Signatura electrònica per a RRHH: la guia

Per què RRHH passa a la signatura electrònica

Per què RRHH passa a la signatura electrònica

Els departaments de RRHH gestionen desenes de documents contractuals al mes: contractes indefinits, contractes de durada determinada, modificacions, promeses laborals, acords de teletreball, baixes convencionals. Cada cicle de paper triga entre 3 i 10 dies laborables. En signatura electrònica, el mateix cicle es redueix a unes hores.

• Més enllà d'estalviar temps, RRHH trobarà:
• una traçabilitat superior per a les auditories de la URSSAF/inspecció laboral
• experiència del candidat modernitzada (sense escanejar/imprimir a casa)
• reducció d'errors (signar la versió incorrecta dels fitxers personals) ⬥ RIS ⬥

reducció d'errors (signar la versió incorrecta dels fitxers personals) ⬥ RIS ⬥

• Documents de RRHH signats habitualmentContractes de treball
• CDI, CDD, programa d'estudis i treball
• Promeses laborals
• Modificacions (salari, càrrec, jornada, contractes de teletreball i sucursals)⬥⬥⬥
• Baixes convencionals
• Baixes convencionals
• Plans d'incentius, participació
• Normativa interna (compendi)

Informes de despeses

Nivell de signatura recomanatPer a documents de recursos humans, signatura avançada (ESA)⬥⬥⬥Per a documents de recursos humans, signatura avançada (ESA)⬥⬥⬥és l'estàndard. Proporciona una identificació de doble factor (correu electrònic + SMS OTP) que garanteix la prova en cas de litigi al tribunal industrial — vegeuvalidesa legal ⬥⬥⬥.

Una simple signatura pot ser suficient per a certs documents interns de poca aposta (certificats, col·leccions).

Beneficis mesurables

• Reducció del temps d'incorporació ⬥⬥⬥: un candidat acceptat al matí pot haver signat el seu contracte a la tardaTarifa de no-show reduïda ⬥⬥⬥: no s'ha perdut el contracte a la taula de cuina
• Tarifa de no-show reduïda ⬥⬥⬥: no s'ha perdut el contracte a la taula de cuinaGuany administratiu ⬥⬥⬥: de 2 a 3 hores menys per fitxer (recordatoris, escanejos, classificació)
• Conformitat ⬥⬥⬥: pista d'auditoria exigible en cas de conflicteIntegració amb el vostre HRIS
• Interfície actual LucFi, HRIS Workday, SAP SuccessFactors) mitjançant API o Zapier. Les esmenes es poden generar automàticament a partir d'una plantilla, enviar-les a l'empleat i el document signat s'arxiva automàticament a l'arxiu personal.Errors a evitar

Errors a evitar

Selecció de la signatura simple per a un contracte de treball: prova feble

No mantenir la pista d'auditoria 5 anys després de la finalització del contracte

• Oblidar d'esmentar el dret a la informació prèvia (documentació obligatòria a adjuntar) (signatura del contracte) el valor probatori)
• Cas concret: incorporació accelerada
• Una pime de 80 treballadors ha industrialitzat la seva incorporació amb signatura electrònica. Nova ruta:
• Candidat acceptat per correu electrònic → generació automàtica del CDI a partir de la plantilla

Candidat acceptat per correu electrònic → generació automàtica del CDI a partir de la plantilla

Enviament en AES amb SMS OTP → signat dins d'una hora

1. Classificació automàtica al fitxer PayFit
2. Enviament de documents de benvinguda (carta informàtica, reglament intern AES)⥥⬥⬥⬥ Resultat: temps de preparació de la incorporació dividit per 4, 0 contractes perduts, arxius URSSAF actualitzats.
3. Com t'ajuda Certyneo
4. Certyneo ofereix un paquet de recursos humans amb plantilles preconfigurades per als contractes actuals (CDI, CDD, treball-estudi, esmenes), signatura avançada per defecte, integracions natives amb HRIS principal i arxiu de 10 anys inclòs.

Certyneo ofereix un paquet de recursos humans amb plantilles preconfigurades per als contractes actuals (CDI, CDD, treball-estudi, esmenes), signatura avançada per defecte, integracions natives amb HRIS principal i arxiu de 10 anys inclòs.

Els gestors de recursos humans poden controlar l'estat de cada contracte en temps real des d'un tauler de control dedicat i exportar la pista d'auditoria per als controls.

Descobreix la solució de signatura electrònica Certyneo

Preguntes freqüents

Es pot signar el contracte de treball a SES?

Tècnicament sí, però l'evidència és feble. AES recomanat per a tots els contractes de treball.

Es pot signar una esmena fora del local?

Es pot signar una esmena fora del local?

Sí, fins i tot és un dels principals avantatges.

Hem de mantenir una versió en paper?

No. El PDF signat PAdES té el mateix valor. Aneu amb compte de mantenir la pista d'auditoria.

S'han de consultar els IRP?

No, la signatura electrònica no és una mesura col·lectiva en el sentit del Codi de Treball.

No, la signatura electrònica no és una mesura col·lectiva en el sentit del Codi de Treball.

Treballa a nivell internacional?

Sí a la UE (reconeixement mutu). Fora de la UE, consulteu la legislació local.

Conclusió

Els recursos humans que adopten signatures electròniques guanyen velocitat, compliment i experiència del candidat. Aquest és un dels ROI més clars de la transformació digital dels negocis.

Proveu Certyneo per enviar, signar i fer el seguiment dels vostres documents en línia de manera senzilla, ràpida i segura.