Gestión completa del alquiler: guía del propietario

Alquilar una vivienda implica una sucesión de obligaciones, cada una con su propio calendario y su propia sanción. La dificultad no está en conocerlas una a una, sino en no pasar por alto ninguna en el momento en que se activa: un diagnóstico caducado en el momento de la firma, una regularización de gastos nunca realizada, un preaviso notificado demasiado tarde. Esta guía sigue el orden cronológico de un alquiler, desde la puesta en el mercado hasta la salida del inquilino.

Antes de poner en alquiler

Tres verificaciones condicionan el propio derecho a alquilar.

La habitabilidad de la vivienda. Superficie mínima, ausencia de riesgo para la seguridad y la salud, equipamiento básico. A estos criterios se suma ahora una exigencia de eficiencia energética: las viviendas más energívoras quedan excluidas progresivamente del alquiler, por etapas sucesivas. Una vivienda no habitable no solo es criticable, sino que expone a una suspensión de la renta.

El expediente de diagnóstico técnico. Debe estar completo y actualizado en el momento de la firma, y adjuntarse al contrato de alquiler. Los plazos de validez en alquiler difieren de los aplicables a la venta, lo que hace arriesgado reutilizar un expediente de venta — el detalle figura en nuestro artículo sobre los diagnósticos inmobiliarios obligatorios.

El régimen de fijación de la renta. En zona de regulación de alquileres, la renta está limitada por una renta de referencia mayorada, con un complemento posible solo si la vivienda presenta características excepcionales. Fuera de estas zonas, la renta es libre en el primer alquiler pero está regulada en la relocación en determinados municipios.

Elegir entre alquiler sin amueblar y amueblado

Esta elección no es solo fiscal, también determina la duración del contrato y la mecánica del preaviso.

En el alquiler sin amueblar, el contrato es de tres años cuando el arrendador es una persona física, y el preaviso de rescisión del arrendador es de seis meses. En el amueblado, el contrato es de un año —o nueve meses para un estudiante, sin renovación tácita— y el preaviso del arrendador se reduce a tres meses.

El alquiler amueblado ofrece más flexibilidad y un régimen fiscal a menudo más favorable, a cambio de una rotación más rápida y de una obligación de equipamiento cuya lista está fijada por decreto. Una vivienda presentada como amueblada pero incompleta puede recalificarse como alquiler sin amueblar, con aplicación retroactiva del contrato de tres años.

Seleccionar al inquilino

Los documentos que el arrendador puede exigir están enumerados de forma limitativa por decreto. Solicitar un documento fuera de esa lista —extracto de cuenta bancaria, certificado de ausencia de créditos, expediente médico— está prohibido y es sancionable.

La selección no puede basarse en ningún criterio discriminatorio. En cambio, puede apoyarse en la solvencia, evaluada a partir de los justificantes autorizados, y en las garantías propuestas: fianza solidaria, garantía de alquiler pública, seguro de impago de rentas. Estas dos últimas no se acumulan libremente con una fianza de persona física, salvo excepciones.

El contrato de alquiler y sus anexos

El contrato de alquiler de una vivienda destinada a residencia principal sigue un contrato tipo reglamentario. A ello se añaden anexos obligatorios: la nota informativa, el expediente de diagnóstico técnico, y en régimen de propiedad horizontal los extractos del reglamento relativos al destino del inmueble, al disfrute y al uso de las zonas comunes.

Estos anexos no son decorativos: su ausencia puede alegarse, y priva al arrendador de la oponibilidad de los documentos correspondientes. Firmar el contrato y sus anexos en un mismo conjunto fechado, del que se pueda demostrar que no ha sido recompuesto después, resuelve esta cuestión de forma duradera —esa es la principal aportación de la firma electrónica de un contrato de alquiler de vivienda.

El inventario de estado, pieza clave de la salida

El inventario de estado de entrada solo tiene interés al compararlo con el de salida. Su valor reside, por tanto, en su precisión: habitación por habitación, equipo por equipo, con un nivel de detalle que permitirá, dos o tres años después, distinguir un deterioro de un desgaste normal.

A falta de inventario de estado de entrada, se presume que la vivienda se recibió en buen estado, y no puede realizarse ninguna retención a la salida. Es la sanción más grave del régimen, y es automática. La firma de un inventario de estado con sello de tiempo y no modificable posteriormente elimina el debate sobre la fecha y el contenido del documento.

