Elektronische handtekening van een commerciële offerte

Waarom een ​​offerte elektronisch ondertekenen

Een offerte laten ondertekenen betekent het omzetten van een voorstel in een order. Hoe sneller het is, hoe warmer het vooruitzicht blijft. Met de elektronische handtekening kunt u in een paar minuten van ‘Ik zal erover nadenken’ naar ‘Goed voor ondertekende overeenkomst’ gaan.

Concrete voordelen:

• verkorte verkoopcyclus (1-3 dagen in plaats van 7-15)
• verbeterd conversiepercentage (+15 tot 30% afhankelijk van sectoren)
• traceerbaarheid van de overeenkomst (exacte datum, IP, identificatie)

Aanbevolen niveau

Heteenvoudige handtekening (SES)is voldoende voor de meeste commerciële offertes. Snel, probleemloos, rechtsgeldig: eenmaal ondertekend vormt de offerte een verbintenis.

Voor koersen met een hoge waarde (> € 20.000) of gereguleerde sectoren biedt deAESextra zekerheid.

Typische procedure

1. De offerte schrijven in uw factureringstool (Sellsy, QuickBooks, Sage, etc.)
2. Exporteren naar PDF
3. Verzenden via uw handtekeningplatform, SES of AES
4. Klanten ondertekenen vanaf hun mobiel of computer
5. De ondertekende offerte keert automatisch terug in uw CRM en uw boekhouding

Vermeld “Goed voor akkoord”

Traditioneel vereisten we de handgeschreven vermelding “Goed voor akkoord” voordat we ondertekenden. Bij een elektronische handtekening geeft het klikken op “Ik onderteken” met OTP dezelfde toestemming, juridisch gelijkwaardig.

U kunt toch een tekstveld “Goed voor akkoord” opnemen in de elektronische offerte om klanten die gewend zijn aan papier gerust te stellen.

Operationele voordelen

• Verkopers verlost van handmatige controle
• Minder ‘vergeten’ of verloren offertes
• Indrukwekkend reactievermogen voor de prospect
• Directe levering van facturen (boekhoudkundige winst)

Frequente fouten

• Neem de Algemene voorwaarden in de bijlage
• Gebruik AES voor een eenvoudige offerte (te groot, onnodige wrijving)
• Vergeet de betalingsvoorwaarden
• Start niet automatisch opnieuw op

Concreet geval: industriële kmo

Een industriële kmo stuurde per e-mail 150 offertes/maand. Percentage papieren handtekeningen: 40%, gemiddelde deadline 8 dagen. Overstappen naar elektronische handtekening:

• handtekeningpercentage: 62%
• gemiddelde vertraging: 2,5 dagen
• geschatte jaarlijkse commerciële winst: +€180.000 aan extra omzet

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo integreert met de belangrijkste facturatietools (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane) om met één klik offertes te genereren en te verzenden om in te loggen. Herbruikbare sjablonen, automatische herinneringen, realtime verkoopdashboard.

Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningen

FAQ

Is een in SES ondertekende offerte bindend voor de klant?

Ja, de SES is rechtsgeldig. Het bewijs kan door de rechter worden beoordeeld, maar de verplichting bestaat.

Kunnen we een ondertekende offerte wijzigen?

Nee. Bij wijziging moet een nieuwe offerte opnieuw worden uitgegeven en ondertekend.

Moeten de algemene voorwaarden afzonderlijk worden ondertekend?

Neem ze idealiter op in de offerte in dezelfde envelop.

Hoe lang een ondertekende offerte bewaren?

10 jaar (commercieel gedeelte).

Moet een zelfstandige zijn offerte ondertekenen?

Ja, goede praktijk: het bewijst het bestaan ​​van de commerciële relatie.

Conclusie

Het elektronisch laten ondertekenen van een offerte versnelt uw commerciële cyclus, verbetert uw conversieratio en stelt uw facturering veilig.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.