Digitale Unterschrift erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für rechtssichere Dokumente

Wer heute eine digitale Unterschrift erstellen möchte, steht vor einer klar geregelten, aber auf den ersten Blick unübersichtlichen Rechtslage. Die gute Nachricht: In den meisten Alltagssituationen – von Arbeitsverträgen über Auftragsbestätigungen bis hin zu Lieferantenvereinbarungen – genügt bereits eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur, und der Prozess lässt sich in wenigen Minuten abschließen. Dieser Leitfaden erklärt, welche Signaturart für Ihren Anwendungsfall die richtige ist, welche technischen Schritte notwendig sind und worauf Sie achten müssen, damit Ihre Unterschrift gerichtlich belastbar ist. Wer die Grundlagen noch einmal auffrischen möchte, findet in unserem Artikel zur rechtlichen Gültigkeit digitaler Unterschriften einen guten Einstieg.

Die drei Signaturtypen und wann Sie welchen brauchen

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Kategorien elektronischer Signaturen, die unterschiedlich hohe Anforderungen stellen und unterschiedlich starke Beweiskraft besitzen.

Einfache elektronische Signatur (EES)

Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Stufe. Darunter fällt beispielsweise eine eingescannte handschriftliche Unterschrift, ein getippter Name am Ende einer E-Mail oder ein Häkchen in einer Online-Checkbox. Sie ist für viele kommerzielle Verträge ausreichend, bietet jedoch im Streitfall die schwächste Beweiskraft, da der Zusammenhang zwischen Unterzeichner und Signatur nur schwer nachweisbar ist.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, diesen identifizieren, mit Daten erstellt worden sein, die nur er kontrolliert, und so mit dem signierten Dokument verknüpft sein, dass spätere Änderungen erkennbar sind. In der Praxis wird sie über asymmetrische Kryptografie realisiert: Ein privater Schlüssel erzeugt die Signatur, ein öffentlicher Schlüssel erlaubt die Prüfung. Für die meisten Geschäftsverträge im B2B-Bereich ist diese Stufe sowohl rechtlich ausreichend als auch wirtschaftlich sinnvoll.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte Signatur entspricht nach eIDAS rechtlich der eigenhändigen Unterschrift innerhalb der EU. Sie erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einem in der EU-Vertrauensliste (EUTL) geführten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde, sowie in der Regel eine starke Identitätsprüfung per Videochat (Video-Ident) oder vor Ort. Einige Vertragsarten verlangen diese Stufe zwingend – prüfen Sie im Zweifelsfall das jeweilige Fachrecht.

Digitale Unterschrift erstellen: der Prozess Schritt für Schritt

Schritt 1 – Anforderungen klären

Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, sollten Sie zwei Fragen beantworten: Schreibt das Gesetz oder der Vertrag eine bestimmte Form vor? Und welche Beweiskraft benötigen Sie im potenziellen Streitfall? Für viele alltägliche Vorgänge – Angebote, Bestellungen, Servicelevels – reicht die fortgeschrittene Signatur. Manche Dokumente verlangen dagegen nach ausdrücklicher gesetzlicher Regelung die Schriftform, was im deutschen Recht bestimmte Formvorschriften nach BGB auslöst.

Schritt 2 – Dokument vorbereiten

Das zu signierende Dokument sollte als PDF/A vorliegen, da dieses Format langzeitarchivierungsfähig ist und die Signatur nach dem Einbetten nicht durch Formatierungsänderungen ungültig wird. Prüfen Sie das Dokument auf vollständigen, unveränderten Inhalt, bevor Sie die Signaturplatzierung festlegen.

Schritt 3 – Signaturlösung wählen und Konto einrichten

Wählen Sie einen Anbieter, der als Vertrauensdiensteanbieter im Sinne der eIDAS-Verordnung tätig ist oder auf einen solchen zurückgreift. Sie können ein kostenloses Konto erstellen und die Plattform zunächst ohne Kostenrisiko testen. Laden Sie anschließend das vorbereitete Dokument hoch.