Durante el contrato

Cuatro obligaciones se repiten, cada una a su propio ritmo:

• El recibo de alquiler, que debe entregarse gratuitamente a petición del inquilino.
• La revisión de la renta, posible solo si una cláusula del contrato lo prevé, dentro del límite del índice de referencia de alquileres, y en un plazo de un año tras su fecha de efecto —transcurrido ese plazo, se pierde la revisión de ese año.
• La regularización anual de gastos, obligatoria, con comunicación del desglose por tipo de gasto. La frontera entre lo que es recuperable y lo que queda a cargo del propietario se trata en nuestro artículo sobre los gastos de alquiler.
• Las obras, repartidas entre las reparaciones a cargo del inquilino, cuya lista está fijada por decreto, y todo lo demás, que corresponde al arrendador.

El fin del contrato

El inquilino puede dar por terminado el contrato en cualquier momento, con un preaviso de tres meses, reducido a un mes en zona tensionada y en varias situaciones personales.

El arrendador solo puede hacerlo al vencimiento del contrato, con un preaviso de seis meses en alquiler sin amueblar, y por uno de los tres motivos admitidos de forma limitativa: la recuperación para uso propio, la venta, o un motivo legítimo y serio. El preaviso debe indicar el motivo, y un preaviso por recuperación o por venta incluye menciones obligatorias so pena de nulidad. Las modalidades precisas se detallan en nuestro artículo sobre la rescisión del contrato de alquiler.

El depósito de garantía se restituye en un plazo de un mes cuando el inventario de estado de salida coincide con el de entrada, y de dos meses en caso contrario. Toda retención debe justificarse mediante documentos —presupuesto, factura, acta— y el retraso genera penalizaciones calculadas por mes iniciado, sin que sea necesario demostrar ninguna falta.

Escenarios de uso

Primer inmueble puesto en alquiler. El orden a respetar es: diagnósticos, habitabilidad, verificación de la regulación de alquileres y, después, redacción del contrato. Invertir este orden lleva a firmar un contrato al que le falta un anexo o cuya renta es irregular.

Impago de renta. La rapidez de reacción cuenta más que el importe. Requerimiento formal, y luego activación de la cláusula resolutoria mediante un requerimiento de pago notificado por un agente judicial. Los plazos procesales hacen que esperar salga más caro que actuar.

Gestión de varios inmuebles. El tema se vuelve una cuestión de calendario: vencimientos de diagnósticos, fechas de revisión anual, fechas límite de regularización, preavisos. Un seguimiento por vencimiento y por inmueble es el único sistema que resulta sostenible más allá de dos o tres propiedades.

Preguntas frecuentes

¿Puede el arrendador rechazar a un inquilino sin motivo? Elige libremente, pero sin criterio discriminatorio, y sin exigir documentos fuera de la lista fijada por decreto. El rechazo no tiene que estar motivado; el método de selección, si se cuestiona, debe poder justificarse.

¿Qué preaviso hay que dar para rescindir el contrato? Tres meses para el inquilino, reducidos a un mes en zona tensionada y en varios casos particulares. Seis meses para el arrendador en alquiler sin amueblar, tres meses en amueblado, únicamente al vencimiento y por un motivo admitido.

¿Qué ocurre sin inventario de estado de entrada? Se presume que la vivienda se entregó en buen estado. En ese caso, no es posible ninguna retención sobre el depósito de garantía a la salida, sea cual sea la realidad de los deterioros.

¿Puede aumentarse la renta durante el contrato? Solo si el contrato incluye una cláusula de revisión, dentro del límite del índice de referencia, y siempre que se aplique dentro del año siguiente a la fecha de efecto. Transcurrido ese plazo, la revisión de ese año ya no puede recuperarse.

¿En qué plazo debe restituirse el depósito de garantía? Un mes si el inventario de estado de salida coincide con el de entrada, dos meses en caso contrario. Toda retención debe justificarse mediante documentos, y la superación del plazo genera penalizaciones.

¿Puede recalificarse un contrato de alquiler amueblado incompleto? Sí. Si el equipamiento no corresponde a la lista reglamentaria, el contrato puede recalificarse como alquiler sin amueblar, con las consecuencias correspondientes en cuanto a la duración y al preaviso.

En resumen

La gestión de alquileres es menos una cuestión de derecho que una cuestión de calendario. Las obligaciones son conocidas; son sus plazos los que generan los litigios —un diagnóstico caducado el día de la firma, una revisión de renta reclamada trece meses después de su fecha de efecto, una regularización de gastos nunca realizada, un preaviso notificado con cinco meses de antelación en lugar de seis.

Dos documentos concentran la mayor parte del riesgo financiero: el contrato con sus anexos, y el inventario de estado de entrada. En ambos casos, lo que protege no es solo el contenido, sino la capacidad de demostrar años después qué se firmó, por quién y en qué fecha.