Cómo archivar un documento firmado electrónicamente

Por qué archivar correctamente

Por qué archivar correctamente

Un documento firmado electrónicamente sólo tiene valor si la prueba sigue siendo consultable y verificable durante todo el período legal, a veces 10, 20 o incluso 30 años. Archivo descuidado = evidencia debilitada en caso de disputa.

• Duración a respetarContratos comerciales ⬥⬥⬥: 10 años (Código de Comercio)
• Contratos comerciales ⬥⬥⬥: 10 años (Código de Comercio)Contratos de trabajo ⬥⬥⬥: 5 años después de su finalización
• Facturas ⬥⬥⬥: 10 años (contabilidad), 6 años (impuesto)Arrendamientos ⬥⬥⬥: duración + 5 años
• Escrituras notariales ⬥⬥⬥: 30 añosEscrituras notariales ⬥⬥⬥: 30 años
• Seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 años dependiendo del tipoConservar el
• PDF firmadoy el

y elregistro de auditoríadurante el período aplicable más largo.Formatos de archivoFormatos de archivo

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma básica y simple

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marca de tiempo calificadaPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + cadena de certificados
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tiempo periódicas (varias décadas)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tiempo periódicas (varias décadas)
• Para archivados prolongados, prefieraPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥.
• Las 3 opciones de archivo1. Archivado subcontratado (plataforma)

1. Archivado subcontratado (plataforma)La plataforma de firma conserva sus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de los planes.Ventajas ⬥⬥⬥: sin esfuerzo, compatible con eIDAS

Desventajas ⬥⬥⬥: dependencia del proveedor de servicios, reversibilidad a verificar

Desventajas ⬥⬥⬥: dependencia del proveedor de servicios, reversibilidad a verificar

2. Archivo interno

Sus documentos se guardan en sus servidores o en un SAE dedicado.Ventajas ⬥⬥⬥: control totalDesventajas ⬥⬥⬥: costo, habilidades internas requeridasDesventajas ⬥⬥⬥: costo, habilidades internas requeridas

3. SAE con valor probatorio

Sistema de archivo electrónico certificado

NF Z42-013. El más alto nivel de cumplimiento.. El más alto nivel de cumplimiento.Ventajas ⬥⬥⬥: presunción de fiabilidad jurídica

Desventajas ⬥⬥⬥: alto costo, sobredimensionado para PYMES

Mejores prácticasMejores prácticasConservar

PDF + registro de auditoría ⬥⬥⬥, nunca uno sin el otroRedundancia ⬥⬥⬥: multisitio, soporte múltipleVerificación periódica ⬥⬥⬥: cada 6-12 meses, confirme que los documentos sean legiblesVerificación periódica ⬥⬥⬥: cada 6-12 meses, confirme que los documentos sean legibles

Documentación ⬥⬥⬥: procedimientos escritos

• Pruebas de restauración anuales⬥⬥⬥ Errores frecuentesConserve solo el PDF, no el registro de auditoría
• Conserve solo el PDF, no el registro de auditoríaAlmacenar en un único medio (disco duro interno)
• Usar una nube sin cláusula de retenciónOlvidar las duraciones específicas de ciertos sectores
• Olvidar las duraciones específicas de ciertos sectoresNo probar la restauración
• Migración de archivosSi cambia de proveedor de firmas:

Exportar todos los documentos firmados + pistas de auditoría

• Exportar todos los documentos firmados + pistas de auditoría
• Importar al nuevo sistema o a un SAE dedicado
• Verificar la integridad (huella digital SHA-256)
• Mantener el acceso temporal al sistema antiguo
• Caso concreto: PYME que cambia de proveedor de servicios

Caso concreto: PYME que cambia de proveedor de servicios

PYME con 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados durante 5 años. Migración:

1. exportación automatizada a través de API
2. importación a un nuevo proveedor de servicios + SAE externo como respaldo
3. importación a un nuevo proveedor de servicios + SAE externo como respaldo
4. verificación por muestra (50 documentos verificados)

antiguo proveedor de servicios cancelado después de 3 meses

Duración total: 4 semanas. Pérdida cero.

• Cómo te ayuda Certyneo
• Cómo te ayuda Certyneo
• Certyneo incluye
• 10 años de archivado

en todos los planes, con redundancia geográfica en la UE, versionado y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA opcional para documentos críticos.

Descubra la solución de firma electrónica Certyneo

Descubra la solución de firma electrónica CertyneoPreguntas frecuentes¿Debo imprimir mis documentos firmados?

No, inútil y contraproducente (pérdida de valor probatorio).

No, inútil y contraproducente (pérdida de valor probatorio).

¿Es suficiente una nube estándar (Google Drive, Dropbox)?

Para el PDF si, pero no para el valor probatorio. Favorecer el archivo dedicado.

¿Qué debo hacer si mi plataforma de firma cierra?

Los PDF de PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte pistas de auditoría con regularidad.

Los PDF de PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte pistas de auditoría con regularidad.

¿Deben cifrarse los archivos?

Recomendado para documentos confidenciales. Tenga cuidado de conservar las llaves durante mucho tiempo.

¿Cuándo comienza el periodo de 10 años?

Para un contrato mercantil: fin de ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Para un contrato mercantil: fin de ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

Un buen archivo es el seguro de vida de sus firmas electrónicas. Elija la fórmula adaptada a sus desafíos (subcontratada para la mayoría de las PYME, SAE NF Z42-013 para casos críticos), pruébela periódicamente.

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