Entreprise
Signatura electrònica per a RRHH: la guia
Contractes, modificacions, promeses laborals, convenis d'empresa: com RH està industrialitzant la signatura electrònica.
7 min
Recursos Humans
Signatura electrònica per als RH i serveis de personal
Dématérialisez contrats de travail, avenants, promesses d'embauche, ruptures conventionnelles et accords d'entreprise. Certyneo s'intègre à votre SIRH (Lucca, PayFit, Workday) et garantit la conformité à l'article L1221-1 du Code du travail, au règlement eIDAS et au RGPD. Archivage 10 ans inclus, audit trail automatique.
Casos d'ús de RH
Totes les signatures del cicle de vida del col·laborador, de la promesa de contractació fins a l'acord de ruptura, es poden desmaterialitzar amb Certyneo. Aquests són els set casos més freqüents entre els nostres clients de RH.
Contracte de treball (CDI, CDD)
CDI, CDD, contractes d'aprenentatge o de professionalització: envieu el contracte signat per l'empresari al candidat, que signa en 2 minuts des del seu telèfon. Conforme a l'article L1221-1 del Codi del Treball.
Modificació de contracte
Canvi de lloc de treball, augment, pas a temps parcial, teletreball: desmaterialitzeu tot el cicle de modificacions amb signatura del treballador i de l'empresari en sèrie.
Promesa de contractació
Assegureu legalment la promesa de contractació (unilateral o bilateral) abans de la signatura del contracte. La signatura electrònica avançada (AES) permet identificar formalment el candidat.
Ruptura convencional
Conveni de ruptura signat a distància per les dues parts, amb termini de retractació de 15 dies respectat i audit trail automàtic per al dipòsit a la Dreets.
Acord d'empresa
Acords col·lectius signats per les organitzacions sindicals representatives: envieu, recolliu les signatures en paral·lel o en sèrie i arxiveu 10 anys.
NDA i compromís de confidencialitat
Acord de no divulgació per a noves contractacions, pràcticants, prestataris. Model gratuït disponible a la nostra biblioteca.
Conveni de pràctiques
Conveni tripartit (empresa, establiment, pràcticant): ordre de signatura configurable, recordatoris automàtics, DUE integrada al final del cicle.
Per què Certyneo per a RH
Sis raons concretes per les quals els serveis de RH escullen Certyneo per a les seves signatures electròniques.
Incorporació en 24 h
Entre la proposta de contractació i la signatura del contracte, compteu unes quantes hores en lloc de diversos dies de trasllat postal. El candidat signa des del seu telèfon, sense impressora.
Conformitat Codi del Treball
La signatura electrònica d'un contracte de treball és reconeguda des de la sentència del Tribunal de Cassació del 7 d'octubre de 2015. Les nostres signatures avançades (AES) respecten eIDAS i l'article 1367 del Codi Civil.
Arxivament 10 anys inclòs
Tots els contractes de RH s'arxiven 10 anys amb audit trail amb data/hora integrat al PDF. La durada correspon a les obligacions de conservació de documents socials (DSN, AT/MP).
Workflows de múltiples signataris
Empresari, RH, director, treballador: configureu l'ordre de signatura en sèrie o en paral·lel. Recordatoris automàtics a J+1, J+3, J+7 configurables per envio.
Plantilles reutilitzables
Creeu els vostres plantilles de contractes (CDI, CDD, pràctiques) amb camps dinàmics (nom, salari, data) i genereu els documents en massa des de l'exportació SIRH.
Experiència de candidat cuidada
Recorregut de signatari en català, accessible WCAG AA, correus electrònics senzills sense seguiment invasiu. La imatge de marca com a empresari es respecta.
Integracions SIRH
Certyneo se connecte à votre SIRH via API REST, webhooks et connecteurs Zapier/Make. Les trois intégrations les plus demandées par nos clients RH sont listées ci-dessous — d'autres sont disponibles sur demande.
Lucca
SIRH français leader du marché PME : exportez vos contrats via API Lucca puis déclenchez l'envoi depuis Certyneo, ou utilisez notre connecteur Zapier.
PayFit
Gestion de paie et onboarding : synchronisation via notre API REST pour pousser les contrats signés directement dans la fiche salarié.
