Welk handtekeningsniveau kiezen: SES, AES of QES?

Voor een B2B-IO waarbij de commerciële aansprakelijkheid van het bedrijf op het spel staat, is geavanceerde handtekening (AES) de professionele standaard — identiteitsverificatie via OTP-sms, uniek certificaat per ondertekenaar, RFC 3161-tijdstempel. SES (eenvoudige handtekening) blijft mogelijk voor zeer laagwaardige IO's. QES is zelden nodig voor normale commerciële bestellingen.

Hoe beheer ik een IO met multi-goedkeuring (inkoopmanagement + financieel management)?

Certyneo handelt natiefweg opeenvolgende of parallelle handtekeningen. U configureert de volgorde (bijvoorbeeld: koper eerst, dan inkoopdirecteur, dan financieel directeur boven de 50 k€), elke valideerder ontvangt zijn link op het juiste moment, en een uniek audit trail registreert alle handtekeningen met hun respectieve tijdstempels.

Hoe lang moet een inkooporder worden bewaard?

10 jaar na afsluiting van het boekjaar, in overeenstemming met artikel L123-22 van het Handelsgezetboek. Certyneo bewaart de ondertekende inkooporder en het eIDAS audit trail gedurende deze periode, kosteloos, met onmiddellijke toegang vanaf uw dashboard om te reageren op een belastingcontrole, een Urssaf-controle of een audit van een grote klant.

Voldoet de elektronische inkooporder aan de schriftelijke verplichting voor facturering?

Ja. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek geeft het elektronische geschrift dezelfde bewijskracht als het geschreven document. De geavanceerde handtekening (AES) van Certyneo voldoet aan de eis van identificatie van de ondertekenaar gesteld in artikel 1367. Voor facturering vormt de elektronisch ondertekende inkooporder een aanvaardbaar bewijsstuk, waarvan het nummer op de factuur moet staan (artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel).

Kan de inkooporder aan de later verzonden factuur worden gekoppeld?

Ja — de SHA-256-hash van de ondertekende inkooporder kan in de later verzonden factuur worden vermeld (inkoopordernummer + gedateerde uitgiftedatum). Deze traceerbaarheid vergemakkelijkt leveranciersvergelijkingen en belastingcontroles, vooral in geval van geschillen over prijs of geleverde hoeveelheid.

Integreert Certyneo met mijn ERP of beheersysteem?

Ja, via de native Zapier- en Make-connectoren en onze webhooks. U kunt automatisch het maken van een Certyneo-envelop activeren bij validering van een inkooporder in Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP of elk ander ERP. Onze REST API is gedocumenteerd op certyneo.com/developers voor aangepaste integraties.

Is de elektronisch ondertekende inkooporder afdwingbaar voor de handelsrechtbank?

Ja — de Franse rechtspraak erkent de eIDAS-conforme elektronische handtekening. De geavanceerde handtekening (AES) is ontvankelijk als bewijs (art. 1366 en 1367 van het Burgerlijk Wetboek); aangezien het vermoeden van betrouwbaarheid voorbehouden is aan de gekwalificeerde handtekening, wordt de betrouwbaarheid ervan aangetoond door het eIDAS audit trail in rechte over te leggen (bewijs-PDF automatisch geleverd door Certyneo). Erkend door Franse handelsrechtbanken voor geschillen met leveranciers.

Artikel L441-9 Wetboek van Koophandel · eIDAS AES

Een inkooporder online ondertekenen, in minder dan 2 minuten

Inkooporder (IO) uitgegeven door een koper, elektronisch ondertekend met RFC 3161-tijdstempel. De ondertekeningsdatum certificeert de aankoopverplichting; het nummer van de IO wordt vervolgens op de factuur overgenomen (artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel) en de IO wordt 10 jaar bewaard als bewijsstuk (artikel L123-22). Conform artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek en de eIDAS-verordening — geavanceerde handtekening aanbevolen, massaverzending voor leveranciersvolumes, 10 jaar archivering inbegrepen.

Juridisch kader: Artikel L441-9 Wetboek van Koophandel
Handtekeningsniveau: AES eIDAS aanbevolen
Juridische archivering: 10 jaar inbegrepen

Wat is een elektronisch ondertekende inkooporder?