Schritt 4 – Unterzeichner einladen und Signaturfelder setzen

Bei mehreren Parteien bestimmen Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung und platzieren die Signaturfelder an den vorgesehenen Stellen. Für fortgeschrittene Signaturen reicht in vielen Fällen die Authentifizierung per E-Mail-Link und SMS-OTP (Einmalpasswort). Für qualifizierte Signaturen ist ein vorgeschaltetes Video-Ident-Verfahren oder ein bereits ausgestelltes qualifiziertes Zertifikat notwendig.

Schritt 5 – Signatur erzeugen und validieren

Nach dem Unterzeichnungsvorgang bettet das System das kryptografische Zertifikat in das Dokument ein. Das fertige Dokument trägt einen Zeitstempel und lässt sich mit dem kostenlosen Online-Validator der Bundesnetzagentur (für qualifizierte Signaturen) oder dem EU-Vertrauensdienste-Portal prüfen. Bewahren Sie das signierte Dokument revisionssicher auf.

PDF digital unterschreiben – Besonderheiten und Stolperfallen

Wer ein einzelnes PDF digital unterschreiben möchte, ohne gleich eine vollständige Signaturplattform einzuführen, hat mehrere Möglichkeiten. Einen ausführlichen Überblick bietet unser Artikel zum Thema PDF digital unterschreiben ohne Ausdrucken. Wichtig ist dabei: Eine lediglich eingescannte Unterschrift als Bild in ein PDF einzufügen begründet allenfalls eine einfache Signatur und reicht für anspruchsvollere Vertragstypen nicht aus. Für echte kryptografische Signaturen im PDF-Format sind spezialisierte Tools oder ein Signaturservice notwendig.

Langzeitgültigkeit sicherstellen

Qualifizierte Zertifikate haben eine begrenzte Laufzeit. Damit eine Signatur nach Ablauf des Zertifikats weiterhin als gültig gilt, empfehlen Standards wie PAdES (für PDF) die Einbettung eines qualifizierten Zeitstempels sowie eines Validation Information Extensions (VRI). Prüfen Sie beim Anbieter, ob diese Formate automatisch erzeugt werden.

Mehrfachsignaturen und Signaturreihenfolge

Bei Verträgen mit mehreren Parteien müssen alle Signaturen im Dokument erkennbar sein. Die Reihenfolge kann rechtlich relevant sein, wenn etwa eine Partei vor der anderen Kenntnis des vollständigen Inhalts haben soll. Klären Sie die gewünschte Reihenfolge im Vorfeld und dokumentieren Sie diese im Begleitprotokoll des Signaturdienstes.

Datenschutz und Datensicherheit beim Unterzeichnen

DSGVO-Anforderungen

Beim Einsatz einer Signaturlösung werden personenbezogene Daten der Unterzeichner verarbeitet – mindestens E-Mail-Adresse, Name und IP-Adresse, bei qualifizierten Signaturen auch Ausweisdaten. Der Einsatz muss daher auf einer Rechtsgrundlage nach DSGVO beruhen, in der Regel auf einem Vertrag oder einer berechtigten Interessenabwägung. Prüfen Sie, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Signaturanbieter erforderlich ist.

Aufbewahrung und Nachweisbarkeit

Signierte Dokumente sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die gesetzliche oder vertragliche Verjährungsfrist läuft. Für buchführungspflichtige Unternehmen gelten zudem handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe und Buchungsbelege. Bewahren Sie stets das vollständige signierte PDF inklusive eingebetteter Zertifikatsdaten auf, nicht nur eine Druckversion.

Elektronische Signatur in der Praxis einführen

Der Einstieg in eine Signaturlösung lohnt sich, sobald ein Unternehmen regelmäßig Dokumente unterschreibt oder gegenzeichnen lässt. Auf unserer Übersichtsseite zur elektronischen Signatur finden Sie weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen. Die Preisübersicht gibt Aufschluss darüber, welches Modell für Ihr Volumen wirtschaftlich sinnvoll ist.

Interne Prozesse anpassen

Die Einführung einer digitalen Unterschrift ist auch eine Prozessfrage. Bestehende Workflows – etwa die Genehmigung von Angeboten oder die Freigabe von Rechnungen – sollten digital abgebildet werden. Schulen Sie Mitarbeitende darin, wie sie Dokumente korrekt hochladen, Felder setzen und abgeschlossene Signaturen prüfen.

