Zarządzanie sprawami notarialnymi online: podpis i śledzenie elektroniczne
Scentralizuj podpis i śledzenie aktów prywatnych każdej sprawy klienta Twojej kancelarii — spadek, sprzedaż, zarządzanie wynajmem, wspólna własność — w jedną przestrzeń. Każda sprawa obejmuje swoich sygnatariuszy, podpisane akty, dziennik audytu i terminy, zamiast być rozproszoną między skrzynkami pocztowymi i segregatorami papierowymi. Zgodne ze statusem notariuszy (rozporządzenie nr 45-2590) i rozporządzeniem eIDAS — zalecany podpis zaawansowany, historia przechowywana według sprawy.
- Ramy prawne
- Status notariuszy · śledzenie sprawy
- Poziom podpisu
- AES eIDAS zalecana
- Archiwum prawne
- 10 lat włącznie
Dlaczego scentralizować śledzenie akt spraw klientów?
Kancelaria notarialna zajmuje się na bieżąco wieloma dziesiątkami spraw równolegle — sukcesje, sprzedaż, współwłasność, mandaty zarządzania — każda z nich obejmuje kilka aktów prywatnych i kilku sygnatariuszy (spadkobierców, współwłaścicieli, mocodawców). Bez dedykowanego narzędzia śledzenie polega na rozproszonej korespondencji e-mailowej i papierowych segregatorach, z rzeczywistym ryzykiem utraty aktu oczekującego na podpis lub zbliżającego się terminu. Centralizacja podpisu elektronicznego według sprawy pozwala w jeden klik znaleźć wszystkie podpisane akty, ich ścieżkę audytu i tożsamość każdego sygnatariusza, oraz śledzić postęp każdej sprawy bez ręcznej rekonstrukcji historii.
Dlaczego podpisywać elektronicznie?
Jedno miejsce na dossier klienta
Każda sprawa (sukcesja, sprzedaż, współwłasność, mandat zarządzania) grupuje swoje akty prywatne, sygnatariuszy i ścieżkę audytu w tym samym miejscu, zamiast być rozproszoną między skrzynkami pocztowymi i segregatorami.
Śledzenie postępu jednym spojrzeniem
Status każdego aktu widoczny natychmiast: oczekujący na podpis, podpisany, przypomniany. Koniec z ręcznym wysyłaniem e-maili, aby wiedzieć, gdzie stoi spadkobierca lub współwłaściciel.
Wielu sygnatariuszy na dossier
Sukcesja, współwłasność, podział: każdy współklient otrzymuje osobisty link z OTP SMS. Podpisywanie sekwencyjne lub równolegle w zależności od sprawy, bez ponownego wpisywania między aktami.
Historia i ścieżka audytu zachowane dla każdej sprawy
Każdy akt sprawy jest archiwizowany z PDF dowodem (tożsamość zweryfikowana przez OTP SMS, znacznik czasu, hash SHA-256). Eksportowanie w jeden klik dla kolegi następcy lub w przypadku sporu.
Procedura w 4 etapach
Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.
1. Utwórz dossier klienta
Nazwij dossier (imię i nazwisko klienta, typ sprawy) i przygotuj pierwszy akt prywatny do podpisania (umowa honorariów, mandat, porozumienie między klientami).
2. Dodaj sygnatariuszy dossier
Notariusz + klient(ci) dotyczący(-y) sprawy. W przypadku sukcesji lub współwłasności dodaj wszystkich współklientów; każdy otrzymuje swój osobisty bezpieczny link.
3. Śledź postęp aktów
Każdy akt dossier pokazuje swój status (oczekujący, podpisany, przypomniany). Znajdź w jeden klik pełną historię sprawy, bez rekonstrukcji wymiany e-maili.
4. Archiwizuj i eksportuj dossier
Podpisane akty i ich ścieżka audytu pozostają przypisane do dossier przez cały okres przechowywania wymaganego prawnie. Możliwość eksportu do przesłania kolejnemu notariuszowi.
Często zadawane pytania
- Czy można pogrupować kilka aktów w tym samym dossier klienta?
- Tak. Każdy dossier (sukcesja, sprzedaż, współwłasność, mandat zarządzania) centralizuje wszystkie jego akty prywatne, sygnatariuszy i ich ścieżkę audytu w tym samym miejscu, zamiast traktować każdy akt osobno.
- Jak śledzić postęp sprawy z wieloma spadkobiercami?
- Status podpisu każdego spadkobiercy lub współwłaściciela jest widoczny w jednym spojrzeniu (oczekujący, podpisany, ponownie wysłany). Każdy otrzymuje osobisty bezpieczny link z OTP SMS na swój numer telefonu.
- Czy śledzenie sprawy zastępuje oprogramowanie do pracy notarialnej?
- Nie — Certyneo centralizuje podpis elektroniczny i śledzenie aktów prywatnych z mocy prawa biura; nie zastępuje pełnego oprogramowania do zarządzania notarialne ani sporządzania aktów autentycznych, które pozostają poza jego zakresem.
- Czy można wznowić postępowanie wobec sygnatariusza, który jeszcze nie podpisał swojego aktu?
- Tak, wznowienie można wysłać bezpośrednio ze sprawy, bez konieczności przywracania historii wymiany e-mailami.
- Czy historia sprawy jest zachowywana po podpisaniu wszystkich aktów?
- Tak, każdy akt pozostaje przypisany do swojej sprawy wraz ze swoim śladem audytu (tożsamość zweryfikowana przez OTP SMS, znacznik czasu, hash SHA-256) przez całą ustawową periodo archiwizacji, dostępny w każdej chwili.
- Jak przesłać sprawę następcy kolegom?
- Podpisane akty i ich ślad audytu można wyeksportować ze sprawy w celu przekazania kolegom w przypadku przejęcia biura lub sprzedaży klienteli.
- Jaki poziom podpisu dla aktów sprawy notarialnej?
- Podpis zaawansowany (AES) zalecany dla aktów prywatnych z mocy prawa biura — dopuszczalny w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), z plikiem dowodu dołączonym do każdego aktu.
- Ile kosztuje śledzenie spraw dla biura notarialnego?
- Bezpłatny plan permanentny umożliwia testowanie na kilka spraw z miesięcznym limitem kopert. Plany płatne dostosowują się do ilości spraw przetwarzanych przez biuro.
Czytaj także:
- Podpis elektroniczny dla notariuszy i kancelarii notarialnych
- Słownik podpis zaawansowany (AES)
- Słownik Rozporządzenie eIDAS
- Tarify Certyneo
- Rozwiązanie eIDAS
- Podpis elektroniczny dla notariuszy i kancelarii notarialnych
- Akt autentyczny vs akt prywatny dla notariuszy
- Archiwizuj swoje akty notarialne i śledzenie ich terminy
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralizuj śledzenie swoich spraw klientów
Bezpłatny plan permanentny (5 kopert przez 14 dni, następnie 2/miesiąc), bez karty bankowej. Zgodny ze statusem notariuszy i eIDAS. Historia i ślad audytu zachowywane dla każdej sprawy.