De inkooporder (IO) is het document waarmee een koper een bestelling bij een leverancier bevestigt: productverwijzing of dienst, hoeveelheden, eenheidsprijs, aflever- en betalingscondities. Artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel verplicht om het nummer van de door de koper opgestelde inkooporder op de factuur te vermelden, en artikel L123-22 verplicht handelaren hun bewijsstukken, waaronder IO's, 10 jaar te bewaren. Geavanceerde elektronische handtekening (AES) dateert de IO-afgifte met een bewijsniveau dat afdwingbaar is bij de rechtbank voor koophandel. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek verleent elektronische geschriften dezelfde bewijskracht als papieren geschriften — Certyneo garandeert de identificatie van de ondertekenaar (dubbel-kanaal OTP) en de integriteit van het document (SHA-256 vingerafdruk ingebed in de PDF).

Waarom de inkooporder elektronisch ondertekenen?

RFC 3161-tijdstempel

De RFC 3161-tijdstempel certificeert de uitvaardigingsdatum van de IO — startpunt van de levertermijnen en facturatietermijnen (artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel). Het blokkeert alle geschil over de datum van verplichting of over de bestelde versie. Ontvankelijk voor de handelsrechtbank in geval van geschil met leverancier.

Multi-ondertekenaars koper + goedkeurder

Voor IO's met hoog bedrag voegt u een goedkeurder (inkoopmanagement, financieel management) toe als mede-ondertekenaar. Elke goedkeuring ontvangt zijn eigen beveiligde link met OTP SMS — het auditrail volgt de goedkeuringsketen die uw interne procedure vereist.

Automatische bewaring 10 jaar

Artikel L123-22 van het Handelsgezetboek verplicht tot bewaring van IO's gedurende 10 jaar. Certyneo archiveert automatisch de ondertekende IO en het eIDAS-auditrail gedurende deze volledige periode, toegankelijk met één klik vanuit uw dashboard voor belastingcontroles of Urssaf-controles.

Afdwingbaar eIDAS-auditrail

Elke ondertekende IO wordt geleverd met een bewijspdf: identiteit van de ondertekenaar (e-mail + OTP-telefoon), RFC 3161-tijdstempel, SHA-256-hash, IP en ruwe geolocatie. Inroepbaar voor de handelsrechtbank in geval van geschil over de bestelling, de prijs of de verpichtingsdatum.

Een inkooporder in 4 stappen ondertekenen

Van IO-afgifte tot archivering met bewijswaarde, in minder dan 5 minuten.

1. De IO uploaden
Upload uw PDF (IO Sage, EBP, Cegid, Pennylane, of Certyneo-sjabloon) of begin met een sjabloon. Verplichte vermeldingen: kopersverwijzing, productbeschrijving/dienst, hoeveelheid, nettoprijs, betalingscondities, afleveringscondities, uitvoeringsplaats.
2. De ondertekenaar en goedkeurders toevoegen
Voer de naam en e-mailadres in van de ondertekenaande koper. Voor IO's met hoog bedrag voegt u een goedkeurder (inkoopmanagement, financieel management) toe als mede-ondertekenaar. Elke partij ontvangt een persoonlijke beveiligde link.
3. Het eIDAS-niveau kiezen
Geavanceerde handtekening (AES) aanbevolen voor B2B-IO's: identiteitsverificatie via OTP-sms, uniek certificaat per ondertekenaar, RFC 3161-tijdstempel. Conform artikel 26 van de eIDAS-verordening. Eenvoudige handtekening (SES) blijft mogelijk voor zeer laagwaardige IO's.
4. Ondertekenen en archiveren
De koper (en eventuele goedkeurders) ondertekenen vanaf hun telefoon of computer. De gevalideerde IO + bewijspdf worden 10 jaar automatisch gearchiveerd, altijd toegankelijk vanuit uw dashboard voor belastingcontroles of geschillen met leveranciers.

