Konverter Excel til PDF på nett, gratis og uten opplasting

Konverter Excel til PDF på nett, trinn for trinn

Å konvertere en Excel-fil til PDF gjør at du kan sende en tabell som ingen kan endre ved en feil, og som alle kan åpne, med eller uten regnearkprogram. Med Certyneo Reader leses og settes arbeidsboken opp i nettleseren, på enheten din: den sendes aldri til en server. Her er hele gangen, fra arbeidsboken til en PDF som er klar til å sendes.

1. Åpne arbeidsboken i Excel og lagre den. Dette steget betyr mer enn man skulle tro: konverteringen skriver ut verdiene Excel har lagret for hver formel, den beregner dem ikke på nytt.
2. Sjekk hva som skal vises: skjul arbeidsark, rader eller kolonner du bare bruker til utregninger, og definer et utskriftsområde hvis du bare vil sende en del av et ark.
3. Slipp .xlsx- eller .xlsm-filen i leseren øverst på denne siden, med dra og slipp eller fra mappene dine, opptil 150 MB.
4. PDF-en åpnes i leseren. Bla gjennom den: hvert ark starter med navnet sitt, topptekstene viser arket og bunnteksten viser sidetallene.
5. Lagre PDF-en, eller bearbeid den først: fjerne en unødvendig side, legge til et vannmerke, beskytte filen med passord.

Er du ikke fornøyd med resultatet, retter du arbeidsboken i Excel, lagrer den og konverterer den på nytt: det tar bare et øyeblikk, og det er ingen grense for antall konverteringer.

Hvorfor gjøre et Excel-regneark om til PDF

En Excel-arbeidsbok er et arbeidsverktøy: formlene, fanene og kolonnene med mellomregninger angår ofte bare deg. PDF-en er versjonen som kan deles.

• Låse tallene: et budsjett, et priset tilbud eller en utgiftsoversikt sendt som PDF kan ikke lenger endres av en uheldig inntasting.
• Vise bare resultatet: skjulte ark og kolonner skrives ikke ut, og mellomregningene dine blir hos deg.
• Kunne leses overalt: mottakeren trenger verken Excel eller noe regnearkprogram, en mobil er nok til å åpne filen.
• Legge ved en tabell i en søknad: mange portaler, anbudskonkurranser og søknader om finansiering godtar bare PDF.
• Arkivere en tilstand på en bestemt dato: en varetelling, et månedlig dashbord eller en fremmøteliste, slik de var da de ble sendt.

For den motsatte veien, altså å hente tallene fra en kontoutskrift eller en faktura du har fått som PDF inn i et regneark, forklarer veiledningen vår hvordan du konverterer en PDF til Excel med beløp du kan regne med.

Dette tar konverteringen fra Excel til PDF med

Verktøyet tar ikke et skjermbilde av arket: det leser hver celle, innholdet og formateringen, og setter deretter sammen lesbare sider. Dette finner du igjen i PDF-en, og dette er ikke med.

Teksten i PDF-en er ekte tekst: du kan søke i den, merke den og kopiere den. En mottaker kan derfor finne et navn eller et beløp i en lang tabell med søkefunksjonen i PDF-leseren sin.

Slik deles en stor Excel-tabell opp i sider

Den største utfordringen når man konverterer en Excel-tabell til PDF, er bredden. På skjermen har et ark ingen kant; på en A4-side har det det. Verktøyet bruker regler som er laget for at hvert tall skal være lesbart.

• A4-format, stående for en smal tabell, automatisk liggende så snart tabellen er bred.
• Tekststørrelsen tilpasses tabellens bredde, slik at kolonnene får plass uten at det går ut over lesbarheten.
• Ved mer enn 25 kolonner deles arket opp i påfølgende kolonneblokker som skrives ut etter hverandre, i stedet for å krympes til en uleselig størrelse.
• Overskriftsraden gjentas øverst på hver side: det er første rad hvis den er i fet skrift, eller raden med etiketter som står over tallene.
• En rad deles aldri mellom to sider: en rad med flere tekstlinjer flyttes i sin helhet til neste side.
• Hvert ark starter med navnet sitt; topptekstene viser arket, og bunnteksten viser sidetallene i formen side / sider.

Hva gjør du hvis tabellen har mer enn 25 kolonner

Oppdelingen i blokker tar med alt, men tvinger leseren til å bla mellom sider for å følge en rad. Vil du unngå det, reduserer du antall kolonner som sendes: skjul kolonner med mellomregninger, eller definer et utskriftsområde som bare omfatter de nyttige kolonnene. For en svært stor tabell som skal bearbeides videre, kan du også vurdere å sende selve arbeidsboken i tillegg til PDF-en.

For at overskriftsraden skal gjenkjennes og gjentas, setter du kolonneoverskriftene i fet skrift på første rad. Det er en enkel vane som gjør PDF-en mye lettere å lese fra side to og utover.

Datoer, tall og formler: dette bør du vite før du konverterer en xlsx til PDF

Formlene beregnes ikke på nytt

En Excel-fil tar vare på den siste beregnede verdien for hver formel da filen ble lagret. Konverteringen skriver ut denne verdien, akkurat som en utskrift ville gjort. Har du endret en verdi uten å lagre etterpå, viser PDF-en det forrige resultatet, fra forrige lagring. Løsningen er alltid den samme: åpne arbeidsboken i Excel, la beregningen skje, lagre og konverter.

