany (AES) zalecany. Jest dopuszczalny jako dowód w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), jego dokumentacja dowodowa wykazuje jego wiarygodność i spełnia wymagania deontologiczne zawodu. SES jest niewystarczający, QES jest nadmiarowy i trudniejszy do wdrożenia dla aktów prywatnych.
Jak zarządzać podpisem wielodziedzicznym w spadku?: Certyneo natywnie obsługuje podpisy w szeregu lub równolegle między kilkoma współklientami. Każdy dziedzic otrzymuje swój osobisty link z OTP SMS na swój własny numer. Unikatowy audit trail gromadzi wszystkie podpisy i znaczniki czasowe — przydatny dla umów transakcyjnych spadkowych.
Jak długo należy przechowywać akty notarialne własnoręczne?: Akty własnoręczne związane z misją notarialną muszą być przechowywane przez minimum 10 lat (okres przedawnienia wynikający z prawa powszechnego). W przypadku aktów związanych z działem spadkowym lub majątkowym zalecane jest dłuższe przechowywanie. Certyneo archiwizuje przez 10 lat w cenie, dostępne rozszerzenie.
Czy elektroniczny akt notarialny własnoręczny jest opozycyjny?: Tak — francuskie orzecznictwo uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpis zaawansowany (AES) jest dopuszczalny jako dowód (art. 1366 i 1367 Kodeksu cywilnego), również w przypadku aktów związanych z czynnościami notarialnymi; jego wiarygodność wykazuje ścieżka audytu, ponieważ domniemanie wiarygodności jest zastrzeżone dla podpisu kwalifikowanego.

Przeczytaj też

Cyfryzacja relacji klientów Twojej kancelarii

Bezpłatny plan permanentny (5 kopert przez 14 dni, potem 2/miesiąc), bez karty kredytowej. Zgodny ze statusem notariuszy i eIDAS. Ścieżka audytu o wartości dowodowej i archiwizacja przez 10 lat w cenie.

Zacznij bezpłatnie Pokaż cennik