Auftragsschreiben (Mandatsbestätigung)

Präsentation

Das Auftragsschreiben (auch Mandatsbestätigung genannt) ist das Dokument, mit dem ein Dienstleister — häufig ein Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder ein anderer freiberuflich Tätiger — gegenüber dem Mandanten schriftlich den Umfang und die Bedingungen des erteilten Auftrags bestätigt. Es dient dazu, von Beginn an Klarheit über die konkret geschuldeten Leistungen, die Vergütung und die Verantwortlichkeiten beider Seiten zu schaffen, und Missverständnisse über den Umfang des Mandats zu vermeiden. Wann verwenden: bei der Aufnahme einer neuen Mandatsbeziehung mit einem Berater, insbesondere in Berufen, in denen berufsrechtliche Vorgaben eine klare, schriftliche Auftragsbestätigung nahelegen oder erwarten (z. B. Steuerberatungsgesetz — StBerG — für Steuerberater, Wirtschaftsprüferordnung — WPO — für Wirtschaftsprüfer). Dieses Muster ist allgemein gehalten und geht auf berufsrechtliche Besonderheiten nur andeutungsweise ein — bei reglementierten Berufen ist stets die jeweilige Berufsordnung zusätzlich zu beachten. Parteien: der Auftraggeber (Mandant) und der Auftragnehmer (Berater, Kanzlei oder Beratungsunternehmen). Rechtsnatur: Das Auftragsschreiben begründet regelmäßig einen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichem Charakter (§§ 675, 611 ff. BGB); bei klar abgrenzbaren, erfolgsbezogenen Einzelleistungen können auch werkvertragliche Elemente (§§ 631 ff. BGB) vorliegen. Wesentliche Klauseln: genaue Beschreibung des Mandatsumfangs (was ist ausdrücklich eingeschlossen, was ausdrücklich ausgeschlossen — etwa bestimmte Steuerarten oder Prüfungsbereiche), Vergütung und Abrechnungsmodalitäten, Mitwirkungspflichten des Mandanten (z. B. rechtzeitige Bereitstellung von Unterlagen), Haftungsbegrenzung im Rahmen des rechtlich Zulässigen, sowie Regelungen zur Kündigung des Mandats. Fehler, die zu vermeiden sind: den Mandatsumfang zu vage zu beschreiben, was später zu Streitigkeiten darüber führt, ob eine bestimmte Leistung noch vom Mandat umfasst war; keine klare Regelung zu den Mitwirkungspflichten des Mandanten zu treffen, obwohl deren Verletzung häufig Ursache für Fristversäumnisse ist; Haftungsbegrenzungen zu vereinbaren, die über die gesetzlich zulässigen Grenzen hinausgehen (insbesondere bei reglementierten Berufen gelten häufig gesetzliche Mindesthaftungssummen, die nicht unterschritten werden dürfen). Diese Vorlage stellt eine allgemeine Redaktionsgrundlage dar und ersetzt keine Prüfung durch einen Rechtsanwalt oder die zuständige Berufskammer, insbesondere im Hinblick auf berufsrechtliche Vorgaben nach StBerG oder WPO, falls einschlägig.

Anzupassende Informationen

• Name/Firma des Auftraggebers (Mandant)

• Anschrift des Auftraggebers

• Name/Firma des Auftragnehmers (Berater/Kanzlei)

• Anschrift des Auftragnehmers

• Umfang des Mandats (eingeschlossene Leistungen)

• Ausdrücklich ausgeschlossene Leistungen

• Vergütungsart

• Höhe der Vergütung

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

• Vereinbarte Haftungsbegrenzung

• Datum der Unterzeichnung

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Häufig gestellte Fragen

Wozu dient ein Auftragsschreiben?

Es schafft von Beginn an Klarheit über den genauen Umfang des erteilten Mandats, die Vergütung und die Mitwirkungspflichten des Mandanten, und beugt so Streitigkeiten über den Leistungsumfang vor.

Ist ein Auftragsschreiben bei Steuerberatern verpflichtend?

Eine schriftliche Auftragsbestätigung ist gute Praxis und wird durch die Berufsordnung nahegelegt, um den Umfang des Mandats eindeutig zu dokumentieren; die genauen berufsrechtlichen Anforderungen sind dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) und der Berufsordnung der Steuerberaterkammer zu entnehmen.

Kann die Haftung des Beraters vertraglich begrenzt werden?

In gewissem Umfang ja, jedoch nur innerhalb der gesetzlich zulässigen Grenzen. Bei reglementierten Berufen bestehen häufig gesetzliche Mindesthaftungssummen, die nicht unterschritten werden dürfen.

Was passiert, wenn der Mandant seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt?

Verzögerungen oder Fehler, die auf einer Verletzung der Mitwirkungspflichten des Mandanten beruhen (z. B. verspätete Übermittlung von Unterlagen), fallen grundsätzlich nicht in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers.

Sollten ausgeschlossene Leistungen ausdrücklich genannt werden?

Ja, das wird empfohlen: Die ausdrückliche Nennung nicht vom Mandat umfasster Leistungen verhindert Missverständnisse, insbesondere bei komplexen Mandaten mit mehreren Teilbereichen.

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