Externe Partner einbinden

Nicht alle Vertragspartner nutzen dieselbe Plattform. Achten Sie auf Anbieter, die Unterzeichnern auch ohne eigenes Konto die Möglichkeit geben, ein Dokument zu signieren, um Reibungsverluste zu vermeiden.

Rechtlicher Rahmen

Die rechtliche Grundlage für die digitale Unterschrift in Deutschland ist vielschichtig. Sie setzt sich aus europäischem Verordnungsrecht, nationalem Umsetzungsrecht und den allgemeinen Formvorschriften des BGB zusammen.

eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014

Die eIDAS-Verordnung ist unmittelbar geltendes Recht in allen EU-Mitgliedstaaten und definiert die drei Signaturtypen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) sowie die Anforderungen an Vertrauensdiensteanbieter. Zentrales Prinzip: Einer elektronischen Signatur darf allein wegen ihrer elektronischen Form keine Rechtswirkung abgesprochen werden.

Vertrauensdienstegesetz (VDG)

Das VDG setzt die eIDAS-Verordnung in deutsches Recht um und regelt die Aufsicht über Vertrauensdiensteanbieter in Deutschland. Die Bundesnetzagentur ist zuständige Aufsichtsbehörde; sie führt eine Liste qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.

BGB §126 – Schriftform

§ 126 BGB schreibt für bestimmte Rechtsgeschäfte die eigenhändige Unterzeichnung auf einer Urkunde vor. Welche Vertragstypen dieser Formpflicht unterliegen, ergibt sich aus dem jeweiligen Spezialgesetz oder einer ausdrücklichen Vereinbarung der Parteien.

BGB §126a – Elektronische Form

§ 126a BGB lässt die qualifizierte elektronische Signatur als gleichwertigen Ersatz für die gesetzliche Schriftform zu, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. Diese Gleichstellungsnorm ist der gesetzliche Kern der rechtlichen Anerkennung digitaler Dokumente.

BGB §126b – Textform

§ 126b BGB regelt die Textform, die keine Unterschrift verlangt, sondern nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Viele Verbraucherverträge können daher auch ohne Signatur formwirksam geschlossen werden.

BGB §127

§ 127 BGB erlaubt es Vertragsparteien, eine gewillkürte Schriftform zu vereinbaren, die dann durch die elektronische Form ersetzt werden kann, sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde. Dies gibt Unternehmen Gestaltungsspielraum beim Einsatz einfacher oder fortgeschrittener Signaturen.

ZPO §371a – Beweiskraft elektronischer Dokumente

§ 371a ZPO regelt die Beweiskraft privater elektronischer Dokumente. Ein Dokument mit qualifizierter Signatur hat im Prozess den gleichen Anscheinsbeweis wie eine Privaturkunde mit eigenhändiger Unterschrift. Bei einfacheren Signaturen ist die Beweiskraft freier Beweiswürdigung überlassen.

DSGVO

Die DSGVO verpflichtet jeden, der personenbezogene Daten im Rahmen eines Signierprozesses verarbeitet, zu Transparenz, Datensparsamkeit und ggf. zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Signaturanbieter.

Österreich: Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG)

Österreich hat die eIDAS-Vorgaben im SVG umgesetzt; die RTR-GmbH übernimmt dort die Aufsichtsfunktion der Bundesnetzagentur.

Schweiz: ZertES

In der Schweiz gilt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Die Anerkennung elektronischer Signaturen folgt eigenen nationalen Vorgaben, die zwar mit eIDAS harmoniert, aber nicht identisch sind. Wer grenzüberschreitend signiert, sollte im Einzelfall prüfen, welches Recht anwendbar ist.

Anwendungsfälle

Mittelständisches Unternehmen beschleunigt Vertragsabschlüsse

Ein produzierendes Unternehmen mit rund 80 Mitarbeitenden schickte bislang alle Lieferverträge per Post, wartete auf Gegenzeichnung und scannte die Dokumente anschließend für die Ablage ein. Durch die Einführung einer Signaturplattform mit fortgeschrittener elektronischer Signatur konnte der Prozess von durchschnittlich mehreren Wochen auf wenige Stunden verkürzt werden. Die Lieferanten erhalten einen signierten Entwurf per Link und können das Dokument ohne eigenes Konto gegenzeichnen. Das Unternehmen bewahrt die fertig signierten PDFs revisionssicher in seinem ERP-System auf.

