Entreprise
Elektronisk signatur for HR: guiden
Kontrakter, endringer, ansettelsesløfter, firmaavtaler: hvordan HR industrialiserer elektroniske signaturer.
7 min
Menneskelige ressurser
Elektronisk signering for HR og personaltjenester
Digitaliser arbeidskontrakter, tillegg, ansettelsestilbud, sluttoppgjør og bedriftsavtaler. Certyneo er kompatibel med SIRH-en din (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make eller webhooks og garanterer samsvar med artikkel L1221-1 i arbeidskodeksen, eIDAS-forordningen og RGPD. Arkivering 10 år inkludert, automatisk audit trail.
Hvilke er brukstilfellene innen HR for elektronisk signering?
Alle signaturer i medarbeiderens livssyklus, fra ansettelsesløftet til oppsigelsesavtalen, kan digitaliseres med Certyneo. Her er de syv hyppigste tilfellene hos våre HR-kunder.
Arbeidskontrakt (fast, midlertidig)
Faste stillinger, midlertidige kontrakter, lærling- eller profesjonaliseringskontrakter: send kontrakten signert av arbeidsgiveren til kandidaten, som signerer på 2 minutter fra mobilen. I samsvar med artikkel L1221-1 i den franske arbeidsloven.
Tillegg til kontrakten
Stillingsbytte, lønnsøkning, overgang til deltid, hjemmekontor: digitaliser hele tilleggssyklusen med signering av den ansatte og arbeidsgiveren i serie.
Ansettelsesløfte
Sikre ansettelsesløftet juridisk (ensidig eller gjensidig) før kontraktsigneringen. Den avanserte elektroniske signaturen (AES) gjør det mulig å identifisere kandidaten formelt.
Gjensidig oppsigelse
Innkalling, referat fra samtalen og detaljert avtale signert på avstand, med tidsstemplet revisjonsspor. TéléRC-skjemaet signeres fortsatt for hånd.
Bedriftsavtale
Kollektive avtaler signert av representative fagforeninger: send, samle inn signaturer parallelt eller i serie, og arkiver i 10 år.
NDA og konfidensialitetserklæring
Taushetserklæring for nyansatte, praktikanter, underleverandører. Gratis mal tilgjengelig i biblioteket vårt.
Praksisavtale
Trepartsavtale (virksomhet, utdanningsinstitusjon, praktikant): konfigurerbar signeringsrekkefølge, automatiske påminnelser, DUE integrert ved slutten av syklusen.
Hvorfor velge Certyneo for HR-team?
Seks konkrete grunner til at HR-tjenester velger Certyneo for sine elektroniske signaturer.
Onboarding på 24 t
Mellom ansettelsestilbudet og kontraktsigneringen regner du med noen timer heller enn flere dager med postforsendelser. Kandidaten signerer fra mobilen, uten skriver.
Samsvar med arbeidsloven
Elektronisk signering av en arbeidskontrakt er anerkjent av artikkel 1366 og 1367 i den franske sivilloven (Code civil), som gir elektronisk skrift samme beviskraft som papirskrift. Våre avanserte signaturer (AES) følger eIDAS og artikkel 1367 i den franske sivilloven.
10 års arkivering inkludert
Alle HR-kontrakter arkiveres i 10 år med tidsstemplet revisjonsspor integrert i PDF-en. Varigheten samsvarer med oppbevaringsplikten for sosiale dokumenter (DSN, AT/MP).
Arbeidsflyter med flere underskrivere
Arbeidsgiver, HR, leder, ansatt: konfigurer signeringsrekkefølgen i serie eller parallelt. Automatiske påminnelser per e-post, med intervaller som du velger for hver sending (3 dager som standard).
Gjenbrukbare maler
Lag kontraktmalene dine (fast, midlertidig, praksis) med dynamiske felter (navn, lønn, dato) og generer dokumenter i bulk fra HR-systemeksporten din.
God kandidatopplevelse
Underskriverforløp på norsk, tilgjengelig WCAG AA, nøkterne e-poster uten invasiv sporing. Arbeidsgivers merkevare respekteres.
Hvilke SIRH-integrasjoner er tilgjengelige?
Certyneo kobler seg til din SIRH på to måter. Lucca har en egen koblet, kun lesbar: dine ansatte foreslås som underskrivere og deres data fylles ut på forhånd i dine maler. For andre SIRH dekker REST-API, webhooks og Zapier/Make-koblinger scenarioene nedenfor. En egen koblet på din? Kontakt oss for å diskutere et partnerskap.
Lucca, PayFit, Cegid
Vanlige franske SIRH-systemer på SMB-markedet. Lucca har en egen Certyneo-koblet, kun lesbar: dine ansatte vises i forslagene til underskrivere og deres data fylles ut på forhånd i dine maler. For PayFit, Cegid og andre kobler du Certyneo via Zapier eller Make (utløsere "signert konvolutt" og "dokument sendt"), eller via vår REST-API for en tilpasset pipeline.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH for store bedrifter: integrasjon via Make eller Zapier for komplekse onboarding-arbeidsflyter (flere signeringer, hierarkiske godkjenninger). For en native kobling kan integrasjonsteamet vårt utforske et partnerskap etter volumet ditt.
Andre SIRH og HR-verktøy
HRIS-verktøy, ATS og lønnssystemer (BambooHR, HubSpot, Personio, osv.): bruk våre sanntids-webhooks og Zapier/Make-koblinger, som dekker flertallet av tredjepartsapplikasjoner. API REST dokumentert på /docs.
En egen koblet finnes nå for Lucca: oppdag Lucca-integreringen. Den foreslår dine ansatte som underskrivere og fyller ut dine maler på forhånd, kun lesbar.
