Archiwizacja i śledzenie terminów notarialnych elektronicznych

Ramy prawne

Archiwizacja ustawowa · wartość dowodowa

Poziom podpisu

AES eIDAS zalecana

Archiwum prawne

10 lat włącznie

Dlaczego archiwizacja o wartości dowodowej ma znaczenie dla kancelarii notarialnej?

Umowy prywatne kancelarii notarialnej — umowy honorariów, pełnomocnictwa do zarządzania sukcesją, porozumienia między klientami — muszą być przechowywane przez okres przedawnienia mający zastosowanie (10 lat w zasadzie dla aktów cywilnych i handlowych) i pozostać możliwe do wykazania w przypadku kontroli Wyższej Rady Notariuszy lub sporu z klientem. Archiwizacja o wartości dowodowej nie ogranicza się do przechowywania podpisanego pliku PDF: przechowuje również pełny ślad audytu — zweryfikowaną tożsamość podpisującego, znacznik czasowy, odcisk palucha dokumentu — który dowodzi wiarygodności aktu w momencie jego zakwestionowania. Niektóre akty mają ponadto własny termin (okres odstąpienia pełnomocnictwa, czas obowiązywania zobowiązania poufności, odnowienie umowy), który należy śledzić bez ręcznego przeglądania każdego pliku.

Dlaczego podpisywać elektronicznie?

Procedura w 4 etapach

Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.

1. 1. Podpisanie aktu w formie aktu prywatnego

   Akt jest podpisywany w podpisie zaawansowanym (AES) z weryfikacją tożsamości poprzez SMS OTP każdego klienta.

2. 2. Automatyczne archiwizowanie o wartości dowodowej

   Sfinalizowany akt i jego pełny dziennik audytu są automatycznie archiwizowane bez dodatkowych działań kancelarii.

3. 3. Śledzenie terminy związane z aktem

   W każdej chwili możesz znaleźć terminy związane z aktem (okres na odstąpienie od umowy, odnowienie, okres obowiązywania) bezpośrednio z jego teczki.

4. 4. Eksportowanie w przypadku kontroli lub sporu

   PDF dowodu i pełny dziennik audytu eksportują się jednym kliknięciem, dla notariusza następcy, Krajowej Rady Notarialnej lub dowolnego sądu.

Często zadawane pytania

Jak długo notariusz musi przechowywać swoje akty prywatne?

Minimum 10 lat, okres przedawnienia majątkowego obowiązujący dla aktów cywilnych i handlowych. W przypadku aktów związanych z dziedziczeniem lub sprawami majątkowych, zalecane jest dłuższe przechowywanie. Certyneo archiwizuje przez 10 lat włącznie, z dostępnym rozszerzeniem.

Co to jest archiwizowanie o wartości dowodowej?

To przechowywanie podpisanego dokumentu wraz z jego pełnym dziennikiem audytu — zweryfikowaną tożsamością sygnatariusza, czasem i datą, odciskiem dokumentu — co pozwala wykazać niezawodność aktu w przypadku sporu, a nie tylko go przechowywać.

Jak śledzić okres na odstąpienie od umowy pełnomocnictwa notarialnego?

Okres na odstąpienie od umowy mający zastosowanie do niektórych pełnomocnictw pozostaje związany z archiwizowaym aktem, dostępny do przejrzenia z jego teczki bez konieczności odwoływania się do historii wymiany z klientem.

Co się dzieje, jeśli archiwizowayny akt jest kwestionowany przez klienta?

PDF dowodu i pełny dziennik audytu (tożsamość zweryfikowana przez SMS OTP, czasopismo RFC 3161, skrót SHA-256) eksportują się jednym kliknięciem, którymi można się posługiwać przed wszelkimi sądami cywilnymi i handlowymi oraz przed Krajową Radą Notarialną w przypadku sporu dyscyplinarnego.

Czy archiwizowanie elektroniczne jest zgodne z tajemnicą zawodową notariusza?

Tak — szyfrowanie TLS 1.3 w tranzycie, AES-256 w spoczynku, ścisła izolacja danych na poziomie kancelarii, hosting 100 % UE (IONOS) bez podwykonawnictwa poza UE, umowa przetwarzania danych zgodna z RODO integrująca klauzule specyficzne dla tajemnicy zawodowej notariusza.

Czy można wyeksportować archiwizowayny akt dla notariusza następcy?

Tak, każdy dokument i jego dziennik audytu pozostają eksportowalne w dowolnym momencie z jego folderu, do przesłania kolegze w przypadku przejęcia sprawy lub sprzedaży klienteli.

Czy monitorowanie terminów działa również dla dokumentów z wieloma sygnatariuszami?

Tak — dla dokumentu obejmującego kilku dziedziczących lub współwłaścicieli, termin pozostaje przywiązany do samego dokumentu, niezależnie od liczby sygnatariuszy.

Czy archiwizacja o wartości dowodowej dotyczy również elektronicznego dokumentu autentycznego?

Nie — elektroniczny dokument autentyczny (art. 1369 Kodeks cywilny, dekret 2005-973) jest przechowywany zgodnie z urządzeniem właściwym dla zawodu notariusza, poza zakresem Certyneo. Archiwizacja ta dotyczy dokumentów prywatnych sporządzonych przez kancelarię.

Czytaj także:

• Podpis elektroniczny dla notariuszy i kancelarii notarialnych
• Słownik podpis zaawansowany (AES)
• Słownik Rozporządzenie eIDAS
• Tarify Certyneo
• Rozwiązanie eIDAS
• Podpis elektroniczny dla notariuszy i kancelarii notarialnych
• Zarządzaj swoimi sprawami notarialnymi online
• Akt autentyczny vs akt prywatny dla notariuszy
• Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale