Kommentere en PDF på nettet: uthev, kommenter, tegn

Kommenter en PDF online gratis: det korte svaret

For å kommentere en PDF online uten å installere noe, åpner du filen i leseren ovenfor, velger verktøyet Kommenter, og velger deretter en del å markere eller tegner direkte på siden. Når kommentarene dine er på plass, klikker du på Bruk, leser gjennom dokumentet på nytt, og lagrer deretter den kommenterte PDF-en. Operasjonen er gratis, krever ingen konto og foregår helt i nettleseren din: filen sendes ikke til noen server.

Denne guiden beskriver nøyaktig hva PDF-kommentering innebærer, de åtte tilgjengelige verktøyene og riktig bruk av hvert enkelt, tilfeller som er problematiske (skannet dokument, beskyttet fil, lesing på nettbrett) og hva du skal gjøre med dokumentet når det er kommentert. Hvis du leter etter en bestemt handling, går de dedikerte guidene dypere: marker en PDF online, legg til en kommentar på en PDF, les gjennom og korriger en PDF med flere eller kommenter en PDF på iPad eller nettbrett.

Kommenter en PDF: hva snakker vi egentlig om?

En PDF-fil er utformet for å være statisk: oppsettingen er den samme på alle skjermer og alle skrivere. Å merke opp dette dokumentet består derfor ikke i å omskrive det, men å legge et lag med visuelle kommentarer over det: en markering, en strek, en notat, et stempel. Originalteksten forblir intakt under.

PDF-standarden (ISO 32000) forser dedikerte objekter for dette, kalt merknader. Hver har en type (markering, understreking, gjennomstreket tekst, tegning, firkant, tekstboks, notat, stempel), en posisjon på siden, en farge og, om aktuelt, et tekstinnhold. Det er dette standardformatet som Certyneo Reader skriver til filen din.

Praktisk konsekvens: merknadene dine er ikke et bilde limt på siden. Adobe Acrobat, Forhåndsvisning på Mac, leseprogrammer integrert i nettlesere og de fleste PDF-programmer gjenkjenner dem som ekte merknader. Mottakeren din kan vise dem, liste dem opp, svare på dem i sitt eget program eller slette dem en etter en.

Merkeoppsettverktøyene, og når du skal bruke hvert enkelt

Merkeoppsettsverktøyet grupperer åtte bevegelser. De tre første virker på et utvalg tekst; de fem følgende legges fritt på siden. Alle tilbyr fem farger: gul, grønn, blå, rød og svart.

Markere, understreke, gjennomstreike

Velg et avsnitt slik du ville gjort det på en nettside: markeringen, understrekingen eller gjennomstreiken følger nøyaktig de valgte linjene, selv over flere linjer. Markeringen tjener til å finne det essensielle, understrekingen til å signalisere et punkt som skal kontrolleres, gjennomstreiken til å foreslå en sletting. Disse tre verktøyene trenger valgbar tekst: vår veiledning for å markere tekst i en PDF forklarer hva du skal gjøre når valget ikke fungerer.

Tegn for hånd

Tegningen tegner fritt med mus, finger eller stylus: omring et siffer, koble to avsnitt, legg til en pil eller en klammer. Det er det mest uttrykksfylte verktøyet, men også det minst nøyaktige: reservér det til visuelle indikasjoner og hold skriftlige kommentarer til tekstverktøyene.

Innramme en sone

Ramen tegner et rektangel rundt en tabell, en signatur, en logo eller ethvert element som ikke er valgbar tekst. Det trekker øyet uten å skjule noe.

Tekstboks og festet kommentar

Tekstboksen skriver merknaden din direkte på siden, synlig for alle og skrevet ut med den. Den festede kommentaren legger en liten ikon: innholdet vises når leseren klikker på den eller åpner kommentarpanelet i sitt program. Den første passer til korte instruksjoner som må hoppe i øynene, den andre til lengre forklaringer som ikke skal ødelegge siden. For å velge mellom de to og skrive nyttige merknader, les vår veiledning for å kommentere en PDF.

Stempel bilde

Stempelet legger et PNG- eller JPG-bilde på siden: logo, bedriftsstempel, merknad som «Sett» eller «Betalt» forberedt på forhånd. En skannet signatur påført på denne måten forblir bare et bilde, uten bevisverdi: for å forplikte noen, må det være en elektronisk signatur.