Trenger du en skreddersydd integrasjon? Kontakt teamet vårt — Certyneos API er offentlig dokumentert på vår API-dokumentasjon.
Hvordan følge arbeidsmiljøloven, eIDAS og GDPR?
Digitalisering av HR-dokumenter er regulert av flere tekster. Certyneo dekker hele det juridiske rammeverket, både i Frankrike og Europa.
Arbeidsloven — artikkel L1221-1
Arbeidskontrakten inngås i den formen partene bestemmer seg for. Elektronisk signering er derfor fullt ut tillatt, forutsatt at den sikrer identifisering av underskriveren og dokumentets integritet — noe den avanserte signaturen (AES) garanterer.
Sivilloven — artikkel 1367
Generell anerkjennelse av elektronisk signering som likeverdig med håndskreven signatur når den bruker en pålitelig identifikasjonsmetode som sikrer tilknytningen til dokumentet.
eIDAS-forordning (EU) nr. 910/2014
Certyneos HR-signaturer bygger på det avanserte nivået (AES): entydig kobling til underskriveren, identifisering med en OTP-kode sendt via SMS, oppdagelse av enhver senere endring av dokumentet.
GDPR og sosial oppbevaring
Oppbevaringstider i tråd med sosiale forpliktelser: 5 år (kontrakt) eller 10 år (DUE, AT/MP, personalregister). Standard DPA tilgjengelig ved registrering, oppdatert behandlingsprotokoll.
Veiledning i elektronisk signering·eIDAS-veiledning·Certyneo-sikkerhet·Gratis kontraktmaler·Veiledning elektronisk signatur HR·Certyneo mot DocuSign·Avtalt oppsigelse: hva som signeres på nett·Undertegning av arbeidskontrakt på nettet·Undertegne en CDI-godkjenning på nettet·Skriv under på et ansettelsesforespørsel på nettet·Underskriv lønnsslipp på nettet·Skriv under et ESS-mandat på nettet·Undertegne et telearbeidssattatur på nettet·Massiv sendelse av lønnsposter
Vanlige spørsmål fra HR-team
Er elektronisk signering av en arbeidskontrakt lovlig i Frankrike?
Ja, uten begrensninger. Artikkel L1221-1 i den franske arbeidsloven gir partene frihet til å velge kontraktens form. Artikkel 1366 i den franske sivilloven (Code civil) gir elektronisk skrift samme beviskraft som papirskrift, og artikkel 1367 anerkjenner den elektroniske signaturen som identifiserer undertegneren. Avansert signatur (AES) anbefales for å sikre sterk identifisering av den ansatte.
Hvilket signeringsnivå bør jeg velge for en arbeidskontrakt?
Avansert signatur (AES) er den anbefalte standarden. Den inkluderer identifisering av underskriveren (OTP SMS + e-post), unik tilknytning til det signerte dokumentet og deteksjon av enhver senere endring. Enkel signatur er tilstrekkelig for interne dokumenter uten kontraktuell innsats (tjenestenotat, mottaksbekreftelse).
Hvordan håndtere angrefristen for en gjensidig oppsigelse?
Angrefristen på 15 kalenderdager løper fra dagen etter den håndskrevne signeringen av TéléRC-skjemaet. Certyneo tidsstempler dokumentene som signeres på nett rundt dette trinnet (innkalling, referat fra samtalen): slik beviser du at samtalen fant sted før signeringen. Søknaden om godkjenning sendes i TéléRC når fristen er ute.
Kan vi integrere Certyneo med vår SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…)?
Ja. Lucca har en egen Certyneo-koblet, kun lesbar: dine ansatte foreslås som underskrivere og deres data fylles ut på forhånd i dine maler; ingenting skrives til Lucca. For PayFit, Workday, Cegid og andre finnes det ennå ikke en egen koblet: Certyneo viser et fullstendig REST-API, en webhook for hver hendelse (konvolutt signert, avslått, utløpt) og Zapier- og Make-koblinger som dekker mer enn 4000 tredjeparts applikasjoner, hvorav de fleste SIRH-systemer på markedet. En egen koblet på din SIRH? Kontakt integrasi integrasjonsteamet for å diskutere et partnerskap.
Hvor lenge oppbevares de signerte kontraktene?
Planene våre inkluderer 10 års arkivering som standard, noe som tilsvarer de strengeste sosiale oppbevaringstidene (personalregister, AT/MP-dokumenter). Kontraktene forblir nedlastbare til enhver tid fra kontrollpanelet ditt, med revisjonsspor integrert i PDF-en.
Må kandidater opprette en Certyneo-konto for å signere?
Nei. Underskriveren mottar en sikker lenke på e-post og signerer direkte fra nettleseren, uten installasjon eller kontoopprettelse. For avanserte signaturer oppgir vedkommende en OTP-kode mottatt via SMS for å bekrefte identiteten.
Er elektronisk signering holdbart i en arbeidsrettssak?
Ja. Bevisverdien av den avanserte signaturen er anerkjent i fransk og europeisk rettspraksis. Ved tvist fremlegger du den signerte PDF-en sammen med revisjonssporet (tidsstempel, IP, omtrentlig geolokalisering, OTP-validering), noe som utgjør et solid bevisbunn for arbeidsretten.
Kan vi signere flere kontrakter i bulk fra en HR-eksport?
Ja. «Maler»-funksjonen lar deg opprette en kontraktmal med dynamiske felter (navn, lønn, stilling, ansettelsesdato). Deretter importerer du en CSV fra HR-systemet ditt, og Certyneo genererer og sender alle konvoluttene i bulk på få sekunder.