Elektronische handtekening voor advocaten: volledige gids

Juridisch kader: elektronische handtekening in advocatenkantoor

De beroepsethische regels van de CNB (RIN), het beroepsgeheim (art. 66-5 wet 1971) en de medeondertekende advocaatakte (art. 66-3-1 tot 66-3-3) bepalen de activiteiten van het kantoor. De geavanceerde handtekening (AES) conform eIDAS voldoet aan deze vereisten met een hoog bewijsniveau.

• Honorariumovereenkomst: AES aanbevolen (art. 10 wet Macron)
• Medeondertekende advocaatakte: AES cliënt + AES medeondetekening advocaat (art. 66-3-1)
• Statuten SAS/SARL/SCI: AES multi-partners (art. 1832 C. civ., L210-6 C. com.)
• Overdracht maatschappelijke aandelen: AES + partners goedkeuring (art. L221-14, L223-17)

Elektronisch ondertekende akten in advocatenkantoor

Workflowtype voor een door advocaat gecontrasigneerd stuk

1. 1

   Het onderhandse stuk voorbereiden

   Honorariumovereenkomst, borgstelling, schulderkenning, transactieovereenkomst… Het advocatenstuk ontslaat van elke handgeschreven vermelding die normaliter wettelijk is vereist (art. 66-3-3).

2. 2

   Ondertekening door de cliënt

   De cliënt ontvangt een beveiligde link per email + OTP-sms. Geavanceerde handtekening (AES) in 2 minuten, zonder naar het kantoor te hoeven.

3. 3

   Elektronische contrasignatuur van de advocaat

   De advocaat ontvangt het door de cliënt ondertekende stuk en stelt zijn AES-contrasignatuur in. De gekwalificeerde tijdstempel bewijst de volgorde van de handtekeningen.

4. 4

   Versterkte bewijskracht

   Het stuk bewijst de handschrift en handtekening van de partijen (art. 66-3-2) — ontslaat van de handschriftverificatieprocedure in geval van betwisting. Archivering 10 jaar met audit trail.

Veelgestelde vragen — Elektronische handtekening in advocatenkantoren

Kan een honorariumovereenkomst elektronisch worden ondertekend?

Ja, zonder problemen. Artikel 10 van de wet van 31 december 1971, gewijzigd door de Macronwet, vereist een schriftelijke vorm maar schrijft geen bepaalde vorm voor. De geavanceerde handtekening (AES) van Certyneo voldoet aan de bewijsvereiste met het voordeel dat het moment van totstandkoming vóór het begin van de dienstverlening nauwkeurig wordt geregistreerd.

Wat is een elektronisch advocatenstuk en waarom is het interessant?

Het advocatenstuk (art. 66-3-1 tot 66-3-3 wet 1971) is een onderhandse akte die door een advocaat is gecontrasigneerd. Het heeft versterkte bewijskracht (ontslaat van de handschriftverificatieprocedure), ontslaat de cliënt van handgeschreven vermeldingen en vergemakkelijkt gedwongen uitvoering. Voor het kantoor is het een tastbare meerwaarde die kan worden gefactureerd.

Wordt de handgeschreven vermelding (borgstelling, schulderkenning) echt niet vereist?

Ja — artikel 66-3-3 ontslaat de cliënt van elke handgeschreven vermelding die normaliter wettelijk is vereist. De contrasignatuur van de advocaat vervangt deze vermelding. Dit is een van de belangrijkste voordelen van het advocatenstuk voor ondertekening op afstand.

Hoe kan het beroepsgeheim worden gewaarborgd?

Certyneo past TLS 1.3-versleuteling in transit toe + AES-256 in rust, strikte isolatie per kantoor, 100% EU-hosting (Duitsland, IONOS) zonder uitbesteding buiten de EU. DPA conform GDPR met specifieke bepalingen voor het beroepsgeheim van art. 66-5 wet 1971.

Hoe lang moeten aktes worden bewaard?

Minimaal 10 jaar, in lijn met de burgerlijke verjaaringstermijn (art. 2224 Burgerlijk Wetboek). Voor aktes met betrekking tot vermogen of erfenissen wordt langere bewaring aanbevolen. Certyneo archiveert 10 jaar inclusief, verlenging beschikbaar.