Merke opp en PDF uten Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader, i den gratis versjonen, tillater markering og kommentar, men den må installeres, og mer avanserte funksjoner er forbeholdt abonnementet. Flere alternativer finnes, hver med sine begrensninger.

• PDF-lesere integrert i nyere nettlesere (Microsoft Edge, Firefox) tilbyr noen markeringverktøy, tegning eller tekst, hvis liste varierer fra nettleser til nettleser og fra versjon til versjon.
• Forhåndsvisning på Mac, og merkeoppsettverktøyet i Filer-appen på iPhone og iPad, er fullstendige, men begrenset til Apple-økosystemet.
• Mange nettsteder for merking på nett begynner med å laste opp filen din til serverne sine, noen ganger med en grense for sider eller filer per dag, og ber om en konto for å lagre resultatet.
• Certyneo Reader fungerer i hvilken som helst nylig nettleser, på både datamaskin og mobil, uten konto eller grenser, og behandler filen lokalt.

Uansett hvilket verktøy du velger, sjekk ett punkt før du forplikter deg: merknader må skrives i standard PDF-format. Noen verktøy flater alt ut til bilder ved lagring; mottakeren din kan da verken velge teksten eller fjerne en merknad.

Kommentere en skannet PDF: OCR-trinnet

Et skannet eller fotografert dokument er bare et bilde for PDF-leseren: det inneholder ingen tekst. Du kan tegne på det, legge til en ramme, tekstboks, merknad eller stempel, men det er umulig å velge en setning for å markere eller stryke den over.

Løsningen er å gjøre skanningen søkbar med OCR før du kommenterer den. Tegngjenkjenning legger til et usynlig tekstlag under bildet, justert mot ordene. Når dette trinnet er gjort, fungerer valg og markeringsverktøyene følger dokumentets linjer. Søk etter et ord i PDF-en blir mulig på samme tid.

Tips: hvis en PDF ser ut til å inneholde tekst, men valget hopper fra en blokk til en annen, er det ofte et dokument som er oppstilt i kolonner. Velg kolonne for kolonne, fra begynnelsen av setningen.

Kommentere, endre, sensurere: tre forskjellige gester

Disse tre operasjonene blir ofte forvekslet, selv om de verken har samme effekt eller samme risiko.

• Kommentere legger til merknader over innholdet uten å endre det. Opprinnelig tekst forblir lesbar og kopierbar, og hver merknad kan fjernes.
• Endre endrer selve innholdet: korriger en dato, stavefeil eller beløp direkte i linjen. Dette er rollen til verktøyet for å endre tekst i en PDF, som skriver linjen på nytt i en skrifttype med samme dimensjoner.
• Sensurere sletter en informasjon permanent: den maskerte teksten fjernes fra filen, ikke bare dekket over. For et personnummer, IBAN eller et navn som skal anonymiseres, bruker du verktøyet for å sensurere en PDF.

Klasseisk felle er å tegne en svart boks over sensitiv data i den tro at du har slettet den. En ramme eller tegning forblir en merknad: teksten under eksisterer fortsatt, og hvem som helst kan kopiere den eller fjerne merknaden. For å skjule en informasjon, sensurer den; for å påpeke den, kommenter den.

Lese gjennom et dokument på flere

Kommentering er fellesspråket for gjennomlesing: en rapport, et memorandum, en mockup eller en kontrakt sirkulerer i PDF, hver person legger til sine merknader, og forfatteren bruker dem i killedokumentet. For at denne prosessen skal fungere, fastsett avtaler før du begynner: en farge per gjennomlesar, gjennomstryking for slettinger, understrek for punkter som skal verifiseres, tekstboks for foreslåtte erstatninger.

Når flere gjennomlesar jobber hver på sin kopi, blir det vanskelig å vite hva som har endret seg fra en versjon til den neste. Verktøyet for å sammenligne to versjoner av en PDF fremhever linjer som er lagt til og fjernet. Vår komplette metode for å lese gjennom og korrigere en PDF på flere beskriver detaljert avtalene, gjennomlesprosessen og spesialtilfellet med kontrakten før signering.