Formatene følger leserens språk

Datoer, prosenter, desimaler og tusenskilletegn skrives på språket i leserens grensesnitt, slik Excel installert på det språket ville gjort: desimalkomma og mellomrom som tusenskille på norsk, rekkefølgen dag, måned, år, og SANN i stedet for TRUE for en logisk verdi. Konverterer du en tabell som skal leses av en engelskspråklig mottaker, setter du leseren til engelsk før konverteringen.

Og en CSV-fil?

En .csv-fil har verken formatering eller ark: den er tekst skilt med komma eller semikolon. Den konverteres som tekst med fast tegnbredde, der kolonnene holder seg på linje. For å få en ekte tabell, med gjentatt overskrift og tallformater, åpner du den i Excel og lagrer den som .xlsx før konverteringen.

Begrensninger ved konvertering fra Excel til PDF, og hvordan du omgår dem

Verktøyet skriver ut celler. Alt som ikke er en celle, eller som avhenger av en visningsberegning som er spesiell for Excel, blir ikke med. Det er greit å vite før du sender dokumentet.

• Diagrammer og bilder som ligger på arket: mangler i PDF-en. Lagre diagrammet som bilde i Excel, og legg deretter bildet til i PDF-en etter konverteringen, som forklart nedenfor.
• Betinget formatering: farger som beregnes ut fra verdien, som et negativt beløp i rødt, vises ikke. Er informasjonen viktig, legger du til en egen kolonne eller en fast skriftfarge.
• Tynne kantlinjer: tas ikke med. Ensfarget fyll på annenhver rad er et godt alternativ for å lede blikket.
• Kommentarer og cellenotater: tas ikke med. Kopier nyttige merknader over i en egen kolonne.
• Gammelt .xls-format: avvises. Åpne det i Excel eller et annet regnearkprogram og lagre det som .xlsx.

For å få med et diagram konverterer du arbeidsboken og bruker deretter verktøyet for å sette inn en side i en PDF: det godtar et PNG- eller JPG-bilde direkte, plassert før første side, etter en side du velger, eller til slutt. Vil du heller klargjøre bildet separat, kan du også gjøre et JPG- eller PNG-bilde om til PDF og sette det sammen med resten.

Må dokumentet gjengi visningen i Excel nøyaktig, inkludert diagrammer og betinget formatering, eksporterer du det fra Excel selv via Fil, Lagre som og deretter filtypen PDF.

Hvilken metode bør du velge for å konvertere en Excel-fil til PDF

Flere veier fører til samme resultat. De skiller seg fra hverandre i hvor arbeidsboken behandles, hva som blir med, og hvilket program som trengs.

Den mest merkbare forskjellen gjelder sideoppsettet. Fra Excel blir en bred tabell ofte delt over flere sider hvis man ikke har stilt inn retning og utskriftstitler. Her skjer liggende format og gjentakelse av overskriften automatisk.

Den andre gjelder konfidensialitet: en lønnsliste, et regnskap eller en kundefil som konverteres i nettleseren, går ikke via noen server, og da forsvinner risikoen for lekkasje hos en leverandør.

Etter konverteringen: komprimer, merk, beskytt, signer

PDF-en åpnes i den gratis PDF-leseren på nett, der verktøyene kan brukes etter hverandre på det samme dokumentet. En typisk rekkefølge for en økonomisk tabell ser slik ut.

1. Fjern sidene som ikke skal sendes, for eksempel et ark med forutsetninger: slett unødvendige sider fra PDF-en ved å skrive inn sidetallene.
2. Merk dokumentet: legg til et vannmerke «KONFIDENSIELT» på hver side for en intern tabell eller et budsjettforslag.
3. Legg det ved en større dokumentpakke: slå sammen flere PDF-filer til én fil, for eksempel tabellen med tallene, rapporten og vedleggene.
4. Beskytt det: lås PDF-en med et passord før du sender den på e-post.
5. Få det godkjent: for et tilbud eller en godkjent oversikt kan du sende PDF-en til elektronisk signering.

Så lenge du ikke har lagret, kan hvert steg angres med Angre-knappen.

Flere spørsmål om konvertering fra Excel til PDF

Hvordan konverterer jeg bare ett ark i en arbeidsbok til PDF?

Skjul de andre arkene i Excel, lagre og konverter: skjulte ark utelates. Du kan også konvertere hele arbeidsboken og deretter fjerne sidene fra arkene du ikke trenger.

Kan man konvertere en Excel-fil til PDF fra en mobil?

Ja. Verktøyet fungerer i nyere nettlesere på Android, iPhone og iPad. Velg .xlsx-filen blant filene dine eller et lagret vedlegg, og lagre deretter PDF-en som lages. For å rette en formel må du derimot tilbake til et regnearkprogram.

Fungerer det med en stor arbeidsbok på flere tusen rader?

Ja. Store ark behandles effektivt, innenfor grensen på 150 MB per fil. PDF-en får ganske enkelt så mange sider som trengs, med overskriften gjentatt på hver av dem.

Hvordan legger jeg en Excel-tabell sammen med en Word-rapport i én PDF?

Begynn med å konvertere Word-dokumentet til PDF, og sett deretter inn arbeidsboken der du vil med verktøyet for å sette inn sider, som også godtar en .xlsx-fil. Du får én PDF, klar til å nummereres og sendes.