Workday
SIRH grand compte : intégration via Make ou Zapier pour les workflows d'onboarding complexes (signatures multiples, approbations hiérarchiques).
Necessiteu una integració personalitzada? Contacteu amb el nostre equip — l'API Certyneo està documentada públicament a la nostra documentació API.
Conformitat Codi del Treball, eIDAS i RGPD
La desmaterialització de documents de RH està regulada per diversos textos. Certyneo cobreix tot el marc legal, francès i europeu.
Codi del Treball — Article L1221-1
El contracte de treball es conclou segons les formes que les parts decideixen adoptar. La signatura electrònica és per tant totalment admissible, sempre que garanteixi la identificació del signatari i la integritat del document — que la signatura avançada (AES) assegura.
Codi Civil — Article 1367
Reconeixement general de la signatura electrònica com a equivalent a la signatura manuscrita sempre que utilitzi un procediment fiable d'identificació que garanteixi el seu vincle amb l'acte.
Reglament eIDAS (UE) n°910/2014
Les signatures de RH de Certyneo es basen en el nivell avançat (AES): vincle únic amb el signatari, identificació per OTP doble canal (correu electrònic + SMS), detecció de qualsevol modificació posterior del document.
RGPD i conservació social
Períodes de conservació alineades amb les obligacions socials: 5 anys (contracte) o 10 anys (DUE, AT/MP, registres del personal). DPA estàndard disponible al signup, registre de tractaments actualitzat.
Preguntes freqüents dels equips de RH
La signatura electrònica d'un contracte de treball és legal a França?
Sí, sense restriccions. L'article L1221-1 del Codi del Treball permet a les parts elegir la forma del contracte. La Cort de Cassació ha confirmat la validesa de la signatura electrònica per a contractes de treball (Cass. soc., 7 octubre 2015). La signatura avançada (AES) és recomanada per garantir la identificació forta del treballador.
Quin nivell de signatura triar per a un contracte de treball?
La signatura avançada (AES) és l'estàndard recomanat. Inclou una identificació del signatari (OTP SMS + correu electrònic), un enllaç únic amb el document signat, i la detecció de qualsevol modificació posterior. La signatura simple és suficient per a documents interns sense enjeu contractual (nota de servei, acusació de recepció).
Com gestionar el termini de retractació d'una ruptura convencional?
Certyneo horodatza precisament la data de signatura de la convencció per les dues parts. El termini de retractació de 15 dies de calendari corre a partir d'aquesta data i podeu exportar la prova horodatzada per al dipòsit a la Dreets. Cap manipulació manual no és necessària.
Peut-on intégrer Certyneo à notre SIRH (Lucca, PayFit, Workday) ?
Oui. Certyneo expose une API REST complète, un webhook pour chaque évènement (enveloppe signée, refusée, expirée) et des connecteurs Zapier et Make qui couvrent plus de 4000 applications tierces, dont les principaux SIRH. L'équipe intégrations peut vous accompagner sur une mise en place sur mesure.
Quant de temps es conserven els contractes signats?
Els nostres plans inclouen un arxivament de 10 anys per defecte, que correspon a les duracions de conservació socials més estrictes (registres del personal, documents AT/MP). Els contractes romanen baixables en qualsevol moment des del vostre tauler de control, amb audit trail integrat al PDF.
Els candidats han de crear un compte Certyneo per signar?
No. El signatari rep un enllaç segur per correu electrònic i signa directament des del seu navegador, sense instal·lació ni creació de compte. Per a signatures avançades, introdueix un codi OTP rebut per SMS per confirmar la seva identitat.
La signatura electrònica és oposable en cas de contencioso laboral?
Sí. El valor probatori de la signatura avançada és reconegut per la jurisprudència francesa i europea. En cas de litigio, presenteu el PDF signat acompanyat de l'audit trail (horodatatge, IP, geolocalització aproximada, validació OTP), que constitueix un conjunt de proves sòlid per al consell de prud'hommes.
Es poden signar múltiples contractes en massa des d'una exportació SIRH?
Sí. La funcionalitat "plantilles" us permet crear una plantilla de contracte amb camps dinàmics (nom, salari, lloc, data de contractació). Posteriorment importeu un CSV des del vostre SIRH i Certyneo genera i envia totes les envolopes en lot en pocs segons.