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Certyneo
Archivierung 10 Jahre · Beweiskraft · eIDAS AES

Archivierung und Verfolgung elektronischer notarieller Fristen

Bewahren Sie die Privaturkunden Ihrer Kanzlei mit Beweiskraft über die gesamte gesetzliche Dauer auf und verfolgten Sie die damit verbundenen Fristen — Widerrufsfrist, Mandatsverlängerung, Vereinbarungsfälligkeit. Jede archivierte Urkunde bleibt mit ihrem vollständigen Audit Trail (Identität der Unterzeichner, Zeitstempel, Document Hash) einsehbar, ohne die Geschichte manuell zum Zeitpunkt einer Kontrolle oder eines Rechtsstreits rekonstruieren zu müssen.

Rechtlicher Rahmen
Gesetzliche Archivierung · Beweiskraft
Signaturebene
AES eIDAS empfohlen
Rechtliche Archivierung
10 Jahre inbegriffen

Warum ist die Archivierung mit Beweiskraft für eine notarielle Kanzlei wichtig?

Die Privaturkunden einer notariellen Kanzlei — Honorarvereinbarungen, Vollmachten zur Erbschaftsverwaltung, Vereinbarungen zwischen Mandanten — müssen während der geltenden Verjährungsfrist (allgemein 10 Jahre für Zivil- und Handelsurkunden) aufbewahrt werden und bleiben wirksam bei einer Kontrolle durch den Obersten Notarrat oder bei Rechtsstreiten mit einem Mandanten. Eine Archivierung mit Beweiskraft beschränkt sich nicht auf die Speicherung der signierten PDF: Sie bewahrt auch den vollständigen Audit Trail — verifizierte Identität des Unterzeichners, Zeitstempel, Document Fingerprint — auf, die die Zuverlässigkeit der Urkunde an dem Tag beweist, an dem sie angefochten wird. Einige Urkunden haben zusätzlich eine eigene Fälligkeit (Widerrufsfrist einer Vollmacht, Dauer einer Vertraulichkeitsvereinbarung, Verlängerung einer Vereinbarung), die Sie ohne manuelles Durchsuchen jeder Akte verfolgten können müssen.

Warum elektronisch unterzeichnen?

Archivierung 10 Jahre inbegriffen

Jede Privaturkunde wird mit ihrem Audit Trail 10 Jahre lang aufbewahrt (allgemeine Verjährungsfrist), ohne weitere Schritte, mit möglicher Verlängerung für Vermögensunterlagen, die länger aufbewahrt werden müssen.

Vollständiger und exportierbarer Audit Trail

Identität des Unterzeichners verifiziert durch OTP SMS, RFC 3161-Zeitstempel, SHA-256-Fingerprint des Dokuments. Das Beweis-PDF wird mit einem Klick exportiert für eine Kontrolle durch den Obersten Notarrat oder einen Rechtsstreit.

Verfolgung der Fristen pro Urkunde

Widerrufsfrist, Mandatsverlängerung, Vereinbarungsfälligkeit: Jede Urkunde enthält die erforderlichen Informationen, um ihre Fristen zu finden, ohne die Akte von vorne zu beginnen.

Berufsgeheimnis in der Archivierung gewahrt

TLS 1.3-Verschlüsselung bei der Übertragung, AES-256 im ruhenden Zustand, strikte Datenisolation pro Kanzlei, 100 % EU-Hosting (IONOS), ohne Auslagerung außerhalb der EU — auch für langfristig archivierte Urkunden.

Verfahren in 4 Schritten

Von der Vorbereitung bis zur rechtlichen Archivierung in weniger als 5 Minuten.

  1. 1. Unterzeichnung der Privaturkunde

    Die Urkunde wird in fortgeschrittener Signatur (AES) mit Identitätsverifizierung per OTP-SMS von jedem Kunden unterzeichnet.

  2. 2. Automatische Archivierung mit Beweiskraft

    Die finalisierte Urkunde und ihr vollständiger Audit Trail werden automatisch archiviert, ohne zusätzliche Bearbeitung durch die Kanzlei.

