Online-Verwaltung von Notarakten: elektronische Signatur und Nachverfolgung

Rechtlicher Rahmen

Notarsstatus · Dossier-Nachverfolgung

Signaturebene

AES eIDAS empfohlen

Rechtliche Archivierung

10 Jahre inbegriffen

Warum die Nachverfolgung Ihrer Mandantendossiers zentralisieren?

Eine Notarskanzlei bearbeitet ständig mehrere Dutzend Akten parallel — Erbschaften, Verkäufe, Miteigentumsanteile, Verwaltungsvollmachten — jede mit mehreren Urkunden unter privater Hand und mehreren Unterzeichnern (Erben, Miteigentümer, Vollmachtgeber). Ohne spezialisiertes Werkzeug stützt sich die Verfolgung auf verstreute E-Mail-Austausche und Papiermappen, mit echtem Risiko, den Überblick über eine zur Unterzeichnung ausstehende Urkunde oder einen bevorstehenden Termin zu verlieren. Die Zentralisierung der elektronischen Signatur pro Akte ermöglicht es, mit einem Klick alle unterzeichneten Urkunden, deren Audit Trail und die Identität jedes Unterzeichners zu finden und den Fortschritt jeder Angelegenheit zu verfolgen, ohne die Historie manuell zu rekonstruieren.

Warum elektronisch unterzeichnen?

Verfahren in 4 Schritten

Von der Vorbereitung bis zur rechtlichen Archivierung in weniger als 5 Minuten.

1. 1. Kundenakte erstellen

   Benennen Sie den Ordner (Name des Mandanten, Art der Angelegenheit) und bereiten Sie die erste Urkunde unter privater Hand zur Unterzeichnung vor (Honorarvereinbarung, Mandat, Vereinbarung zwischen Mandanten).

2. 2. Unterzeichner der Akte hinzufügen

   Notar + betroffene Kunden der Angelegenheit. Für eine Erbschaft oder Miteigentumsanteile fügen Sie alle Co-Clients hinzu; jeder erhält seinen persönlichen gesicherten Link.

3. 3. Fortschritt der Urkunden verfolgen

   Jede Urkunde der Akte zeigt ihren Status (ausstehend, unterzeichnet, angemahnt). Den vollständigen Verlauf der Angelegenheit mit einem Klick finden, ohne E-Mail-Austausche zu rekonstruieren.

4. 4. Akte archivieren und exportieren

   Die unterzeichneten Urkunden und ihr Audit Trail bleiben während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist der Akte zugeordnet. Export möglich zur Übertragung auf einen Nachfolgekollegen.

Häufig gestellte Fragen

Können mehrere Urkunden unter einer Kundenakte zusammengefasst werden?

Ja. Jede Akte (Erbschaft, Verkauf, Miteigentumsanteile, Verwaltungsmandat) zentralisiert alle ihre Urkunden unter privater Hand, ihre Unterzeichner und deren Audit Trail an einem Ort, anstatt jede Urkunde isoliert zu behandeln.

Wie verfolge ich den Fortschritt einer Akte mit mehreren Erben?

Der Unterzeichnungsstatus jedes Erben oder Miteigentümers ist auf einen Blick sichtbar (ausstehend, unterzeichnet, erneut angefordert). Jeder erhält einen persönlichen gesicherten Link mit OTP SMS auf seine eigene Nummer.

Ersetzt die Dossierverfolgung eine notarielle Branchensoftware?

Nein – Certyneo zentralisiert die elektronische Signatur und die Verfolgung der privaten Urkunden der Kanzlei; es ersetzt keine vollständige notarielle Verwaltungssoftware und nicht die Erstellung beglaubigter Urkunden, die außerhalb seines Umfangs bleiben.

Kann man einen Unterzeichner erneut anfordern, der seine Urkunde noch nicht unterzeichnet hat?

Ja, eine Nachforderung kann direkt aus dem Dossier gesendet werden, ohne die E-Mail-Kommunikationshistorie erneut aufzugreifen.

Wird die Dossierverlauf nach Unterzeichnung aller Urkunden aufbewahrt?

Ja, jede Urkunde bleibt an ihr Dossier mit ihrem Audit Trail gebunden (Identität verifiziert durch OTP SMS, Zeitstempel, SHA-256-Hash) für die gesamte Dauer der gesetzlichen Archivierung, jederzeit einsehbar.

Wie überträgt man ein Dossier an einen nachfolgenden Kollegen?

Die unterzeichneten Urkunden und ihr Audit Trail können aus dem Dossier exportiert werden, um sie an einen Kollegen im Falle einer Kanzleiübernahme oder Mandantenabtretung zu übermitteln.

Welcher Unterzeichnungslevel für Urkunden eines notariellen Dossiers?

Fortgeschrittene Signatur (AES) empfohlen für private Urkunden der Kanzlei – vor Gericht zulässig (Art. 1367 BGB), mit einem Beweisdossier für jede Urkunde.

Was kostet die Dossierverfolgung für eine notarielle Kanzlei?

Ein kostenloser Dauerplan ermöglicht Tests an mehreren Dossiers mit monatlichem Umschlag-Kontingent. Die bezahlten Pläne passen sich dem Volumen der von der Kanzlei bearbeiteten Dossiers an.

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