Entreprise
İK için elektronik imza: kılavuz
Sözleşmeler, değişiklikler, istihdam vaatleri, şirket sözleşmeleri: İK elektronik imzaları nasıl endüstriyelleştiriyor?
7 min
İnsan Kaynakları
Elektronik imza İK ve personel servisleri için
İş sözleşmelerini, ek sözleşmeleri, iş tekliflerini, karşılıklı fesihleri ve işletme anlaşmalarını dijitalleştirin. Certyneo, İK yazılımınıza (Lucca, PayFit, Workday) entegre olur ve Fransız İş Kanunu'nun L1221-1 maddesine, eIDAS tüzüğüne ve GDPR'a uyumu garanti eder. 10 yıl arşivleme dahil, otomatik denetim izi.
İK kullanım örnekleri
İş teklifinden fesih anlaşmasına kadar çalışan yaşam döngüsünün tüm imzaları Certyneo ile dijitalleştirilebilir. İşte İK müşterilerimizdeki en sık rastlanan yedi durum.
İş sözleşmesi (belirsiz süreli, belirli süreli)
Belirsiz süreli, belirli süreli, çıraklık veya mesleki eğitim sözleşmeleri: işveren tarafından imzalanan sözleşmeyi adaya gönderin, aday 2 dakikada telefonundan imzalar. Fransız İş Kanunu'nun L1221-1 maddesine uygundur.
Sözleşme ek maddesi
Pozisyon değişikliği, zam, yarı zamanlı geçiş, uzaktan çalışma: çalışanın ve işverenin sıralı imzasıyla tüm ek döngüsünü dijitalleştirin.
İş teklifi
Sözleşmenin imzalanmasından önce iş teklifini (tek taraflı veya çift taraflı) hukuki olarak güvence altına alın. Gelişmiş elektronik imza (AES), adayı resmi olarak tanımlamanıza olanak sağlar.
Karşılıklı fesih
Her iki tarafça uzaktan imzalanan fesih anlaşması, 15 günlük cayma süresine uyumlu ve Dreets'e sunulmak üzere otomatik denetim izi.
İşletme anlaşması
Temsilci sendikalar tarafından imzalanan toplu sözleşmeler: gönderin, paralel veya seri olarak imzaları toplayın ve 10 yıl arşivleyin.
NDA ve gizlilik taahhüdü
Yeni işe alınanlar, stajyerler, hizmet sağlayıcılar için gizlilik anlaşması. Kütüphanemizde ücretsiz şablon mevcut.
Staj sözleşmesi
Üç taraflı sözleşme (işletme, kurum, stajyer): yapılandırılabilir imza sırası, otomatik hatırlatmalar, döngünün sonunda entegre DUE.
İK için neden Certyneo
İK servislerinin elektronik imzaları için Certyneo'yu seçmelerinin altı somut nedeni.
24 saatte işe alıştırma
İş teklifi ile sözleşme imzası arasında, posta gidiş-gelişinin birkaç günü yerine birkaç saat bekleyin. Aday, yazıcıya gerek olmadan telefonundan imzalar.
İş Kanunu uyumluluğu
Bir iş sözleşmesinin elektronik imzası, 7 Ekim 2015 tarihli Fransız Yargıtay kararından bu yana tanınmaktadır. Gelişmiş imzalarımız (AES), eIDAS'a ve Fransız Medeni Kanunu'nun 1367. maddesine uyar.
10 yıl arşivleme dahil
Tüm İK sözleşmeleri, PDF'e entegre zaman damgalı denetim iziyle 10 yıl arşivlenir. Süre, sosyal belgelerin (DSN, AT/MP) saklama yükümlülüklerine karşılık gelir.
Çoklu imzacı iş akışları
İşveren, İK, yönetici, çalışan: imza sırasını seri veya paralel olarak yapılandırın. Gönderim başına ayarlanabilir J+1, J+3, J+7 otomatik hatırlatmalar.
Yeniden kullanılabilir şablonlar
Dinamik alanlarla (ad, maaş, tarih) sözleşme şablonlarınızı (belirsiz süreli, belirli süreli, staj) oluşturun ve İK yazılımınızın dışa aktarımından toplu belge üretin.
Özenli aday deneyimi
Türkçe, WCAG AA erişilebilir imzacı yolculuğu, rahatsız edici izleme olmadan sade e-postalar. İşveren marka imajına saygılıdır.
İK yazılım entegrasyonları
Certyneo, REST API, webhook'lar ve Zapier/Make konektörleri aracılığıyla İK yazılımınıza bağlanır. İK müşterilerimizin en çok talep ettiği üç entegrasyon aşağıda listelenmiştir — diğerleri talep üzerine mevcuttur.
Lucca
KOBİ pazarının lider Fransız İK yazılımı: sözleşmelerinizi Lucca API üzerinden dışa aktarın ve ardından Certyneo'dan gönderimi tetikleyin veya Zapier konektörümüzü kullanın.
PayFit
Bordro ve işe alıştırma yönetimi: imzalanan sözleşmeleri doğrudan çalışan kartına göndermek için REST API aracılığıyla senkronizasyon.
Workday
Büyük hesap İK yazılımı: karmaşık işe alıştırma iş akışları (çoklu imza, hiyerarşik onaylar) için Make veya Zapier aracılığıyla entegrasyon.