Kommentere en PDF på iPad, nettbrett eller telefon

Verktøyet fungerer i nettleseren på nettbrettet eller telefonen din uten at du trenger å installere en app. På en berøringsskjerm følger tegningen fingeren eller pennen, og tekstvalg gjøres med et langt trykk, som på en hvilken som helst nettside.

På en større skjerm gjør liggende modus og zoom tekstvalget mer presist. Den kommenterte filen lagres i nedlastingsmappen på enheten. Vår veiledning for å kommentere en PDF på iPad eller Android-nettbrett gir trinn-for-trinn-instruksjoner og nyttige innstillinger for å skrive med stylus.

Personvern: hvorfor kommentering skjer på enheten din

Dokumentene man kommenterer er sjelden uskyldige: kontrakter, lønnsslipper, medisinske mapper, eksamenskopier, juridiske dokumenter. Å overlate dem til en nettjeneste som lagrer dem, selv midlertidig, stiller et reelt spørsmål om personvern, og noen ganger om GDPR-samsvar.

Certyneo Reader leser og endrer PDF-en direkte i nettleseren din. Filen lastes aldri opp: Certyneo mottar den ikke, oppbevarer den ikke og kan ikke se den. Lukking av fanen sletter dokumentet fra minnet. Det er også det som gjør det mulig å kommentere store filer, opptil 150 MB, uten sendingstid.

En PDF beskyttet med passord åpnes ved å oppgi dette passordet, som blir verifisert bare på enheten din. Hvis det merknadgjorte dokumentet skal sendes tilbake kryptert, bruker du verktøyet for å beskytte en PDF med passord før du sender det.

Bruk, korrigering, lagring: stegvis fremgangsmåte

Så lenge du ikke har klikket på Bruk, forblir merknadene dine ventende: de vises på siden, men er ikke ennå skrevet inn i filen. Telleren på verktøylinjen angir antallet.

1. For å fjerne en ventende merknad, velger du verktøyet Fjern og klikker deretter på den. Knappen Avbryt alt sletter alle ventende merknader på en gang.
2. Klikk på Bruk: alle merknadene skrives inn i PDF-en i én operasjon, og siden lastes inn på nytt.
3. Hvis resultatet ikke passer, returnerer kommandoen Angre siste endring til forrige tilstand, så lenge filen ikke er lagret.
4. Klikk på Lagre for å laste ned den merknadgjorte PDF-en. Så lenge det ikke er gjort, advarer leseren deg før du forlater siden.

Merknadene dine legges til de som dokumentet allerede inneholdt, uten å slette dem. Hvis du ønsker å slette en merknad som allerede er lagret, åpner du filen i en leser som viser kommentarer, som Adobe Acrobat Reader eller Forhåndsvisning: hver standard merknad kan velges og slettes der.

Etter kommentering: dele, sammenligne, få signert

En merknadgjort PDF er sjelden et sluttmål i seg selv. Avhengig av tilfellet består det neste trinnet i å sende den tilbake til forfatteren for integrering av merknadene, komprimere den for å sende per e-post, eller gjennomlesing en siste gang i PDF-leseren på nettet før distribusjon.

Når dokumentet er en kontrakt, tilbud eller bestilling, er det siste trinnet ofte signaturen. Når merknadene er integrert og sluttversjonen er fastsatt, kan du signere en PDF på nettet med elektronisk signatur: undertegnerne dine signerer fra telefonen sin, og det signerte dokumentet blir forseglet, noe som forhindrer senere endringer uten at det synes.

Beste praksis for lesbare merknader

• En idé per merknad: en kommentar som blander tre merknader blir sjelden håndtert fullstendig.
• En fargekode annonsert fra starten av, for eksempel gult for nøkkelinformasjon, rødt for en feil, grønt for en validering.
• Merknader som foreslår en løsning i stedet for blot en konstatering: «endre 30 dager til 45 dager» i stedet for «fristen må vurderes på nytt».
• Uthevingen med måtehold: et helt avsnitt som er uthevet, signaliserer ikke lenger noe.
• Et tydelig filnavn ved lagring, med datoen og initialer dine, slik at alle vet hvilken versjon de har.
• En siste gjennomlesing av den merknadgjorte PDF-en før du sender den, spesielt for å verifisere at ingen interne merknader er ment å forbli i kundens kopi.