Certyneo × Salesforce — la firma elettronica eIDAS dalla scheda
Un'azione rapida su Opportunità, Contatto o Account riprende i file già allegati, precompila i firmatari dai vostri ruoli di contatto, e invia. Lo stato di ogni firmatario ritorna in Salesforce, su un record su cui potete creare rapporti.
Account Certyneo dal piano Standard (accesso API REST) e un'organizzazione Salesforce in interfaccia Lightning.
Cosa cambia l'integrazione nella pratica quotidiana
L'obiettivo non è aggiungere un altro strumento, ma eliminare i viaggi avanti e indietro tra il CRM e la piattaforma di firma.
Invia dalla scheda, non da un'altra scheda
I file già allegati al record sono proposti così come sono, i firmatari provengono dai ruoli di contatto o dai contatti dell'account. Niente da ricaricare, niente da ricopiare.
I riquadri di firma si posizionano nel posto giusto
Indichi una volta il testo da cercare nei vostri contratti — « Firma », « Buono per accordo » — e ogni firmatario riceve il suo riquadro di fronte alla sua riga. Se il testo è assente, il riquadro si posiziona in fondo all'ultima pagina.
Lo stato ritorna in Salesforce
Un oggetto Busta Certyneo traccia ogni invio: chi ha firmato, chi non ha ancora aperto, quando la busta si è conclusa. È un oggetto standard, quindi i report e i dashboard funzionano su di esso.
Una firma difendibile, non solo una casella spuntata
Firma semplice, avanzata o qualificata secondo eIDAS, con la variante a sigillo incorporato richiesta dai depositi francesi. Ogni busta conserva la sua traccia di audit: prove d'identità, timestamp, impronte del documento.
Due metà, da adottare separatamente
L'integrazione è composta da due componenti indipendenti. Puoi installarne solo una: non si presuppongono l'una l'altra.
Il package AppExchange (Salesforce → Certyneo)
Installato nella tua organizzazione, aggiunge l'azione rapida, gli oggetti di tracciamento e una sincronizzazione pianificata dello stato.
- Azione « Invia a firmare » su Opportunità, Contatto e Account
- Oggetti Busta e Firmatario, con report e dashboard
- Sincronizzazione dello stato ogni 15 minuti, senza punto di accesso pubblico nella tua org
La connessione Certyneo (Certyneo → Salesforce)
Stabilita dalle vostre impostazioni Certyneo, trasmette gli eventi in Salesforce nel momento esatto in cui si verificano.
- Tempo reale anziché un ciclo di 15 minuti
- Funziona anche per le buste create al di fuori di Salesforce
- Si collega e si scollega da Certyneo, senza toccare l'organizzazione
Il pacchetto da solo basta per inviare e tracciare. La connessione da sola basta per ricevere gli eventi. Insieme, avete l'invio dalla scheda e il ritorno in tempo reale.
Ciò che viene trasmesso in Salesforce
Solo metadati di tracciamento. Il documento firmato rimane in Certyneo, dove risiede la sua traccia di audit; il record Salesforce contiene un collegamento profondo ad esso.
| Evento | Ciò che viene scritto in Salesforce |
|---|---|
| envelope.sent | Stato della busta passato a « Inviata », data di invio, firmatari creati come « Inviato ». |
| recipient.viewed | Il firmatario passa a « Consultato »: il documento è stato aperto correttamente. |
| recipient.signed | Il firmatario passa a « Firmato », con il timestamp della sua firma. |
| envelope.completed | Stato « Completata », data di fine, collegamento al documento firmato e alla sua traccia di audit. |
| envelope.declined | Stato « Rifiutata ». Il firmatario interessato passa a « Rifiutato »: sapete chi ha bloccato. |
Nessun contatto Salesforce viene trasmesso a Certyneo: solo il nome e l'indirizzo inseriti nel modulo di invio partono, e nient'altro.
Installazione, passo dopo passo
Conteggiate una decina di minuti dal lato amministratore, una volta che il pacchetto è disponibile nella vostra organizzazione.
- 1
Installare il pacchetto
Da AppExchange una volta effettuata la pubblicazione, o dal collegamento di installazione che vi forniamo durante la fase beta.
- 2
Incollare la vostra chiave API
Configurazione → Informazioni di identificazione denominate → Certyneo. La chiave proviene dalle tue impostazioni Certyneo. Non ricopiare la parola « Bearer »: Salesforce la aggiunge, e duplicarla produce un errore che assomiglia a una chiave errata.
- 3
Assegnare i set di autorizzazioni
« Certyneo User » ai commerciali, « Certyneo User » e « Certyneo Administrator » alla persona che pianificherà la sincronizzazione.
- 4
Aggiungere l'azione alle presentazioni di pagina
L'azione « Invia per la firma » non appare da sola: il pacchetto non riorganizza le tue presentazioni di pagina, tocca a te scegliere dove posizionarla.
- 5
Avviare la sincronizzazione dello stato
Una riga da eseguire una sola volta nella console di sviluppo. Quattro attività pianificate appariranno quindi in Configurazione, e potrai interromperle in qualsiasi momento.
Sicurezza e conformità
Il pacchetto è progettato per la revisione di sicurezza ISV di Salesforce, il che impone vincoli utili ben oltre la revisione stessa.
- La tua chiave API risiede in un'informazione di identificazione denominata: Salesforce la crittografa, e il codice del pacchetto non può leggerla.
- Due set di autorizzazioni distinti: i commerciali inviano, solo gli amministratori possono eliminare i record di audit.
- Nessun sito pubblico, nessun utente ospite, nessun punto di ingresso in entrata creato nella tua organizzazione.
- Infrastruttura ospitata nell'Unione europea, certificazione ISO 27001, subappaltatori pubblicati.
Domande frequenti
L'applicazione è già su AppExchange?
Non ancora. Il pacchetto è sviluppato e testato, e la presentazione è in corso: la revisione di sicurezza ISV di Salesforce si conta in mesi, non in settimane. Nel frattempo, installiamo il pacchetto manualmente nelle organizzazioni che si uniscono alla beta.
Quale piano Certyneo è necessario?
Il piano Standard come minimo, perché è il primo a fornire accesso all'API REST di cui il pacchetto ha bisogno. I piani gratuiti e Personal consentono di provare Certyneo, ma non di connettere Salesforce.
Su quali oggetti si può inviare?
Opportunità, Contatto e Account al momento. La busta mantiene un collegamento al record originale, quindi trovi tutti gli invii collegati a un'affare dall'elenco associato.
Si può scegliere il livello di firma?
Sì, a ogni invio: semplice, avanzata, avanzata con timbro integrato, o qualificata. L'amministratore definisce un livello predefinito, il mittente lo modifica caso per caso.
Con quale velocità lo stato viene riportato?
Il pacchetto interroga Certyneo ogni quindici minuti. Per il tempo reale, aggiungi la connessione Certyneo → Salesforce dalle tue impostazioni Certyneo: trasmette gli eventi nel momento in cui si verificano. I due possono coesistere.
L'interfaccia segue la lingua dei miei utenti?
Sì. Ogni etichetta passa attraverso il sistema di traduzione di Salesforce, in inglese, francese, spagnolo, tedesco, italiano e olandese. Un venditore a Madrid e un venditore a Lione vedono ciascuno la propria lingua nella stessa organizzazione.
Cosa esce dalla mia organizzazione Salesforce?
Solo quello che l'utente ha selezionato: i file marcati e il nome e l'indirizzo e-mail dei firmatari immessi nel modulo. Nessun record di contatto, nessun dato di opportunità, nulla di implicito.
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