Proceso de contratación óptimo: guía completa de Recursos Humanos 2026

La contratación es uno de los pocos procedimientos empresariales en los que cada etapa está regulada por un texto: la redacción de la oferta, la información que se puede solicitar, los métodos de evaluación, la conservación de las candidaturas y el alcance exacto del compromiso adquirido antes de la firma del contrato. La última de estas etapas es también la más costosa cuando no se gestiona adecuadamente: una promesa mal redactada compromete al empleador como si se tratara de un contrato.

La oferta de empleo

La oferta no puede incluir ninguna mención discriminatoria, directa o indirecta, en relación con los criterios prohibidos: origen, sexo, edad, situación familiar, estado de salud o actividades sindicales, entre otros. Un requisito aparentemente neutro, pero que de hecho excluye a un colectivo protegido, puede constituir una discriminación indirecta.

A ello se suman tres obligaciones prácticas: la oferta debe estar redactada en francés, llevar fecha y no contener ninguna afirmación falsa sobre el puesto, la remuneración o la empresa.

El anonimato del empleador es posible en un anuncio publicado a través de un intermediario, pero este debe estar identificado.

Qué se le puede pedir a un candidato

Este es el punto que más se incumple, y la norma es estricta.

La información solicitada solo podrá tener como finalidadevaluar la capacidad del candidato para desempeñar el puesto de trabajo ofrecido o sus competencias profesionales. Deben presentar un enlace directo y obligatorio junto con el puesto.

Por consiguiente, salvo que se justifique por la naturaleza del puesto de trabajo, quedan excluidas las preguntas relativas a la situación familiar, los planes de tener hijos, el estado de salud, los orígenes, las convicciones o la afiliación sindical. La solicitud del certificado de antecedentes penales solo es lícita para aquellos puestos de trabajo en los que así lo prevea la ley.

El candidato está obligado a responder de buena fe a estas solicitudes legítimas. Del mismo modo, una mentira sobre un elemento determinante —un título necesario para ejercer— puede justificar la nulidad del contrato o un despido.

Los métodos de evaluación

Los métodos y técnicas de apoyo a la contratación deben ser pertinentes en relación con la finalidad perseguida, y el candidato debe estar informado previamente. Los resultados son confidenciales.

Dos implicaciones concretas:

• Se admiten pruebas de personalidad, ejercicios de simulación o entrevistas estructuradas si evalúan aptitudes relacionadas con el puesto. Los métodos que carecen de validez científica demostrada son cuestionables en cuanto a su pertinencia.
• El uso de herramientas automatizadas para el análisis de candidaturas implica informar al candidato, y una decisión que tenga efectos jurídicos no puede basarse exclusivamente en un tratamiento automatizado.

Además, se debe informar y consultar previamente al comité social y económico sobre los métodos o técnicas de ayuda a la contratación, así como sobre cualquier tratamiento automatizado de gestión de candidaturas.

Los datos de los candidatos

Las solicitudes de empleo son datos personales y están sujetas a un tratamiento específico: información a los interesados, base jurídica, plazo de conservación limitado.

La duración admitida es de dos años A partir del último contacto, se podrá conservar una candidatura en una base de datos de selección de personal, siempre que se haya informado al candidato de ello y este pueda oponerse. Transcurrido ese plazo, los datos deberán eliminarse.

Las referencias a valoraciones subjetivas realizadas durante las entrevistas deben ser mesuradas y objetivas: el candidato tiene derecho a acceder a todos los datos que le conciernen, incluidos dichos comentarios.

Oferta de contrato o promesa unilateral: la distinción decisiva

Es aquí donde el lenguaje coloquial y el derecho divergen, con importantes consecuencias económicas.

La oferta de contrato de trabajo es la propuesta que se hace a un candidato concreto, en la que se especifican el puesto de trabajo, la remuneración y la fecha de incorporación. Puede ser revocable libremente mientras el candidato no la haya aceptado y no haya expirado el plazo de reflexión previsto. Su desistimiento válido no implica responsabilidad contractual por parte del empleador.

La promesa unilateral de contrato de trabajo es el acto mediante el cual el empleador concede al candidato el derecho de exclusión para la celebración del contrato, cuyos elementos esenciales se determinan. Su desistimiento durante el plazo de opción no impide la celebración del contrato: se considera que este contrato ha sido celebrado, y su rescisión se considera un despido, con las indemnizaciones correspondientes.

