Entreprise
Elektronisk signatur for HR: guiden
Kontrakter, endringer, ansettelsesløfter, firmaavtaler: hvordan HR industrialiserer elektroniske signaturer.
7 min
Menneskelige ressurser
Elektronisk signering for HR og personaltjenester
Digitaliser arbeidskontrakter, tillegg, ansettelsesløfter, gjensidige oppsigelser og bedriftsavtaler. Certyneo integreres med HR-systemet ditt (Lucca, PayFit, Workday) og sikrer samsvar med artikkel L1221-1 i den franske arbeidsloven, eIDAS-forordningen og GDPR. 10 års arkivering inkludert, automatisk revisjonsspor.
HR-bruksområder
Alle signaturer i medarbeiderens livssyklus, fra ansettelsesløftet til oppsigelsesavtalen, kan digitaliseres med Certyneo. Her er de syv hyppigste tilfellene hos våre HR-kunder.
Arbeidskontrakt (fast, midlertidig)
Faste stillinger, midlertidige kontrakter, lærling- eller profesjonaliseringskontrakter: send kontrakten signert av arbeidsgiveren til kandidaten, som signerer på 2 minutter fra mobilen. I samsvar med artikkel L1221-1 i den franske arbeidsloven.
Tillegg til kontrakten
Stillingsbytte, lønnsøkning, overgang til deltid, hjemmekontor: digitaliser hele tilleggssyklusen med signering av den ansatte og arbeidsgiveren i serie.
Ansettelsesløfte
Sikre ansettelsesløftet juridisk (ensidig eller gjensidig) før kontraktsigneringen. Den avanserte elektroniske signaturen (AES) gjør det mulig å identifisere kandidaten formelt.
Gjensidig oppsigelse
Oppsigelsesavtale signert på avstand av begge parter, med 15 dagers angrefrist overholdt og automatisk revisjonsspor for innsending til Dreets.
Bedriftsavtale
Kollektive avtaler signert av representative fagforeninger: send, samle inn signaturer parallelt eller i serie, og arkiver i 10 år.
NDA og konfidensialitetserklæring
Taushetserklæring for nyansatte, praktikanter, underleverandører. Gratis mal tilgjengelig i biblioteket vårt.
Praksisavtale
Trepartsavtale (virksomhet, utdanningsinstitusjon, praktikant): konfigurerbar signeringsrekkefølge, automatiske påminnelser, DUE integrert ved slutten av syklusen.
Hvorfor Certyneo for HR
Seks konkrete grunner til at HR-tjenester velger Certyneo for sine elektroniske signaturer.
Onboarding på 24 t
Mellom ansettelsestilbudet og kontraktsigneringen regner du med noen timer heller enn flere dager med postforsendelser. Kandidaten signerer fra mobilen, uten skriver.
Samsvar med arbeidsloven
Elektronisk signering av en arbeidskontrakt er anerkjent siden kassasjonsrettens dom av 7. oktober 2015. Våre avanserte signaturer (AES) følger eIDAS og artikkel 1367 i den franske sivilloven (Code civil).
10 års arkivering inkludert
Alle HR-kontrakter arkiveres i 10 år med tidsstemplet revisjonsspor integrert i PDF-en. Varigheten samsvarer med oppbevaringsplikten for sosiale dokumenter (DSN, AT/MP).
Arbeidsflyter med flere underskrivere
Arbeidsgiver, HR, leder, ansatt: konfigurer signeringsrekkefølgen i serie eller parallelt. Automatiske påminnelser på J+1, J+3, J+7 kan settes per utsendelse.
Gjenbrukbare maler
Lag kontraktmalene dine (fast, midlertidig, praksis) med dynamiske felter (navn, lønn, dato) og generer dokumenter i bulk fra HR-systemeksporten din.
God kandidatopplevelse
Underskriverforløp på norsk, tilgjengelig WCAG AA, nøkterne e-poster uten invasiv sporing. Arbeidsgivers merkevare respekteres.
HR-integrasjoner
Certyneo kobles til HR-systemet ditt via REST-API, webhooks og Zapier/Make-koblinger. De tre mest etterspurte integrasjonene hos våre HR-kunder er listet nedenfor — flere er tilgjengelige på forespørsel.
Lucca
Ledende fransk HR-system i SMB-markedet: eksporter kontraktene dine via Lucca-API og utløs deretter utsendelsen fra Certyneo, eller bruk vår Zapier-kobling.
PayFit
Lønnshåndtering og onboarding: synkronisering via vårt REST-API for å skyve signerte kontrakter direkte inn i den ansattes mappe.
