Firmar un contrato online: instrucciones de uso

Por qué firmar tus contratos online

Por qué firmar tus contratos online

Firmar un contrato online reduce el ciclo de firma de 3-5 días a unas pocas horas. No es necesario imprimir, escanear, enviar ni reiniciar. Todo sucede en un navegador, con una trazabilidad superior al papel.

Paso 1: prepare el documento

Comience con un PDF limpio (idealmente < 10 MB para rendimiento). Si tu contrato está en Word, la plataforma lo convierte automáticamente a PDF.

• Verifique antes de enviar:
• sin errores ni errores tipográficos (no es posible realizar correcciones una vez firmado)
• cantidades y fechas exactas

anexos obligatorios adjuntos (DPE para un arrendamiento, RIB para un mandato SEPA)

Paso 2: agregue los firmantes

• Para cada destinatario:
• nombre completo
• dirección de correo electrónico
• teléfono móvil (para OTP SMS si AES)

rol (firmante, CC, copia)Definir elorden ⬥⬥⬥: paralelo (todos firman al mismo tiempo) o secuencial (cada firmante después del anterior).

Paso 3: coloque los campos de firma

Arrastre y suelte los campos en el PDF:

• campo "firma" en la página correspondiente
• opcional: campo "fecha", "texto", "iniciales" en cada página
• asocie cada campo con un firmante

Paso 4: enviar y seguimiento

Configure las opciones:

• nivel de firma (SES o AES)
• recordatorios automáticos (D+3, D+7)
• fecha de vencimiento (generalmente 15-30 días)

Se envía un correo electrónico a cada firmante con un enlace único. Desde su panel de control, ve en tiempo real: enviado → abierto → firmado.

Paso 5: archivar y reutilizar

Una vez que todos los firmantes han firmado, el PDF final se genera automáticamente con:

• pie de página de auditoría con marca de tiempo
• huella criptográfica
• firma en formato PAdES

El documento se archiva durante 10 años por defecto. Puedes exportarlo en cualquier momento o compartirlo con un tercero.

Mejores prácticas

• Utiliceplantillaspara contratos recurrentes (80 % de ganancia en la preparación)
• PrefieraAESpara contratos de alto riesgo (> 5000 €)
• Enviar el contratosin ambigüedades(sin marcar "borrador")
• Relanzar automáticamente en lugar de manualmente
• Buenocomunicarsecon el firmante si nunca ha firmado electrónicamente

Errores frecuentes

• Enviar sin revisión: cualquier corrección requiere un nuevo envío
• Agregar firmante incorrecto o correo electrónico incorrecto
• Olvídese de agregar anexos
• Utilice SES para un contrato crítico
• No establezca un vencimiento (el contrato se prolonga indefinidamente)

Cómo le ayuda Certyneo

Certyneo hace que enviar un contrato para firmar sea simple y rápido: arrastrar y soltar el PDF, ubicación intuitiva de los campos, envío en 2 clics, panel de control en tiempo real. Plantillas reutilizables, integraciones de CRM, recordatorios automáticos, archivado durante 10 años.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se tarda en enviar un contrato?

2-5 minutos para un contrato simple, más para plantillas complejas.

¿El firmante necesita crear una cuenta?

No, hace clic en el enlace del correo electrónico, firma y se acabó.

¿Qué pasa si el firmante se niega?

El contrato está marcado como "rechazado". Puede editarlo y volver a enviarlo o abandonarlo.

¿Podemos firmar en el móvil?

Sí, todas las plataformas modernas lo permiten.

¿El contrato firmado es igual al PDF enviado?

Mismo contenido, más un pie de página de auditoría y huella digital criptográfica.

Conclusión

La firma de un contrato online se realiza en 5 sencillos pasos. Una vez instalado el flujo de trabajo, sus ciclos administrativos y de ventas nunca volverán a ser los mismos.

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