La diferencia radica en la redacción. Un documento que otorga al candidato la facultad de formalizar el contrato mediante su mera aceptación constituye una promesa. Por lo tanto, la prudencia aconseja redactar explícitamente una oferta, con un plazo de reflexión y una mención a la facultad de desistimiento, cuando el compromiso no sea definitivo.

La contratación

Hay tres trámites que condicionan la validez de la toma de posesión del cargo:

• La declaración previa a la contratación, que debe realizarse en los días previos a la contratación. Su omisión se sanciona severamente y constituye trabajo no declarado.
• El contrato por escrito, obligatorio para los contratos de duración determinada, a tiempo parcial y de formación profesional, y que debe remitirse en un plazo breve. Un contrato de duración determinada no escrito o remitido fuera de plazo se considerará de duración indefinida —tema que se desarrolla en nuestro artículo sobre los Diferencias entre el contrato indefinido y el contrato de duración determinada.
• La Visita informativa y de prevención, que deberá organizarse dentro de los plazos aplicables al puesto.

La período de prueba Debe estipularse expresamente en el contrato: no se presume. Su duración máxima y su posible renovación dependen de la categoría profesional y del convenio colectivo.

Hay dos modalidades de ejecución que conviene establecer desde el principio en el contrato, en lugar de modificarlas posteriormente: el régimen de contabilización del tiempo de trabajo, del que depende la gestión de horas extras, y el posible recurso a teletrabajo, cuya reversibilidad debe preverse para evitar que una visita al lugar constituya una modificación del contrato.

Casos de uso

Contratación de un directivo. El principal riesgo es una promesa de contratación mal formulada, que a menudo se formaliza mediante un correo electrónico entusiasta. Redactar una oferta explícita, con un plazo de reflexión y la posibilidad de desistimiento, ofrece protección mientras la decisión no sea definitiva.

Uso de pruebas. Informar al candidato con antelación, comprobar la idoneidad de la herramienta para el puesto y consultar al comité social y económico sobre el método elegido.

Creación de una base de datos de candidatos. Informar a los candidatos sobre la conservación de los datos, establecer un plazo de dos años a partir del último contacto y eliminar efectivamente los datos al vencimiento de dicho plazo. Una base de datos que nunca se depura es un incumplimiento fácil de detectar.

Preguntas frecuentes

¿Se puede preguntar a una candidata si tiene pensado tener hijos? No. La pregunta no guarda una relación directa y necesaria con el empleo y constituye una discriminación por motivos de situación familiar o de género.

¿Puede un candidato negarse a realizar una prueba? Se le debe informar previamente de los métodos utilizados. Una negativa puede poner fin al proceso, pero la prueba debe ser pertinente para el puesto para que sea oponible.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar una solicitud de empleo? Dos años a partir del último contacto, siempre que se haya informado al candidato y se le haya dado la posibilidad de oponerse.

¿Se puede anular una promesa de contratación? Una oferta contractual puede ser revocada antes de su aceptación. Una promesa unilateral, no: su revocación no impide la celebración del contrato, y su incumplimiento se considera un despido.

¿El periodo de prueba es automático? No, debe estar expresamente prevista en el contrato. Su duración depende de la categoría profesional y del convenio colectivo aplicable.

¿Qué riesgos conlleva omitir la declaración previa a la contratación? Sanciones severas, la situación que caracteriza al trabajo no declarado, con las consecuencias penales y económicas que conlleva.

Puntos clave

Hay dos momentos en los que se concentra el riesgo jurídico de una contratación, y son los que marcan el resto del proceso.

Al principio, la pertinencia: toda la información solicitada y todos los métodos empleados deben tener una relación directa y necesaria con el puesto. Este es el único criterio, y hace que no sea necesario memorizar una lista de preguntas prohibidas: basta con preguntarse qué aporta la respuesta a la idoneidad para ocupar el puesto.

Al final, la calificación del compromiso. Una oferta es revocable, una promesa unilateral constituye el contrato. La diferencia no radica en el título del documento, sino en su redacción, y la diferencia de coste entre ambos se traduce en indemnizaciones por despido. Redactar explícitamente uno u otro, en lugar de dejar que un correo electrónico decida, es la precaución más rentable de todo el proceso —y se ajusta a las obligaciones generales expuestas en nuestro artículo sobre la Cumplimiento de la legislación laboral.