Workday
HR-system for store kunder: integrasjon via Make eller Zapier for komplekse onboarding-arbeidsflyter (flere signaturer, hierarkiske godkjenninger).
Trenger du en skreddersydd integrasjon? Kontakt teamet vårt — Certyneos API er offentlig dokumentert på vår API-dokumentasjon.
Samsvar med arbeidsloven, eIDAS og GDPR
Digitalisering av HR-dokumenter er regulert av flere tekster. Certyneo dekker hele det juridiske rammeverket, både i Frankrike og Europa.
Arbeidsloven — artikkel L1221-1
Arbeidskontrakten inngås i den formen partene bestemmer seg for. Elektronisk signering er derfor fullt ut tillatt, forutsatt at den sikrer identifisering av underskriveren og dokumentets integritet — noe den avanserte signaturen (AES) garanterer.
Sivilloven — artikkel 1367
Generell anerkjennelse av elektronisk signering som likeverdig med håndskreven signatur når den bruker en pålitelig identifikasjonsmetode som sikrer tilknytningen til dokumentet.
eIDAS-forordning (EU) nr. 910/2014
Certyneos HR-signaturer baseres på avansert nivå (AES): unik tilknytning til underskriveren, identifikasjon med OTP på dobbel kanal (e-post + SMS), deteksjon av enhver senere endring av dokumentet.
GDPR og sosial oppbevaring
Oppbevaringstider i tråd med sosiale forpliktelser: 5 år (kontrakt) eller 10 år (DUE, AT/MP, personalregister). Standard DPA tilgjengelig ved registrering, oppdatert behandlingsprotokoll.
Vanlige spørsmål fra HR-team
Er elektronisk signering av en arbeidskontrakt lovlig i Frankrike?
Ja, uten begrensninger. Artikkel L1221-1 i den franske arbeidsloven gir partene frihet til å velge kontraktens form. Kassasjonsretten har bekreftet gyldigheten av elektronisk signering for arbeidskontrakter (Cass. soc., 7. oktober 2015). Avansert signatur (AES) anbefales for å sikre sterk identifisering av den ansatte.
Hvilket signeringsnivå bør jeg velge for en arbeidskontrakt?
Avansert signatur (AES) er den anbefalte standarden. Den inkluderer identifisering av underskriveren (OTP SMS + e-post), unik tilknytning til det signerte dokumentet og deteksjon av enhver senere endring. Enkel signatur er tilstrekkelig for interne dokumenter uten kontraktuell innsats (tjenestenotat, mottaksbekreftelse).
Hvordan håndtere angrefristen for en gjensidig oppsigelse?
Certyneo tidsstempler nøyaktig datoen for partenes signering av avtalen. Den 15 kalenderdagers angrefristen løper fra denne datoen, og du kan eksportere det tidsstemplede beviset for innsending til Dreets. Ingen manuell manipulering er nødvendig.
Kan vi integrere Certyneo med HR-systemet vårt (Lucca, PayFit, Workday)?
Ja. Certyneo tilbyr et komplett REST-API, en webhook for hver hendelse (konvolutt signert, avslått, utløpt) og Zapier- og Make-koblinger som dekker over 4000 tredjepartsapplikasjoner, inkludert de viktigste HR-systemene. Integrasjonsteamet kan bistå deg med skreddersydd oppsett.
Hvor lenge oppbevares de signerte kontraktene?
Planene våre inkluderer 10 års arkivering som standard, noe som tilsvarer de strengeste sosiale oppbevaringstidene (personalregister, AT/MP-dokumenter). Kontraktene forblir nedlastbare til enhver tid fra kontrollpanelet ditt, med revisjonsspor integrert i PDF-en.
Må kandidater opprette en Certyneo-konto for å signere?
Nei. Underskriveren mottar en sikker lenke på e-post og signerer direkte fra nettleseren, uten installasjon eller kontoopprettelse. For avanserte signaturer oppgir vedkommende en OTP-kode mottatt via SMS for å bekrefte identiteten.
Er elektronisk signering holdbart i en arbeidsrettssak?
Ja. Bevisverdien av den avanserte signaturen er anerkjent i fransk og europeisk rettspraksis. Ved tvist fremlegger du den signerte PDF-en sammen med revisjonssporet (tidsstempel, IP, omtrentlig geolokalisering, OTP-validering), noe som utgjør et solid bevisbunn for arbeidsretten.
Kan vi signere flere kontrakter i bulk fra en HR-eksport?
Ja. «Maler»-funksjonen lar deg opprette en kontraktmal med dynamiske felter (navn, lønn, stilling, ansettelsesdato). Deretter importerer du en CSV fra HR-systemet ditt, og Certyneo genererer og sender alle konvoluttene i bulk på få sekunder.