Elektronisch archivering (handtekening, bewijskracht)

Elektronische archivering verwijst naar de langetermijnbewaring van digitale ondertekende documenten onder voorwaarden die hun bewijskracht, leesbaarheid en integriteit in de loop van de tijd garanderen. Niet te verwarren met eenvoudige back-ups: bewijswaardige archivering stelt nauwkeurige technische en juridische vereisten die het onderscheiden van eenvoudige cloudopslag.

De drie pijlers van bewijswaardige archivering :
• Integriteit : het gearchiveerde document kan niet worden gewijzigd — elke wijziging is detecteerbaar en ongeldig de bewijskracht. Gegarandeerd door cryptografische hashing van het document bij archivering en periodieke verificatie van deze hash.
• Duurzaamheid : het document blijft leesbaar over 10, 20 of 50 jaar, onafhankelijk van softwareontwikkelingen. Dit vereist gestandaardiseerde formaten (PDF/A voor inhoud, PAdES B-LTA voor handtekeningen) en migratie van media op regelmatige intervallen.
• Traceerbaarheid : elke bewerking op het gearchiveerde document (raadpleging, communicatie, verwijdering) wordt geregistreerd in een tijdgestempeld en onvervalsbaar gebeurtenisjournaal.

Regelgeving : in Frankrijk wordt bewijswaardige archivering beheerst door normen NF Z42-013 (Franse referentie, AFNOR) en internationale norm ISO 14641. Voor de overheid en bepaalde gereglementeerde sectoren (gezondheid, financiële diensten) is goedkeuring door SIAF (Service Interministériel des Archives de France) of certificering door een ESG-derdetarchiefbewaarder vereist. De eIDAS 2.0-verordening introduceert een nieuwe gekwalificeerde vertrouwensdienst gewijd aan gekwalificeerde elektronische archivering, erkend in heel de EU.

Wettelijke bewaartermijn in Frankrijk :
• Commerciële contracten en facturen : 10 jaar (Code de commerce art. L123-22)
• Arbeidsovereenkomsten : 5 jaar na vertrek van de werknemer
• Fiscale documenten : 6 jaar (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• Notariële akten : 75 jaar (Code du notariat)
• Medische documenten : 20 jaar na laatste behandeling (Code de la santé publique)

Implementatie Certyneo : alle ondertekende documenten worden gearchiveerd in PAdES B-LT-formaat (B-LTA beschikbaar op Business-plan voor bewaringen > 10 jaar), met gekwalificeerde RFC 3161-tijdstempel, 10 jaar opslag inbegrepen in alle plannen, ereignisjournaal te allen tijde raadpleegbaar, en download van het auditspoor in PDF-formaat. Zie ook bewijskracht en LTV (Long-Term Validation).