Özel bir entegrasyona mı ihtiyacınız var? Ekibimizle iletişime geçin — Certyneo API, aşağıda herkese açık olarak belgelenmiştir API belgelerimiz.
İş Kanunu, eIDAS ve GDPR uyumluluğu
İK belgelerinin dijitalleştirilmesi birden fazla metinle düzenlenir. Certyneo, Fransız ve Avrupa yasal çerçevesini tamamen kapsar.
Fransız İş Kanunu — Madde L1221-1
İş sözleşmesi, tarafların benimsemeye karar verdiği şekilde akdedilir. Bu nedenle elektronik imza, imzacının kimliğini ve belgenin bütünlüğünü garanti ettiği sürece — gelişmiş imzanın (AES) sağladığı gibi — kusursuz bir şekilde kabul edilebilir.
Fransız Medeni Kanunu — Madde 1367
Elektronik imzanın, eylemle bağlantısını garanti eden güvenilir bir tanımlama yöntemi kullandığında el yazısı imzayla eşdeğer olarak genel olarak tanınması.
eIDAS tüzüğü (AB) 910/2014
Certyneo İK imzaları gelişmiş seviyeye (AES) dayanır: imzacıyla benzersiz bağlantı, çift kanallı OTP (e-posta + SMS) ile tanımlama, belgede sonraki herhangi bir değişikliğin tespiti.
GDPR ve sosyal saklama
Sosyal yükümlülüklere uyumlu saklama süreleri: 5 yıl (sözleşme) veya 10 yıl (DUE, AT/MP, personel kayıtları). Kayıt sırasında standart DPA mevcut, güncel işleme kayıt defteri.
İK ekiplerinin sıkça sorulan soruları
Bir iş sözleşmesinin elektronik imzası Fransa'da yasal mı?
Evet, kısıtlama olmadan. Fransız İş Kanunu'nun L1221-1 maddesi, sözleşme şekli konusunda tarafları serbest bırakır. Fransız Yargıtay, iş sözleşmeleri için elektronik imzanın geçerliliğini teyit etmiştir (Cass. soc., 7 Ekim 2015). Çalışanın güçlü kimlik doğrulamasını garanti etmek için gelişmiş imza (AES) önerilir.
Bir iş sözleşmesi için hangi imza seviyesini seçmeliyim?
Gelişmiş imza (AES) önerilen standarttır. İmzacının tanımlanması (SMS + e-posta OTP), imzalanan belgeyle benzersiz bağlantı ve sonraki herhangi bir değişikliğin tespitini içerir. Basit imza, sözleşmesel riski olmayan dahili belgeler (hizmet notu, tesellüm) için yeterlidir.
Karşılıklı bir feshin cayma süresi nasıl yönetilir?
Certyneo, sözleşmenin her iki tarafça imzalandığı tarihi hassas olarak zaman damgalar. 15 takvim günlük cayma süresi bu tarihten itibaren işlemeye başlar ve Dreets'e sunum için zaman damgalı kanıtı dışa aktarabilirsiniz. Manuel bir işlem gerekmez.
Certyneo'yu İK yazılımımıza (Lucca, PayFit, Workday) entegre edebilir miyiz?
Evet. Certyneo, kapsamlı REST API, her olay için webhook (zarf imzalandı, reddedildi, süresi doldu) ve en önemli İK yazılımları dahil 4000'den fazla üçüncü taraf uygulamayı kapsayan Zapier ve Make konektörleri sunar. Entegrasyon ekibi özel bir kurulum için size eşlik edebilir.
İmzalanan sözleşmeler ne kadar süre saklanır?
Planlarımız varsayılan olarak 10 yıl arşivleme içerir, bu en katı sosyal saklama sürelerine (personel kayıtları, AT/MP belgeleri) karşılık gelir. Sözleşmeler, PDF'e entegre denetim iziyle birlikte kontrol panelinizden istediğiniz zaman indirilebilir.
Adayların imzalamak için bir Certyneo hesabı oluşturması gerekir mi?
Hayır. İmzacı, e-posta ile güvenli bir bağlantı alır ve doğrudan tarayıcısından, kurulum veya hesap oluşturmadan imzalar. Gelişmiş imzalar için kimliğini onaylamak üzere SMS ile alınan bir OTP kodu girer.
Elektronik imza, iş mahkemesi davasında itiraz edilebilir mi?
Evet. Gelişmiş imzanın ispat değeri, Fransız ve Avrupa içtihadı tarafından tanınmaktadır. Anlaşmazlık durumunda, denetim iziyle (zaman damgası, IP, kaba coğrafi konum, OTP doğrulaması) birlikte imzalanan PDF'i sunarsınız, bu da iş mahkemesi için sağlam bir delil demeti oluşturur.
Bir İK yazılımı dışa aktarımından toplu olarak birden fazla sözleşme imzalayabilir miyiz?
Evet. "Şablonlar" özelliği dinamik alanlarla (ad, maaş, pozisyon, işe başlama tarihi) bir sözleşme şablonu oluşturmanıza olanak tanır. Ardından İK yazılımınızdan bir CSV içe aktarırsınız ve Certyneo tüm zarfları saniyeler içinde toplu olarak üretir ve gönderir.