Vorlage: Unterschriftsvollmacht (Zeichnungsberechtigung)

Präsentation

Die Unterschriftsvollmacht (Zeichnungsberechtigung) ist die Erklärung, mit der die Geschäftsführung oder der Vorstand eines Unternehmens einem Mitarbeiter oder einer sonstigen Vertrauensperson die Befugnis erteilt, im Namen des Unternehmens bestimmte Dokumente zu unterzeichnen — etwa Verträge, Rechnungen, Bankvollmachten oder Verwaltungsschreiben — innerhalb eines genau definierten Rahmens. Abgrenzung zur Prokura: Die einfache Unterschriftsvollmacht beruht auf den allgemeinen Vorschriften über die Vollmacht (§§ 164 ff. BGB) und ist eine rein interne, in ihrem Umfang frei gestaltbare Ermächtigung, die keiner besonderen Registereintragung bedarf. Sie ist strikt zu unterscheiden von der Prokura im Sinne der §§ 48 ff. Handelsgesetzbuch (HGB): Die Prokura ist eine besondere, gesetzlich standardisierte Form der handelsrechtlichen Vollmacht, die zur Vornahme aller Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ermächtigt, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 HGB), im Außenverhältnis gegenüber Dritten nicht wirksam beschränkt werden kann (§ 50 HGB) und zwingend zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden ist (§ 53 HGB). Eine bloße unternehmensinterne Unterschriftsvollmacht ersetzt eine Prokura nicht und entfaltet — anders als diese — keine im Handelsregister publizierte, gegenüber gutgläubigen Dritten geschützte Legitimationswirkung. Soll die bevollmächtigte Person tatsächlich umfassend für das Unternehmen im Handelsverkehr auftreten können, ist zu prüfen, ob nicht die Erteilung einer echten Prokura der zutreffende Weg ist. Wann verwenden: für die interne Übertragung einer klar umgrenzten Unterschriftsbefugnis an einen Mitarbeiter oder eine Führungsperson, etwa für laufende Geschäftsvorgänge, Rechnungsfreigaben oder bestimmte Vertragskategorien, ohne dass eine vollständige und registerlich publizierte Vertretungsmacht wie bei der Prokura gewollt ist. Parteien: der Vollmachtgeber (die geschäftsführungsbefugte Person oder das vertretungsberechtigte Organ des Unternehmens) und der Bevollmächtigte (der Mitarbeiter oder die sonstige Person, der die Unterschriftsbefugnis erteilt wird). Wesentliche Klauseln: die genaue Bezeichnung der von der Vollmacht erfassten Dokumentkategorien und gegebenenfalls Betragsobergrenzen, die Geltungsdauer, eine etwaige Pflicht zur gemeinsamen Unterschrift mit einer weiteren Person (Kollektivzeichnung), die Widerrufsmodalitäten sowie der ausdrückliche Hinweis, dass es sich nicht um eine Prokura im Sinne des HGB handelt. Häufige Fehler: eine unternehmensinterne Unterschriftsvollmacht mit einer Prokura verwechseln und dadurch fälschlich davon ausgehen, sie entfalte dieselbe im Handelsregister publizierte Legitimationswirkung gegenüber gutgläubigen Dritten; den Umfang der Vollmacht zu unbestimmt formulieren, ohne Dokumentkategorien oder Betragsgrenzen zu benennen; und keine klare Regelung zum Widerruf und zur Geltungsdauer treffen.

Anzupassende Informationen

• Name/Firma des Unternehmens

• Anschrift des Unternehmens

• Name und Funktion des Vollmachtgebers

  Z. B. Geschäftsführer, Vorstandsmitglied.

• Name des Bevollmächtigten

• Funktion des Bevollmächtigten im Unternehmen

• Von der Vollmacht erfasste Dokumentkategorien

  Z. B. Verträge mit Lieferanten, Rechnungen, Bankvollmachten.

• Betragsobergrenze (falls vorgesehen)

• Ist eine gemeinsame Unterschrift mit einer weiteren Person erforderlich?

• Geltungsdauer der Vollmacht

• Datum der Unterzeichnung

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Häufig gestellte Fragen

Ist eine Unterschriftsvollmacht dasselbe wie eine Prokura?

Nein. Die einfache Unterschriftsvollmacht ist eine rein unternehmensinterne, frei gestaltbare Ermächtigung nach §§ 164 ff. BGB. Die Prokura nach §§ 48 ff. HGB ist demgegenüber eine gesetzlich standardisierte, umfassende handelsrechtliche Vollmacht, die im Außenverhältnis nicht wirksam beschränkt werden kann und zwingend im Handelsregister eingetragen werden muss.

Muss eine Unterschriftsvollmacht im Handelsregister eingetragen werden?

Nein, eine einfache interne Unterschriftsvollmacht bedarf keiner Eintragung. Anders die Prokura: Sie muss nach § 53 HGB zwingend zur Eintragung ins Handelsregister angemeldet werden, um ihre volle Legitimationswirkung gegenüber gutgläubigen Dritten zu entfalten.

Kann eine Unterschriftsvollmacht auf einen bestimmten Betrag begrenzt werden?

Ja, und dies wird in der Praxis häufig so gehandhabt: Die Vollmacht kann auf bestimmte Dokumentkategorien und/oder eine Betragsobergrenze je Vorgang beschränkt werden, oberhalb derer eine gesonderte Zustimmung erforderlich bleibt.

Was bedeutet Kollektivzeichnung?

Kollektivzeichnung bedeutet, dass ein Dokument nur wirksam unterzeichnet ist, wenn es von mindestens zwei hierzu berechtigten Personen gemeinsam unterschrieben wird — im Gegensatz zur Einzelzeichnung, bei der eine Person allein wirksam unterschreiben kann.

Kann die Unternehmensleitung die Vollmacht jederzeit widerrufen?

Ja, die Unterschriftsvollmacht kann grundsätzlich jederzeit durch schriftliche Erklärung widerrufen werden, insbesondere bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder der Funktion des Bevollmächtigten.

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