Elektronische handtekening van een inkooporder

Waarom inkooporders digitaliseren

Waarom inkooporders digitaliseren

Inkooporders (PO) vormen de kern van B2B-aankoopstromen. Door ze elektronisch te laten ondertekenen, wordt de commerciële cyclus verkort, worden leverings-/factureringsgeschillen vermeden en wordt de betrokkenheid van de koper getraceerd.

Aanbevolen niveauDeeenvoudige handtekening (SES)

is voldoende voor de meeste inkooporders. Het is snel en wrijvingsloos en maakt het engagement van de koper waar.Voor hoogwaardige BC's (> € 50.000) of in gereguleerde sectoren (defensie, gezondheidszorg), geeft u de voorkeur aanAES

.

1. Typische procedure
2. De verkoper genereert de BC vanuit het ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)
3. Exporteren naar PDF en verzonden naar de koper via handtekeningplatform
4. Koper tekent in een paar klikken

ondertekende BC voedt automatisch de kern van het ERP (bestelling, facturatie)

ERP-integraties

• ERP-integratiesGrote ERP's communiceren met handtekeningplatforms via API:
• SAP ⬥⬥⬥: native connector via PI/PO of SAP AribaSage ⬥⬥⬥: Zapier API en connectoren
• Oracle ⬥⬥⬥: REST APICegid ⬥⬥⬥: speciale plug-ins
• Eenmaal geïntegreerd hoeft de verkoper niets handmatig te doen: de PO start automatisch bij ondertekening wanneer een offerte wordt geaccepteerd.Meetbare voordelen

handtekeningtijd gedeeld door 5 tot 10

0 BC verloren (allemaal gearchiveerd)

• facturering sneller geactiveerd (positief contant geld voor de uitgevende instelling)
• minder commerciële geschillen
• Frequente fouten
• Verzenden een PO zonder CGV bijgevoegd

Vermeld onjuiste prijzen (eventuele correctie = heruitgave)

• Vermeld onjuiste prijzen (eventuele correctie = heruitgave)
• Vergeet leveringsvoorwaarden op te nemen
• Gebruik AES voor interne PO (oversized)
• Use case: industriële B2B

Een fabrikant van industriële apparatuur verwerkt 400 BC/maand. Digitaal traject:

BC-generatie vanuit SAP

• SES versturen naar de klantkoper
• automatische opvolging op D+3
• gemiddelde handtekening op D+1,5
• automatische SAP-orderaanvoer
• Besparing administratieve tijd: 1,5 FTE herinzet naar de commercial.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo integreert met de belangrijkste ERP's (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. De BC's worden automatisch ondertekend wanneer een offerte wordt geaccepteerd. Sjablonen voor algemene voorwaarden, automatische herinneringen, dashboard per verkoper.

Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningen

FAQ

FAQ

Is een ondertekende inkooporder bindend voor de koper?

Ja, als contractueel document waarmee een bestelling wordt gestart.

Kunnen we een ondertekende inkooporder annuleren?

Volgens de algemene voorwaarden: doorgaans mogelijk vóór verzending, moeilijker daarna.

Is de SES voldoende voor een BC van € 100.000?

Technisch gezien ja, maar AES heeft de voorkeur als bewijs.

Hoe lang moet ik een BC bewaren?

10 jaar (commercieel gedeelte).

Kunnen we een inkooporder koppelen aan een gedematerialiseerde levering?

Ja, via EDI- of ERP-integratie.

Conclusie

Het elektronisch laten ondertekenen van inkooporders stroomlijnt uw inkoopstromen en stelt uw facturering veilig. ERP-integratie maakt het proces vrijwel onzichtbaar.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.