Auditoría fiscal: derechos y obligaciones de la empresa

Una inspección fiscal no es una negociación, pero tampoco es un procedimiento de sentido único. La administración dispone de amplias facultades; la empresa cuenta con garantías cuyo incumplimiento conlleva la nulidad del procedimiento. Conocer estas garantías antes de la inspección, y no durante ella, cambia el resultado con más seguridad que cualquier argumento de fondo.

Tres formas de inspección, tres regímenes

El control documental se realiza desde las oficinas de la administración, a partir de las declaraciones presentadas. Da lugar a solicitudes de información, aclaraciones o justificantes. Estas solicitudes no son triviales: algunas abren un plazo de respuesta cuyo vencimiento autoriza una liquidación de oficio.

La comprobación de la contabilidad se desarrolla en los locales de la empresa y abarca la totalidad de la contabilidad. Es la forma más gravosa, y la que ofrece más garantías al contribuyente.

El examen de contabilidad es una forma intermedia, realizada a distancia a partir del archivo de asientos contables que la empresa transmite. Evita la presencia in situ aunque recae sobre los mismos elementos.

Las garantías previas a la inspección

Una comprobación de contabilidad no puede iniciarse sin el envío previo de un aviso de comprobación. Este aviso menciona los ejercicios sometidos a inspección, los impuestos afectados, e informa a la empresa de la facultad de hacerse asistir por un asesor de su elección.

Dos consecuencias prácticas:

• La empresa debe disponer de un plazo razonable entre la recepción del aviso y la primera intervención, para organizar dicha asistencia. Una intervención demasiado próxima constituye una irregularidad.
• La mención de la facultad de asistencia es sustancial. Su omisión conlleva la nulidad del procedimiento.

El aviso va acompañado de la carta de derechos y obligaciones del contribuyente inspeccionado, algunas de cuyas disposiciones son oponibles a la administración.

El desarrollo y el debate oral

La comprobación in situ supone un debate oral y contradictorio con el inspector. No se trata de una formalidad de cortesía: su ausencia es causa de nulidad. En concreto, la empresa debe haber tenido la oportunidad de discutir los puntos examinados antes de que se fijen las conclusiones.

La duración de la comprobación in situ está limitada a tres meses para las empresas cuya cifra de negocios no supere determinados umbrales. Este límite protege a las estructuras pequeñas de una inspección que se prolongaría indefinidamente; se descarta en algunas situaciones, en particular en caso de irregularidades contables graves.

La empresa, por su parte, debe presentar los documentos contables solicitados y entregar su archivo de asientos contables en formato digital. La falta de presentación de este archivo, o su no conformidad con el formato requerido, se sanciona con una multa y debilita el conjunto de la posición —es el punto donde la calidad de los procesos documentales previos se paga o se rentabiliza, como ilustra la exigencia de pista de auditoría fiable.

La propuesta de rectificación y los plazos de respuesta

Al finalizar la inspección, la administración notifica bien un aviso de ausencia de rectificación, bien una propuesta de rectificación. Este documento debe estar motivado: indica los aumentos previstos, su fundamento legal y su importe, con la precisión suficiente para permitir una respuesta útil. Una motivación insuficiente es impugnable en sí misma.

La empresa dispone de un plazo de treinta días para responder, prorrogable en treinta días adicionales mediante simple solicitud. Esta prórroga es de derecho: solicitarla es casi siempre útil, aunque solo sea para elaborar una respuesta documentada.

El silencio guardado durante este plazo equivale a la aceptación tácita de las rectificaciones. Es el error más costoso y más frecuente, ya que resulta irreversible sobre el propio principio del aumento.

Los recursos tras la respuesta

Si el desacuerdo persiste, se abren sucesivamente varios niveles, y es posible recorrerlos todos:

• El recurso jerárquico ante el superior del inspector.
• La consulta al interlocutor departamental, instancia superior.
• La consulta a la comisión de impuestos directos y de tasas sobre el volumen de negocios, competente en las cuestiones de hecho —su dictamen no es vinculante pero tiene peso.
• La reclamación contenciosa, y después la interposición ante el tribunal competente.

