Cómo archivar un documento firmado electrónicamente
Mejores prácticas para archivar sus documentos firmados electrónicamente: formatos, duración, valor probatorio.
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Redactor — Certyneo · Acerca de Certyneo
Por qué archivar correctamente
Un documento firmado electrónicamente solo tiene valor si la prueba sigue siendo consultable y verificable durante todo el plazo legal, a veces 10, 20 o incluso 30 años. Un archivado descuidado significa una prueba debilitada en caso de litigio.
Los plazos que hay que respetar
- Contratos comerciales: 10 años (Código de Comercio)
- Contratos de trabajo: 5 años tras su finalización
- Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)
- Arrendamientos: duración + 5 años
- Escrituras notariales: 30 años
- Seguros: de 2 a 10 años según el tipo
Conserve el PDF firmado y la pista de auditoría durante el plazo aplicable más largo.
Los formatos de archivo
- PAdES-B-B: básico, firma simple
- PAdES-B-T: + marca de tiempo cualificada
- PAdES-B-LT: + cadena de certificados
- PAdES-B-LTA: + marcas de tiempo periódicas (varias décadas)
Para el archivado a largo plazo, opte por PAdES-B-LTA.
Las 3 opciones de archivado
1. Archivado externalizado (plataforma)
La plataforma de firma conserva sus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de los planes.
Ventajas: ningún esfuerzo, conforme a eIDAS Inconvenientes: dependencia del prestador, reversibilidad por comprobar
2. Archivado interno
Sus documentos se conservan en sus propios servidores o en un sistema de archivado electrónico dedicado.
Ventajas: control total Inconvenientes: coste, competencia interna necesaria
3. Sistema de archivado con valor probatorio
Sistema de Archivado Electrónico certificado NF Z42-013. El nivel más alto de conformidad.
Ventajas: presunción de fiabilidad jurídica Inconvenientes: coste elevado, sobredimensionado para una pyme
Buenas prácticas
- Conservar el PDF y la pista de auditoría, nunca el uno sin la otra
- Redundancia: multisitio, multisoporte
- Verificación periódica: cada 6 a 12 meses, confirmar que los documentos son legibles
- Documentación: procedimientos escritos
- Pruebas de restauración anuales
Errores frecuentes
- Conservar únicamente el PDF, no la pista de auditoría
- Almacenar en un único soporte (disco duro interno)
- Utilizar una nube sin cláusula de conservación
- Olvidar los plazos específicos de ciertos sectores
- No probar nunca la restauración
Migración de archivos
Si cambia de prestador de firma:
- Exportar todos los documentos firmados y sus pistas de auditoría
- Importarlos en el nuevo sistema o en un sistema de archivado dedicado
- Verificar la integridad (huella SHA-256)
- Conservar temporalmente el acceso al sistema antiguo
Caso concreto: una pyme que cambia de prestador
Pyme de 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados en 5 años. La migración:
- exportación automatizada a través de la API
- importación en el nuevo prestador y sistema de archivado externo como respaldo
- verificación por muestreo (50 documentos comprobados)
- prestador antiguo rescindido al cabo de 3 meses
Duración total: 4 semanas. Cero pérdidas.
Cómo le ayuda Certyneo
Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes, con redundancia geográfica en la UE, versionado y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA opcional para los documentos críticos.
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Preguntas frecuentes
¿Debo imprimir mis documentos firmados?
No: es inútil y contraproducente (se pierde el valor probatorio).
¿Basta con una nube estándar (Google Drive, Dropbox)?
Para el PDF sí, para el valor probatorio no. Opte por un archivado dedicado.
¿Qué hago si mi plataforma de firma cierra?
Los PDF PAdES siguen siendo verificables sin conexión. Exporte las pistas de auditoría con regularidad.
¿Hay que cifrar los archivos?
Recomendado para los documentos sensibles. Conserve las claves durante el mismo tiempo que el archivo.
¿Cuándo empieza el plazo de 10 años?
Para un contrato mercantil: al final de su ejecución. Para un contrato de trabajo: al final del contrato.
Conclusión
Un buen archivado es el seguro de vida de sus firmas electrónicas. Elija la fórmula adaptada a sus riesgos (externalizada para la mayoría de las pymes, sistema NF Z42-013 para los casos críticos) y pruébela con regularidad.
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