Veelgestelde vragen

Bindt een elektronisch ondertekende inkooporder de koper?: Ja. De IO is een bindend aanbod zodra deze ondertekend is. Artikel 1101 van het Burgerlijk Wetboek kwalificeert het als een wilsovereenkomst die verplichtingen creëert. Certyneo's geavanceerde elektronische handtekening identificeert formeel de ondertekenaar (OTP-code per sms) en garandeert de integriteit van de IO zoals afgegeven (SHA-256 vingerafdruk ingebed in pdf). Ontvankelijk bij de rechtbank voor koophandel in geval van geschil met de leverancier.
Welk handtekeningsniveau kiezen: SES, AES of QES?: Voor een B2B-IO waarbij de commerciële aansprakelijkheid van het bedrijf op het spel staat, is geavanceerde handtekening (AES) de professionele standaard — identiteitsverificatie via OTP-sms, uniek certificaat per ondertekenaar, RFC 3161-tijdstempel. SES (eenvoudige handtekening) blijft mogelijk voor zeer laagwaardige IO's. QES is zelden nodig voor normale commerciële bestellingen.
Hoe beheer ik een IO met multi-goedkeuring (inkoopmanagement + financieel management)?: Certyneo handelt natiefweg opeenvolgende of parallelle handtekeningen. U configureert de volgorde (bijvoorbeeld: koper eerst, dan inkoopdirecteur, dan financieel directeur boven de 50 k€), elke valideerder ontvangt zijn link op het juiste moment, en een uniek audit trail registreert alle handtekeningen met hun respectieve tijdstempels.
Hoe lang moet een inkooporder worden bewaard?: 10 jaar na afsluiting van het boekjaar, in overeenstemming met artikel L123-22 van het Handelsgezetboek. Certyneo bewaart de ondertekende inkooporder en het eIDAS audit trail gedurende deze periode, kosteloos, met onmiddellijke toegang vanaf uw dashboard om te reageren op een belastingcontrole, een Urssaf-controle of een audit van een grote klant.
Voldoet de elektronische inkooporder aan de schriftelijke verplichting voor facturering?: Ja. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek geeft het elektronische geschrift dezelfde bewijskracht als het geschreven document. De geavanceerde handtekening (AES) van Certyneo voldoet aan de eis van identificatie van de ondertekenaar gesteld in artikel 1367. Voor facturering vormt de elektronisch ondertekende inkooporder een aanvaardbaar bewijsstuk, waarvan het nummer op de factuur moet staan (artikel L441-9 van het Wetboek van Koophandel).
Kan de inkooporder aan de later verzonden factuur worden gekoppeld?: Ja — de SHA-256-hash van de ondertekende inkooporder kan in de later verzonden factuur worden vermeld (inkoopordernummer + gedateerde uitgiftedatum). Deze traceerbaarheid vergemakkelijkt leveranciersvergelijkingen en belastingcontroles, vooral in geval van geschillen over prijs of geleverde hoeveelheid.
Integreert Certyneo met mijn ERP of beheersysteem?: Ja, via de native Zapier- en Make-connectoren en onze webhooks. U kunt automatisch het maken van een Certyneo-envelop activeren bij validering van een inkooporder in Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP of elk ander ERP. Onze REST API is gedocumenteerd op certyneo.com/developers voor aangepaste integraties.
Is de elektronisch ondertekende inkooporder afdwingbaar voor de handelsrechtbank?: Ja — de Franse rechtspraak erkent de eIDAS-conforme elektronische handtekening. De geavanceerde handtekening (AES) is ontvankelijk als bewijs (art. 1366 en 1367 van het Burgerlijk Wetboek); aangezien het vermoeden van betrouwbaarheid voorbehouden is aan de gekwalificeerde handtekening, wordt de betrouwbaarheid ervan aangetoond door het eIDAS audit trail in rechte over te leggen (bewijs-PDF automatisch geleverd door Certyneo). Erkend door Franse handelsrechtbanken voor geschillen met leveranciers.

Ook te lezen

Uw eerste inkooporder online ondertekenen

Permanent gratis plan (5 enveloppen gedurende 14 dagen, daarna 2/maand), zonder creditcard. RFC 3161-tijdstempel. Audittrail en 10 jaar archivering inbegrepen.

Gratis beginnen Tarieven bekijken