Estos recursos no son excluyentes entre sí y no suspenden el cobro, salvo solicitud de suspensión del pago, la cual puede supeditarse a la constitución de garantías.

Sanciones: lo que distingue el error del incumplimiento

El importe final depende menos del aumento que de la calificación adoptada.

El interés de demora se aplica en todos los casos: repara el perjuicio de tesorería del Tesoro Público y no tiene carácter sancionador. A ello se añaden, según la conducta acreditada:

• Un recargo en caso de incumplimiento deliberado, cuando la administración acredita la intencionalidad.
• Un recargo notablemente más elevado en caso de maniobras fraudulentas o de abuso de derecho.
• Recargos específicos en caso de falta o de retraso en la declaración.

La frontera entre el error de buena fe y el incumplimiento deliberado se dirime a partir de elementos concretos: carácter reiterado, importancia de las sumas, existencia de advertencias previas. Una contabilidad rigurosa, en la que las amortizaciones y las provisiones estén individualmente justificadas, respalda la buena fe con mucha más eficacia que una declaración de intenciones.

Escenarios de uso

Recepción de un aviso de comprobación. Verificar de inmediato tres cosas: los ejercicios afectados, el plazo antes de la primera intervención, y la mención de la facultad de asistencia. Avisar al asesor antes del primer encuentro, no después.

Propuesta de rectificación recibida. Solicitar sistemáticamente la prórroga de treinta días, y responder punto por punto aportando los justificantes. El silencio equivale a la aceptación.

Desacuerdo persistente. Recorrer los recursos en orden, sin saltarse ninguno: cada instancia es una oportunidad de reexamen, y la comisión de impuestos se pronuncia de forma útil sobre las cuestiones de hecho.

Preguntas frecuentes

¿Puede la administración inspeccionar sin avisar? Una comprobación de contabilidad supone un aviso previo y un plazo suficiente. El control documental, por su parte, se desarrolla sin intervención in situ y se manifiesta mediante solicitudes escritas.

¿Sobre cuántos años recae la inspección? El plazo de prescripción de derecho común abarca los tres ejercicios anteriores, con plazos ampliados en determinadas situaciones, en particular en caso de actividad oculta.

¿Se puede contar con asistencia? Sí, por un asesor de su elección. El aviso de comprobación debe mencionar esta facultad, y la omisión de dicha mención conlleva la nulidad del procedimiento.

¿Cuál es el plazo para responder a una propuesta de rectificación? Treinta días, prorrogables en treinta días mediante simple solicitud. El silencio equivale a la aceptación de las rectificaciones propuestas.

¿El recurso jerárquico suspende el pago? No. Solo una solicitud de suspensión del pago suspende el cobro, y puede supeditarse a la constitución de garantías.

¿Cómo evitar el recargo por incumplimiento deliberado? Demostrando la buena fe, lo cual se prepara con antelación: justificantes completos, posiciones documentadas, coherencia en el tiempo. Es un trabajo de expediente, no de argumentación.

Para recordar

Tres momentos determinan el resultado de una inspección. La recepción del aviso, donde se verifican las garantías de forma —plazo suficiente, mención de la facultad de asistencia— cuya irregularidad vicia todo el procedimiento. El desarrollo, que supone un debate oral y contradictorio efectivo. Y el plazo de treinta días tras la propuesta de rectificación, prorrogable, cuyo vencimiento silencioso equivale a la aceptación.

Con anterioridad a estos tres momentos, lo que protege sigue siendo la calidad de los justificantes, tema desarrollado en nuestro artículo sobre la fiscalidad empresarial. Una inspección no se gana con argumentación: se gana con un expediente constituido antes de que comience.