Freelancerin sichert Auftragsbestätigungen rechtlich ab

Eine selbstständige Beraterin, die überwiegend für Auftraggeber aus dem Bereich IT-Dienstleistungen tätig ist, nutzt die digitale Unterschrift für Projektverträge und Änderungsaufträge. Da ihre Auftraggeber in verschiedenen EU-Ländern ansässig sind, wählt sie bewusst eine Lösung, die auf eIDAS-konformen qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern basiert. Damit sind die signierten Dokumente in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich anerkannt, ohne dass sie für jeden Kunden gesonderte Papierwege einrichten muss.

Immobilienverwaltung prüft Formgrenzen

Eine Immobilienverwaltungsgesellschaft möchte Mietverträge künftig digital abwickeln. Im Rahmen einer rechtlichen Prüfung stellt sie fest, dass bestimmte Vertragstypen je nach vereinbarter Laufzeit spezifischen Formvorschriften unterliegen können. Sie entscheidet sich daher für einen gestuften Ansatz: unkritische Dokumente wie Übergabeprotokolle und Wartungsaufträge werden fortgeschritten signiert, während sie für Verträge, bei denen die gesetzliche Schriftform einschlägig sein könnte, zunächst Rechtsrat einholt, bevor sie auf die qualifizierte Signatur umstellt.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine digitale Unterschrift in Deutschland rechtsgültig?

Ja. Die eIDAS-Verordnung gilt als unmittelbares EU-Recht auch in Deutschland und verbietet es ausdrücklich, einer elektronischen Signatur allein wegen ihrer elektronischen Form die Rechtswirkung zu versagen. Die konkrete Beweiskraft hängt vom Signaturtyp ab: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt, während einfache und fortgeschrittene Signaturen in den meisten Alltagsverträgen ebenfalls anerkannt werden.

Welche Signaturart brauche ich für meinen Vertrag?

Das hängt von der gesetzlichen Formvorschrift und der gewünschten Beweissicherheit ab. Für die meisten Geschäftsverträge ohne besondere Formvorgabe genügt eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Manche Vertragstypen verlangen nach dem BGB oder Spezialgesetzen die Schriftform, die im elektronischen Bereich nur durch eine qualifizierte Signatur nach § 126a BGB ersetzt werden kann. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Prüfung durch einen Rechtsanwalt.

Wie lange ist eine digitale Signatur gültig?

Die Gültigkeit einer Signatur hängt von der Laufzeit des zugrunde liegenden Zertifikats und der eingebetteten Zeitstempel ab. Für Langzeitarchivierung empfehlen Standards wie PAdES die Einbettung eines qualifizierten Zeitstempels und von Validierungsinformationen. So bleibt die Signatur auch nach Ablauf des Zertifikats technisch nachweisbar gültig. Prüfen Sie beim gewählten Anbieter, ob diese Formate automatisch erzeugt werden.

Kann ich eine digitale Unterschrift kostenlos erstellen?

Für einfache Signaturen gibt es freie Tools. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erfordern Zertifikate und Infrastruktur, was in der Regel mit Kosten verbunden ist. Viele professionelle Anbieter ermöglichen jedoch den Einstieg mit einem kostenlosen Konto, sodass Sie die Lösung zunächst testen können, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Modell entscheiden.

Was passiert, wenn ein Dokument nach der Unterzeichnung verändert wird?

Bei einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur ist das Dokument kryptografisch mit der Signatur verknüpft. Jede nachträgliche Änderung – auch eine scheinbar geringfügige – macht die Signatur ungültig und ist beim Öffnen des Dokuments in jedem gängigen PDF-Reader sichtbar. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber einer eingescannten Unterschrift, bei der Manipulationen nicht automatisch erkannt werden.

Fazit

Eine digitale Unterschrift zu erstellen ist heute kein technisches Expertenthema mehr, sondern ein klar strukturierter Prozess: Anforderungen klären, Dokument vorbereiten, passenden Signaturtyp wählen, unterzeichnen, validieren und revisionssicher aufbewahren. Wer die Unterschiede zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur versteht und die maßgeblichen Formvorschriften des BGB sowie die eIDAS-Anforderungen im Blick behält, kann Verträge rechtssicher und effizient digital abschließen.

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