  3. 3. Verfolgung der zugehörigen Fristen

    Alle für die Urkunde geltenden Fristen (Widerrufsrecht, Erneuerung, Laufzeit) sind jederzeit direkt in der Akte einsehbar.

  4. 4. Export bei Kontrolle oder Streitfall

    Das Beweis-PDF und der vollständige Audit Trail können mit einem Klick exportiert werden – für einen Nachfolger, den Obersten Notarrat oder jede Gerichtsbarkeit.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange muss ein Notar seine Privaturkunden aufbewahren?
Mindestens 10 Jahre, die gesetzliche Verjährungsfrist für Zivil- und Handelsurkunden. Bei Urkunden, die mit einer Erbschaft oder einem Vermögensfall verbunden sind, wird eine längere Aufbewahrung empfohlen. Certyneo archiviert 10 Jahre inklusive, mit verfügbarer Verlängerung.
Was ist eine Archivierung mit Beweiskraft?
Dies ist die Aufbewahrung des unterzeichneten Dokuments zusammen mit seinem vollständigen Audit Trail – verifizierte Identität des Unterzeichners, Zeitstempel, Dokumenten-Hash – was ermöglicht, die Zuverlässigkeit der Urkunde im Streitfall nachzuweisen, nicht nur diese zu speichern.
Wie kann ich die Widerrufsfrist eines notariellen Mandats verfolgen?
Die für bestimmte Mandate geltende Widerrufsfrist bleibt an die archivierte Urkunde gebunden und ist direkt in ihrer Akte einsehbar, ohne die Kommunikationshistorie mit dem Kunden erneut durchgehen zu müssen.
Was passiert, wenn eine archivierte Urkunde von einem Kunden anfechtbar ist?
Das Beweis-PDF und der vollständige Audit Trail (Identität verifiziert per OTP-SMS, RFC-3161-Zeitstempel, SHA-256-Hash) können mit einem Klick exportiert werden, um sie vor allen Zivil- und Handelsgerichten und vor dem Obersten Notarrat im Fall einer Disziplinarbeschwerde geltend zu machen.
Respektiert die elektronische Archivierung das notarielle Berufsgeheimnis?
Ja – TLS-1.3-Verschlüsselung in Transit, AES-256 im Ruhezustand, strikte Datenisolation pro Kanzlei, 100%-ige EU-Hosting (IONOS) ohne Auslagerung außerhalb der EU, DSGVO-konformer DPA mit notarischen Spezialklauseln zum Berufsgeheimnis.
Kann eine archivierte Urkunde für einen Nachfolger-Notar exportiert werden?
Ja, jede Urkunde und ihr Audit Trail können jederzeit aus ihrer Akte exportiert werden, um sie an einen Nachfolger im Falle einer Kanzleiübernahme oder Kundenübergabe weiterzugeben.
Funktioniert die Verfolgung von Fristen auch für mehrsignierte Urkunden?
Ja — für eine Urkunde, die mehrere Erben oder Miteigentümer betrifft, bleibt die Frist an die Urkunde selbst gebunden, unabhängig von der Anzahl der Unterzeichner.
Betrifft die beweiskräftige Archivierung auch die elektronische beglaubigte Urkunde?
Nein — die elektronische beglaubigte Urkunde (Art. 1369 BGB, Dekret 2005-973) wird nach einem Verfahren aufbewahrt, das spezifisch für den Notarberuf gilt und außerhalb des Geltungsbereichs von Certyneo liegt. Diese Archivierung betrifft die Urkunden unter Privathand des Notariats.

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Ihre notariellen Urkunden mit vollständiger Sicherheit archivieren

Kostenloser Dauertarif (5 Umschläge für 14 Tage, dann 2/Monat), ohne Kreditkarte. Beweiskräftige Archivierung 10 Jahre inklusive, konform mit dem Notarsstatus und eIDAS.

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