Cómo enviar un documento para firmar

El procedimiento de 5 pasos

Enviar un documento para firmar electrónicamente tarda menos de 5 minutos. Aquí está el proceso paso a paso.

1. Preparar el documento

• Exportar a PDF (recomendado)
• Comprobar legibilidad móvil (el 80% de los firmantes firman en el móvil)
• Revisar para eliminar errores tipográficos
• Adjuntar los anexos obligatorios si es necesario

2. Crear un sobre

En tu plataforma de firma:

• nuevo documento → sube el PDF
• nombra el sobre (asunto del documento + firmante)

3. Agrega los firmantes

Para cada firmante:

• nombre completo
• correo electrónico
• teléfono (para OTP SMS si AES)
• rol (firmante, aprobador, CC)

Definir orden: paralelo (todo al mismo tiempo) o secuencial.

4. Coloca los campos

Arrastra al PDF:

• campo de firma (obligatorio)
• campos opcionales: fecha, nombre, texto libre, casilla de verificación, iniciales por página

Asocia cada campo con el firmante correcto (diferentes colores).

5. Configurar y enviar

Opciones para configurar:

• nivel de firma: SES o AES
• fecha de vencimiento (15-30 días típicamente)
• recordatorios automáticos (D+3, D+7)
• mensajes personalizados

Haga clic “Enviar”. Los firmantes reciben su correo electrónico inmediatamente.

Realice un seguimiento del documento

Desde su panel de control, siga en tiempo real:

• enviado → abierto → firmado
• notificaciones (correo electrónico, Slack, Teams)
• reinicio manual posible

Mejores prácticas

• Pruebe siempre con un colega antes de un envío importante
• Proporcionar un canal de contacto para firmantes novatos
• Archive sistemáticamente el documento firmado
• Evite enviar los viernes por la noche o los fines de semana

Errores frecuentes

• Correo electrónico incorrecto (tipo de letra o dirección antigua)
• Olvidar agregar un firmante
• No colocar campo de firma
• Archivo demasiado grande (> 10 MB → lento en móvil)
• Enviar sin revisión

Caso concreto: vendedor

Un vendedor envía 20 cotizaciones por semana. Rutina:

1. Generación desde HubSpot (cotización + CGV)
2. Envío automático en SES vía integración
3. Recordatorios D+2 y D+5
4. Notificaciones de Slack en tiempo real
5. CRM actualizado al firmar

Tiempo humano: 0 minuto por envío.

Cómo te ayuda Certyneo

Certyneo hace que enviar un documento para firmar sea rápido y confiable: interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, plantillas para documentos recurrentes, integraciones de CRM, monitoreo en tiempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda el envío?

2-5 minutos para un documento sencillo.

¿Podemos enviar el mismo documento a varios firmantes?

Sí, todos en el mismo sobre, en orden paralelo o secuencial.

¿Debemos informar al firmante con antelación?

No es obligatorio, pero se recomienda para firmantes novatos.

¿Podemos cancelar un envío?

Sí, antes de firmar. Después no.

¿Puede el firmante transferirse a otra persona?

Dependiendo de la configuración. Por defecto, no.

Conclusión

Enviar un documento para firmar es un gesto sencillo que se ha vuelto cotidiano. Una vez establecida la rutina, tus ciclos contractuales se transforman.

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